Kaupunkiympäristön toimialan sopimusten hallinnan kuvaus

Kaupunkiympäristölautakunta päättää hyväksyä liitteenä olevan toimialan sopimusten hallinnan kuvauksen.

Kaupunginvaltuuston 1.11.2023 (§ 250) hyväksymien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti kaupungin toimialat kuvaavat sopimusten hallinnan keskeisimmät tavoitteet, toimintaperiaatteet, menettelyt ja vastuut. Toimiva sopimusten hallinta on oletusarvoinen ja sisäänrakennettu osa kaupunkikonsernin sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa. Sopimusten hallinnan kuvaus on osa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kuvausta.​

Kaupunginhallituksen 15.4.2024 (§ 223) hyväksymä Helsingin kaupunkikonsernin sopimusten hallinnan ohje määrittelee, mistä eri osatekijöistä toimiva sopimusten hallinta muodostuu ja miten sopimusten hallintaa voidaan kuvata. Kaupunginhallituksen päätöksen (15.4.2024 § 223) mukaisesti toimialat, virastot, liikelaitokset ja suurimmat tytäryhteisöt laativat ensimmäisen sopimusten hallinnan kuvauksensa ja vievät sen hallintosäännön mukaisesti toimivaltaiselle päätöksentekijälle tai tytäryhteisöjen osalta yhtiön hallituksen hyväksyttäväksi. Ensimmäisen kuvauksen jälkeen kuvausten ajantasaisuus ja mahdollinen päivitystarve arvioidaan vähintään kerran valtuustokaudessa.​

Kaupunkiympäristön toimialan yhteiset palvelut (YHPA) on laatinut yhteistyössä substanssin asiantuntijoiden kanssa toimialalle tarkoitetun oman sopimusten hallinnan kuvausasiakirjan. Kuvausta laadittaessa on kartoitettu toimialan keskeiset sopimukset ja niistä vastaavat henkilöt yhteistyössä palvelukokonaisuuksien johtavien asiantuntijoiden kanssa. Jokaisesta tunnistetusta sopimustyypistä on laadittu oma kuvauksensa, jotka löytyy yhteisen kuvausdokumentin liitteenä.​

Kuvaus toimii näyttönä sopimusten hallinnan järjestämisestä ja sen toimeenpanosta. Se luo perustan sopimusten hallinnan toimivuuden seurannalle ja arvioinnille sekä tukee raportointia sopimusten hallinnan toteutumisesta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteoissa.