Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Yleistä asiakirjahallinnon järjestämisestä

Asiakirjahallinnon tehtävänä on huolehtia kaupungin asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilyvyydestä ja käsittelystä näiden tietojen koko elinkaaren ajan sekä tietopalvelun, tietosuojan ja tietoturvan varmistamisesta kaikissa oloissa.

Nämä tehtävät toteutetaan kirjaamisen, rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjatietojen/asiakirjojen hävittämisen, asiakirjatietojen sähköisen säilyttämisen sekä paperimuodossa säilytettävien asiakirjojen järjestämisen, luetteloinnin ja pysyvästi säilytettävän aineiston kaupunginarkistoon siirtämisen avulla.

Arkistolain (831/1994) 9 §:n 1 momentin mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Käsite arkistotoimi viittaa lähinnä paperiasiakirjojen hallintaan. Sähköisessä toimintaympäristössä nykyisin käytössä oleva käsite on asiakirjahallinto, jota myös kuntalaissa ja uudessa hallintosäännössä käytetään. Se mahdollistaa asiakirjatiedon elinkaaren hallinnan jo asiakirjatiedon elinkaaren aktiivivaiheessa.

1.6.2017 voimaantulevan hallintosäännön 24 luvun 5 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä. Kaupunginhallituksen toimivaltaan kuuluu hallintosäännön 8 luvun 1 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaan vastata asiakirjahallinnon järjestämisen perusteista ja määrätä asiakirjahallintoa johtava viranhaltija ja tämän tehtävät.

Arkistolain 7 §:n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.

Lisäksi arkistonmuodostajan on arkistolain 8 §:n mukaan määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa.

Asiakirjahallinnon järjestämisen periaatteet

Kaupungin asiakirjahallinto on voimassa olevassa organisaatiomallissa järjestetty siten, että hallintokunnat ovat itsenäisiä arkistonmuodostajia. Tietokeskuksen kaupunginarkisto on toiminut kaupungin keskusarkistona ja asiakirjahallinnon kehittäjänä ja kaupunginarkistoa johtava arkistotoimen päällikkö arkistotointa johtavana viranhaltijana.

Organisaatiomallin muuttuessa keskushallintoon ja toimialoihin perustuvaksi on arkistonmuodostamisrakennetta syytä tarkastella uudelleen. Asiakirjahallinto siirtyy lisäksi koko ajan enenevässä määrin sähköiseksi, mikä mahdollistaa suurenkin organisaation asiakirjatietomäärän hallinnan ilman organisaation jakamista erillisiin arkistonmuodostajiin. Yhden arkistonmuodostajan mallissa saavutetaan paremmin myös toimintatapojen yhtenäisyys. Tarkoituksenmukaista on siis, että kaupunki on 1.6.2017 lukien yksi arkistonmuodostaja.

Sähköinen asiakirjahallinto ei kuitenkaan toteudu täydellisesti, vaan suuri asiakirjatietomäärä on edelleen paperilla. Tämän tiedon arkistoinnin vuoksi on perusteltua, että suuressa organisaatiossa rakennetaan osa-arkistonmuodostajiin perustuva järjestely, jossa organisaation eri osat saavat vastuun paperiaineistojen asiakirjahallinnasta. Samalla vastuuta tiedonohjaussuunnitelman laatimisesta ja ylläpitämisestä voidaan jakaa.

Kaupungille laaditaan yhteinen tiedonohjaussuunnitelma, joka luo edellytykset sähköisen asiakirjatiedonhallinnan osalta lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen ja siirtymiseen sähköiseen säilyttämiseen.

Kaupunginkanslia, toimiala, tarkastusvirasto ja keskushallinnon liikelaitos vastaavat asiakirjatietojensa laatimisesta, tallentamisesta ja säilyttämisestä arkistolain (831/1994) ja hyvän tiedonhallintatavan (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999) mukaisesti niin, että tietojen käytettävyys, luotettavuus ja todistusvoimisuus turvataan ja varmistetaan.

Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija ja tämän tehtävät

Arkistolain mukaan arkistotointa ja arkistonmuodostusta koskevista käytännön tehtävistä vastaa kaupunginhallituksen määräämä viranhaltija tai toimihenkilö. Tehtäviä hoitavalla viranhaltijalla tulee olla riittävä päätösvalta ja koulutus tehtävien hoitamiseksi.

Kaupunginkanslian uuden organisaation mukaisen toimintasäännön mukaan hallinto-osaston tiedonhallintayksikön toimialaan kuuluvat kaupungin asiakirjahallinnon johtaminen, kaupungin asiakirjahallinnon ja asianhallinnan yleinen ohjaaminen ja kehittäminen, kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista ja niistä annettavasta tietopalvelusta huolehtiminen, hallintoinformaatiopalvelu ja siihen liittyvä tietopyyntöjen koordinointi, kaupunginkanslian asiakirjahallinto sekä kaupungin yleinen kirjaamotoimi.

Arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtavaksi viranhaltijaksi on tarkoituksenmukaista määrätä kaupungin asiakirjahallinnon johtamisesta vastaavan yksikön päällikkö.

Asiakirjahallintoa johtavalla viranhaltijalla on perusteltua olla toimivalta antaa ohjeita asiakirjahallinnon toteuttamisesta ja kehittämisestä. Tiedonohjaussuunnitelman hyväksyminen on lisäksi tarkoituksenmukaista keskittää tälle viranhaltijalle, jotta kaupunkiyhteinen tiedonohjaustapa varmistetaan.

Päätös tullut nähtäväksi 08.05.2017

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupunginhallitus.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.