Lisähankinta, Yritysterveydenhuollon Effica- järjestelmään tallennettujen potilastietojen arkistointi

HEL 2020-005775
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 25
Tämä toimielin tai virka on lakkautettu

Yritysterveydenhuollon Effica- järjestelmään tallennettujen potilastietojen arkistointi, lisähankinta

Tietohallintopäällikkö

Päätös

Tietohallintopäällikkö päätti hankintalain 40 §:n perusteella hankkia yritysterveydenhuollon Effica-järjestelmään tallennettujen potilastietojen Kanta-arkistointiin liittyviä lisätöitä suorahankintana Tieto Finland Oy:n 23.3.2020 tarjouksen mukaisesti.

Hankinnan arvo on enintään 18 312 euroa ilman arvonlisäveroa ja se on lisähankinta tietohallintopäällikön päätökseen 15.3.2019 § 11 hankkia yritysterveydenhuollon Effica-järjestelmään tallennettujen potilastietojen arkistointi valtakunnalliseen Potilastiedon arkistoon (Kanta-arkisto), arvoltaan 65 400 euroa ilman arvonlisäveroa.

Tietohallintopäällikkö päätti samalla, että hankinnasta johtuvat kustannukset maksetaan atk-investointimäärärahoista Sosiaali- ja terveydenhuollon vanhojen tietojen pdf-arkistointi -hankkeelta, projektinumero 398090100538.

Päätöksen perustelut

Hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi teknisestä syystä valita suorahankinnan, jos vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Ohjelman omistajalla Tieto Finland Oy:llä on Effica-ylläpitosopimuksen HK10100-1 mukainen oikeus toteuttaa hankittava palvelu.

Hankinta perustuu arkistointiprojektin yhteydessä todettuihin teknisiin ongelmiin, jotka ovat aiheuttaneet toimittajalle lisätöitä, ja niistä johtuen projektin työmäärä on tullut täyteen ennen kuin kaikkia töitä on saatu valmiiksi. Yritysterveydenhuollon tietojen vienti Potilastiedon arkistoon vaatii toteutuakseen vielä seuraavat toimenpiteet:

- massa-aineiston konversio CDAR2-muotoon
- aineiston validointi ennen kantaan vientiä
- aineiston toimittaminen kantaan (ensin testiaineisto, sitten massa-ajo)
- ANTIKO-tietojen poiminta

Helsingin kaupungin terveyskeskuksen organisaatioon kuulunut yritysterveydenhuolto käytti Effica-järjestelmää vuosina 1999-2009. Toiminnasta muodostui potilas- ja potilashallinnollisia tietoja.

Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (298/2009) potilasasiakirjoista mukaan potilastietojen tulee olla käytettävissä 12 vuotta henkilön kuoleman jälkeen tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Arkistolaitoksen 16.2.2009 antaman päätöksen mukaisesti 18. ja 28. päivinä syntyneiden potilasasiakirjat julkisessa terveydenhuollossa säilytetään pysyvästi. Näistä syistä yritysterveydenhuollon Effica-tietokannan potilastiedot tulee tallentaa Potilastiedon arkistoon pysyvää sähköistä säilytystä varten.

Tietohallintopäällikön oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 4.2.2020 § 19.

Lisätietojen antaja

Lena Warto, järjestelmävastaava, puhelin: 09 310 75613

lena.warto@hel.fi

Päättäjä

Petri Otranen
tietohallintopäällikkö