Hankinta, kiinteistönhoito-, puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Taustasäännökset

Hankintalain 3 §:n mukaisesti hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 93 §:n mukaisesti hankintayksikön on ilmoitettava käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste tai hinta-laatusuhteen mukaiset vertailuperusteet hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa. Vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen hankintalain 94 §:n mukaisesti, ne eivät saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta ja niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus.

Hankintalain (1397/2016) 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä.

Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan hankintamenettelyn keskeyttämisen edellytyksenä on, että keskeyttämisen syy on todellinen ja ettei keskeyttäminen merkitse ehdokkaiden tai tarjoajien syrjivää tai epätasapuolista kohtelua.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 § 3 momentin mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.

Hankintaoikaisuvaatimus

Helsingin kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunnan hankintapäätös 14.9.2021/§313 annettiin asianosaisille tiedoksi 21.9.2021, joten määräaika muutoksenhaulle päättyi aikaisintaan 5.10.2021.

Palmia Oy toimitti toimialan hankintapäätöksen perusteella tehdyn oikaisuvaatimuksensa Helsingin kaupungin kirjaamoon 5.10.2021 muutoksenhakuajan kuluessa. Palmia Oy laati oikaisuvaatimuksensa lisäksi asiassa valituksen markkinaoikeuteen, jonka osalta toimiala toimittaa tuomioistuimelle vastineensa sille varattuun määräaikaan mennessä.

Toimiala on pyytänyt RTK-Palvelu Oy:ltä ja SOL Palvelut Oy:ltä vastineita Palmia Oy:n oikaisuvaatimuksen johdosta 15.10.2021. RTK-Palvelu Oy toimitti määräaikaan 20.10.2021 mennessä vastineessa asiassa ja toimiala on huomioinut sen arvioinnissaan.

Palmia Oy on oikaisuvaatimuksessaan pyytänyt, että Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kumoaa kasvatus ja koulutuslautakunnan 14.9.2021 tekemän hankintapäätöksen 14.9.2021/§313 (diaarinumero HEL 2021-006203) sekä korjaa virheellisen menettelynsä oikaisuvaatimuksen tekijän esittämillä tavoilla.

Palmia Oy katsoo, ettei Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ole laatinut kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalvelujen tarjouspyyntöä siten, että toimiala voisi tarjousten vertailussa käyttää hankintalain vaatimusten mukaisesti vain etukäteen ilmoittamiaan vertailuperusteita. Toimiala ei ole Palmia Oy:n mukaan noudattanut hankintamenettelyssä myöskään hankintalain yleisten periaatteiden edellyttämää tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä ja avoimuutta.

Lisäksi Palmia Oy on toimialan suorittaman laatupisteytyksen osalta esittänyt, että sille on annettu liian vähän pisteitä suhteessa RTK-Palvelu Oy:n pisteisiin (1). Lisäksi oikaisuvaatimuksen tekijä on katsonut, että tarjoajille on annettu laatupisteitä muihin vertailuperusteisiin kuuluvista asioista (2), tarjoajille on annettu laatupisteitä samoilla perusteilla useammassa eri vertailuperusteessa (3) sekä että toimiala on antanut tarjoajille pisteitä hankinnan vähimmäisvaatimuksiin kuuluvista asioista (4).

Muun muassa edellä mainituilla perusteilla Palmia Oy katsoo, että toimialan julkaisema tarjouspyyntö on laadittu niin epäselvästi ja virheellisesti, eikä se ole ollut omiaan takaamaan tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua tarjousten vertailussa. Lisäksi oikaisuvaatimuksen tekijä katsoo, että Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on suorittanut tarjousten laatuvertailun useilta kohdin virheellisesti sekä vastoin etukäteen ilmoittamiaan perusteita hankintalain säännösten vastaisesti.

Hankintamenettely

Kilpailutuksessa Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ja kaupunkiympäristön toimiala pilotoivat ensimmäistä kertaa Helsingin kaupungin toimialojen yhteistä tukipalveluhankintaa kouluille ja oppilaitoksille. Aiemmassa mallissa kaupunkiympäristön toimiala kilpailutti kiinteistöhoidon ja kasvatuksen ja koulutuksen toimiala siivous- ja kohdevastaavapalvelut.

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hankintapalvelut julkaisi 7.6.2021 päivätyn ja 24.6.2021 korjatun tarjouspyynnön HEL 2021-006203 ”Kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalveluiden hankinta kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohteille 3.1.2022 alkaen”. Helsingin kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta teki hankintaa koskevan päätöksen 14.9.2021/§313. Kyseessä on hankintalain 26 §:n EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, jonka kilpailutus tehtiin käyttäen avointa menettelyä. Tarjouspyyntö julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi sekä TED-sivustolla.

Määräaikaan 10.08.2021 klo 12:00 mennessä saapuivat seuraavat tarjoukset: Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy (1016105-1), ISS Palvelut Oy (0906333-1), LT Siivous Oy (3155982-7), Palmia Oy (2653762-3), RTK-Palvelu Oy (2659323-8) ja SOL Palvelut Oy (2160299-1).

Tarjoajien antamien selvitysten perusteella tarjoajat täyttivät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy:ta lukuun ottamatta. Kyseinen tarjoaja suljettiin pois tarjouskilpailusta, koska se ei täyttänyt soveltuvuusvaatimuksia verojen maksun osalta.

Tarjouksessa tuli ilmoittaa, tarjoaako ryhmään 1, ryhmään 2 vai molempiin ryhmiin. Vain toiseen ryhmään oli mahdollista tulla valituksi ja tarjouksessa tuli ilmoittaa, kumpi ryhmä olisi ensisijainen valinta, jos tarjoaja saisi korkeimmat pisteet molempien ryhmien vertailussa. Kaikki tarjoajat tekivät tarjouksen sekä ryhmään 1 että ryhmään 2. Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Laatuarviointi jakautui kaikissa kolmessa osa-alueessa kolmeen erilliseen laatua käsittelevään kysymykseen, johon tarjoajat antoivat vastaukset ja vastauksen arvioitiin. Yksi kysymys koski palvelun haltuunottoa, toinen tasalaatuisuuden varmistamista ja toiminnan kehittämistä ja kolmas tarjoajan monipalvelutiimin tuomaa positiivista asiakaskokemusta. Jokaisesta vastauksesta oli mahdollista saada enintään 10 pistettä. Toimialojen asiantuntijoista koostuva arviointiryhmä teki laatuvertailun ennen hintavertailua. Hinta- ja laatuvertailut sekä laatupisteet perusteluineen olivat kasvatus- ja koulutuslautakunnan 14.9.2021 tekemän päätöksen liitteinä.

Perustelut

Helsingin kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää hyväksyä Palmia Oy:n tekemän oikaisuvaatimuksen ja keskeyttää kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalvelujen hankinnan.

Kaupungin tarkoituksena on ollut vertailla tarjouksia itsenäisesti suhteessa tarjouspyynnössä ilmoitettuihin laatukriteereihin. Tarjouspyynnön mukaan jokainen vertailtava osa-alue on tullut kuitenkin pisteyttää siten, että vertailuperusteiden perusteella parhaaksi katsottu selvitys saa täydet laatupisteet tarjouspyynnön mukaisesti. Muut tarjoukset taas on tullut suhteuttaa absoluuttisessa laatupisteytyksessä tähän parhaat pisteet saaneeseen kuvaukseen.

Tarjouspyynnössä ilmoitettu hankinnan kohteen laatukriteerien suhteellinen vertailumalli ei ole mahdollistanut aidosti laadukkaita ja kokonaistaloudellisesti edullisia tarjouksia, eikä siten ole kaupungin tarkoituksen ja edun mukainen.

Hankintalain 3 § 1 mom. edellyttää, että hankintayksikkö kohtelee hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimii avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Lisäksi hankintalain 93 § 5 mom. edellyttää, etteivät tarjouspyynnön vertailuperusteet anna hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta, niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus.

Tarjouspyynnön laatuvertailuliitteessä käytetyt ilmaisut "tilaaja kiinnittää huomiota mm. – –" ovat mahdollistaneet sen, että toimialan on käytännössä ollut mahdollista käyttää tarjousten vertailussa myös sellaisia perusteita, jotka eivät ole olleet tarjoajien tiedossa tarjousten tekovaiheessa. Hankintamenettelyn avoimuus ja tasapuolisuus edellyttävät, että tarjoajat tietävät jo tarjouksia laatiessaan, millä seikoilla on merkitystä tarjouskilpailua ratkaistaessa.

Tarjouspyynnössä ei myöskään ole erotettu selkeästi toisistaan vertailussa huomioitavia pisteytysperusteita sekä hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia. Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksena on edellytetty muun muassa perehdytettyä ja ammattitaitoista henkilöstöä.

Toimiala katsoo, ettei tarjouspyynnön sisältö ole edellä mainituilta osin omiaan varmistamaan hankintalain 3 §:n yleisten periaatteiden mukaista tasapuolista, syrjimätöntä, avointa sekä suhteellisuusperiaatteen mukaista hankintamenettelyä.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta 14.09.2021 § 313

Päätös

Käsittely

Esittelijä

Lisätiedot

Suvi Ketene, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 310 43033

Erja Hammarén, asiantuntija: 310 20246

Päätös tullut nähtäväksi 10.11.2021

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.