Hankinta, Tilaydin Projektienhallinnanjärjestelmä, kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö hyväksyi Gravicon Oy:n ja Scudo Solutions Oy:n ryhmittymänä tekemän tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja päätti, että ryhmittymän kanssa tehdään TilaYdin Projektienhallinnanjärjestelmän hankintaa koskeva hankintasopimus. Hankinnan arvo on 48 kuukauden ennekoitujen yhteenlaskettujen kustannusten perusteella noin 754 360 euroa (alv 0%).

Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Hankinnan kohteena on TilaYdin Projektienhallinnanjärjestelmän hankinta.

Helsingin kaupungin Kaupunkiympäristön Tilat-palvelu on hankkimassa käyttöönsä projektienhallintaratkaisua, joka kattaa Helsingin kaupungin yksittäisten talonrakennus- ja toimitilahankkeiden hallinnan, sekä hankesalkkutasoisen hankekokonaisuuden rahoituksen ja aikataulun suunnittelun. Tilat-palvelu hallinnoi koko Helsingin kaupungin kiinteistö- ja tilaomaisuutta, se vuokraa tai rakennuttaa uusia tiloja, ja vuokraa niitä eteenpäin kaupungin sisäisille ja ulkoisille toimijoille. Tulevan projektienhallintaratkaisun on tarkoitus toimia näihin tiloihin liittyvien hankkeiden hallinnoinnin työkaluna. Projektihallintaratkaisun käyttöä voidaan tarvittaessa laajentaa myös muiden kaupungin organisaatioiden tai yksiköiden käyttöön (esim. infrahankkeiden käyttöön). Projektinhallintaratkaisun on tarkoitus kattaa niin yksittäisten hankkeiden tarkempi hallinta, kuin hankesalkkutasoinen kokonaisuuden rahoituksen, aikataulun ja hankkeiden välisten linkittyvyyksien hallinta.

Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnössä liitteineen.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunkiympäristön toimialan 31.3.2022 päivättyyn ja sittemmin 20.4.2022 korjattuun tarjouspyyntöön HEL 2022-004353. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on julkaistu EU-hankintailmoitus 31.3.2022 TED (Tenders Electronic Daily) -tietokannassa sekä kansallisessa HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi). Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin ko. tarjouspyyntöä koskeva Internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat sähköisesti saatavissa.

Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 29.4.2022 klo 12.00 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

Gravicon Oy:n ja Scudo Solutions Oy:n muodostama ryhmittymä; Keto Software Oy; ja SEOSEON Europe S.L.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Kaikki tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Kaikki tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonais-taloudellista edullisuutta vertaillaan hinnan ja laatutekijöiden perusteella.

Valintaperuste

Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hintalaatusuhde seuraavasti:

- Hinta, painoarvo 40 %

- Laatu, painoarvo 60 %

HINTA, maksimissaan 40 pistettä

Tarjouksen vertailuhintana käytetään tarjottua tarjouspyynnön liitteelle "Hintalomake ja maksuaikataulu" muodostuvaa kokonaisvertailuhintaa.

Hintapisteet eri tarjoajien välillä lasketaan siten, että tarjoaja jonka vertailuhinta on alin, saa 40 pistettä ja muut suhteessa tähän kaavalla:

pienin annettu vertailuhinta

---------------------------------------- * 40 pistettä

tarjottu vertailuhinta

Hintapisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella.

LAATU, maksimissaan 60 pistettä

Laatupisteet tässä osiossa muodostuvat seuraavista osa-alueista:

- Vaatimukset 60 %

- Käytettävyystestaus 20 %

- Projektisuunnitelma 20 %

Laadun eri osa-alueiden pisteytys muodostuu seuraavalla kaavalla:

tarjotut osa-alueen pisteet

----------------------------------------- * osa-alueen painoarvo (%) * 60 pistettä

osa-alueen maksimipisteet

Tarjouksen vertailuluvun muodostuminen

Tarjouksen vertailuluku muodostuu laskemalla yhteen hintapisteet ja laadun kunkin kolmen osa-alueen laatupisteet. Hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous on sen tarjoajan tarjous, jonka vertailuluku on korkein.

Jos kaksi tai useampi tarjousta saa saman vertailuluvun, valitaan tarjouskilpailun voittaja arvalla tasapisteisiin tulleiden tarjousten kesken.

Tarjousvertailu on esitetty yksityiskohtaisesti hankintapäätöksen liitteenä olevassa vertailumuistiossa.

Tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Gravicon Oy:n ja Scudo Solutions Oy:n muodostama ryhmittymä.

Hankinnan arvoon noin 754 360 euroa sisältyy ohjelmiston toimitusprojekti, ohjelmistopalvelun käyttöön, ylläpitoon ja tukeen liittyvät kuukausimaksut 48 kuukauden ajalta laskettuna sekä laskennallinen arvio 48 kuukauden aikana tarvittavista erikseen hinnoitelluista ja tilattavista asiantuntijapalveluista. Tarjouksen vertailuhinta oli 1 138 360 euroa, vertailuhinnan kertoimena oli käytetty edellä mainittujen kustannuserien ohella ohjelmistopalvelun kuukausimaksuja järjestelmän laskennallisen ennakoidun elinkaaren eli 96 kuukauden ajalta.

Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu.

Sopimus on voimassa toistaiseksi ja irtisanottavissa tilaajan puolelta 6 kuukauden ja toimittajan puolelta 12 kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen. Sopimuksen alkaessa toimittajan irtisanomisoikeutta on rajoitettu 48 kuukauden ajan ohjelmiston käyttöönotosta laskettuna.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (11.5.2021 § 248) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Toistaiseksi voimassa olevien sopimusten osalta toimivalta määräytyy hankinnan 48 kuukauden arvon perusteella. Hankinnan laskennallinen 48 kuukauden arvo on 754 360 euroa. Tietohallintopäälliköllä on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.