Kaupungin puhelinliittymissä ja puhelinvaihteessa on laaja häiriö ja puhelut eivät yhdisty tai katkeavat yllättäen. Vikaa selvitetään parhaillaan. Pahoittelemme häiriötä.

Hankinta, varhaiskasvatuksen työvuorosuunnittelutyö, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

HEL 2022-015238
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Seuraava käsittely
Asialla on uudempia käsittelyjä
Päättäjän muut päätökset
§ 140

Varhaiskasvatuksen työvuorosuunnittelutyön hankinta

Varhaiskasvatusjohtaja

Päätös

Varhaiskasvatusjohtaja päätti hankkia varhaiskasvatuksen työvuorosuunnittelun projektipäällikön työpanoksen Deloitte Consulting Oy:ltä. Hankinnan ennakoitu sitoumukseton arvo on arviolta noin 45 000 euroa (alv 0 %).

Päätöksen perustelut

Varhaiskasvatuksessa on käytössä Titania-järjestelmä työaikakirjauksia varten. Varhaiskasvatuksessa on käynnistynyt loppuvuodesta 2022 työvuorosuunnitteluprojekti. Projektiin kuuluu koulutuksia, takautuvia sekä nykytilanteeseen liittyviä korjauksia koskien työvuorosuunnittelua ja toteumien kirjauksia Titania-järjestelmään. Varhaiskasvatuksessa on tunnistettu tarve saada ylimääräistä työpanosta ja tukea meneillä olevaan työvuorosuunnittelun muutosvaiheeseen. Toimialla on havaittu, että nyt kirjaamisessa on jonkin verran virheitä. Virheet tulee korjata ja ehkäistä erheelliset kirjaukset jatkossa. Tehtävä työ on määritelty toimialalla akuutiksi ja kriittiseksi. Käynnistettävillä korjaustoimenpiteillä ehkäistään virheitä sekä varmistetaan työvuorosuunnittelun ja työaikakirjanpidon oikeellisuus ja tasalaatuisuus. Korjausprosessi vie aikaa, vaatii toimenpiteitä ja ylimääräistä resursointia. Toimialalla on tarve kerätä tietoa nykytilan virhetilanteista, laatia suunnitelma korjaustoimenpiteistä ja seuranta toimenpiteiden edistymistä. Lisäksi on tarve kirkastaa nykyprosessin toimijoiden roolit ja vastuut, jotta vastaavanlaiselta tilanteelta vältyttäisiin jatkossa. Samalla prosessin aikana tarkennetaan myös Titania-järjestelmän rooleja ja vastuita.

Deloitte Consultaning Oy:llä (jatkossa Deloitte) on Helsingin kaupungin kanssa voimassa oleva puitesopimus (H052-22) johdon konsultointipalveluista ja tarkemmin strategisen suunnittelun ja johtamisen, toimintamallien ja -prosessien sekä organisaatioiden kehittämisen kokonaisuudessa.

Toimialalla on tiedossa aiemmasta yhteistyöstä Deloitten kanssa, että Deloittella on hyvä Helsingin kaupungin ja myös kasvatuksen ja koulutuksen toimialan erityispiirteiden tuntemus ja ymmärrys. Deloitella on käsitystä käsillä olevan toimintaympäristön muutosten tunnistamisessa ja analysoinnissa. Deloitten valintaan projektin toteuttajaksi tukee myös Deloitten aikaisempi kokemus ja tietämys Helsingin kaupungin ja toimialan Sarastia-palkkahallinnan ongelmien kartoituksessa ja projektoinnissa sekä virheraportoinnissa. Deloitte on kaupungin kumppanina myös Sarastian vakauttamisprojektissa. Titania ja Sarastia järjestelmien välille on rakennettu tietojen siirto, jotta työaikakorvaukset siirtyvät palkanmaksuun Titaniasta ja poissaolot ja muut henkilöstöhallinnon tiedot taas Sarastiasta Titaniaan. Titanian käyttäminen teknisesti oikein on edellytys Sarastian palkanmaksun onnistumiselle. Vastaavasti Sarastian oikea käyttö tukee Titaniaan siirtyvien tietojen hyödyntämistä työaikasuunnittelussa. Edellä mainittua osaamista ja ymmärrystä tarvitaan juuri Titania-järjestelmän kanssa ilmenneissä haasteissa. Tästä syystä tarjous on päätetty pyytää Deloittelta suoraan ilman puitesopimuksen sisäistä minikilpailutusta.

Toimialla on myös tarve aloittaa kartoitus- ja kehitystyö heti vuoden alusta ja työn on arvioitu kestävän maaliskuulle 2023. Tilaus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan erikseen tehtävällä tilaukselle. Tilauksen ennakoitu arvo on arviolta noin 45 000 euroa (alv 0 %).

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kasvatus- ja koulutuslautakunta on oikeuttanut varhaiskasvatusjohtajan päättämään arvonlisäverottomalta arvoltaan 100 000 euroa alittavista hankinnoista (HEL 2021-013274, 14.12.2021 § 394).

Lisätietojen antaja

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 09 310 43033

kari.salovaara@hel.fi

Päivi Quandt, palvelussuhdepäällikkö, puhelin: 09 310 86235

paivi.quandt@hel.fi

Päättäjä

Miia Kemppi
varhaiskasvatusjohtaja
Lataa tulostusversio (pdf)