Kokouskäytännöt, kaupungin toimielinten sähköiset kokoukset, keskushallinto, kaupunginkanslia

Kaupunginhallitus kumoaa tekemänsä päätöksen kaupungin muiden toimielinten kuin kaupunginvaltuuston sähköisistä kokouksista siten, että kokouksen pitäminen sähköisessä toimintaympäristössä ei ole mahdollista 4.12.2023 alkaen.

Kaupunginhallitus on päättänyt 4.4.2022, 258 §, että kaupungin toimielimet kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta voivat pitää kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä. Kokoukseen on voinut osallistua myös kokouspaikalla.

Kaupunginvaltuusto päätti sähköisen kokousmenettelyn mahdollistavista hallintosääntömuutoksista 25.3.2020, 94 §. Menettely oli tarkoitettu koronaepidemian aikaiseksi poikkeusjärjestelyksi, jolla turvataan toimielinten toimintaedellytykset kokousrajoitusten ollessa voimassa ja tartuntamäärien lisääntyessä. Hallintosäännön määräykset sähköisestä kokousmenettelystä on tarkoitus pitää ennallaan.

Koronaepidemian tilanteen helpottaessa on tarkoituksenmukaista kumota terveysturvallisuudella perusteltu päätös sähköisistä kokouksista. Vaikka etäkokouksilla on monia etuja, hybridikokouksiin liittyvät haitat voivat vaikuttaa negatiivisesti kokoustilanteen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Toimielinten kokouksiin ei kuitenkaan tule jatkossakaan osallistua sairaana vaan tilanteen vaatiessa luovutettava tehtävän hoitaminen varajäsenelle tai sijaiselle.

Sähköisiin kokouksiin siirtymiseen liittyvät järjestelyt tehtiin kiireellä koronaepidemian alkuvaiheessa. Kokoustoimintaan liittyvien teknisten ratkaisujen, kokousmenettelyn ja toimintatapojen määrittelyn osalta ratkaisu oli osin puutteellinen. Tavoitteena on tarkastella luottamushenkilöiden sähköistä toimintaympäristöä kokonaisuutena, seurata sähköisten kokousratkaisuiden kehitystä ja mahdollistaa sähköisten kokousten hallittu käyttöönotto tarvittaessa myöhemmin.

Sähköisistä kokouksista luopuminen koskee kaikkia kokoukseen osallistuvia. Toimielinten jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeutetuilla viranhaltijoilla tai työntekijöillä ei ole mahdollisuutta osallistua kokoukseen sähköisessä ympäristössä. Asiantuntijoiden kuuleminen yksittäisissä tapauksissa etäyhteydellä on kuitenkin mahdollista, jos se on erityisesti tarpeen asian käsittelyn kannalta.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 29 luvun 22a §:n 2 momentin mukaan kaupunginhallitus voi päättää, että muu toimielin kuin kaupunginvaltuusto voi varsinaisen kokouksen, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla, sijasta pitää kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla. Kaupunginvaltuuston osalta sähköisten kokousten käyttöönotosta päättää kaupunginvaltuuston puheenjohtaja.