Hankinta, puitejärjestely, ammattikeittiösuunnittelu, kaupunkiympäristön toimiala

Yksikön päällikkö hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja päätti, että seuraavien tarjoajien kanssa tehdään vaativaa ammattikeittiösuunnittelua koskevat puitesopimukset.

Yksikön päällikkö hylkäsi Dinssi Oy:n tarjouksen, koska se ei täytä tarjouksen sisällölle asetettuja vähimmäisvaatimuksia.

Arvio hankinnan kokonaisarvosta sopimuskaudella optiokaudet mukaan lukien on arvonlisäverottomana 1 000 000 euroa.

Puitesopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella. Tilaaja päättää, hyödyntääkö se hankintaan kuuluvan optiokauden.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota konsultille yksinoikeutta toimeksiantojen toteuttamisesta tilaajalle.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.

Hankinnan perustiedot

Puitejärjestelyllä hankitaan vaativaa ammattikeittiösuunnittelua. Vaativalla ammattikeittiösuunnittelulla tarkoitetaan Helsingin kaupungin laajuudeltaan erikokoisten uudis- ja perusparannushankkeiden ammattikeittiösuunnittelua hankesuunnittelusta käyttöönottoon. Hankkeissa suunnittelu tehdään tietomallipohjaisesti. Tietomallipohjaisessa suunnittelussa noudatetaan tilaajan tietomalliohjetta.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella (2) optiovuodella (1 + 1 vuotta).

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina varsinaisen sopimuskauden ajaksi.

Tätä hankintasopimusta ei ole jaettu osiin, koska hankinta on palvelukokonaisuus. Osiin jakaminen vaikeuttaisi sopimuksen toteuttamista, eikä se olisi tarkoituksenmukaista.

Puitejärjestelyyn valitaan neljä (4) sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 16.5.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2023-014961. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on 18.5.2024 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 17.6.2024 klo 09.00 mennessä tarjouksen jätti neljä (4) tarjoajaa:

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Kaikki tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Dinssi Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen, koska se ei ole nimennyt tarjouksessaan roolin ”Suunnittelija” mukaista asiantuntijaa eikä se siten ole tarjouksessaan osoittanut tarjoukselle tarjouspyynnössä asetettujen vähimmäisvaatimusten täyttymistä. Näin ollen Dinssi Oy tulee hylätä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Kaikki muut tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan hinnan ja laatutekijöiden perusteella.

Valintaperusteena on tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde niin, että hinnan painoarvo on 55 % ja laadun 45 %.

Tarjoushinnat ilmoitettiin erillisellä hintalomakkeella, johon tarjoajat täyttivät tarjottavaa palvelua koskevat tuntihinnat. Tarjouksen vertailuhinta muodostuu painoarvon mukaisesti kerrottujen tuntihintojen summasta.

Laatutekijät oli esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevilla asiantuntijoita ja toimintasuunnitelmaa koskevilla lomakkeilla.

Tarjousten vertailussa käytettävät hintapisteet muodostuvat
siten, että halvin tarjous saa 55 hintapistettä. Muiden tarjoajien hintapisteet laskettiin kaavalla halvin vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta * 55 (painoarvo).

Tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat laadullisten vertailuperusteiden yhteissummasta. Laadullisen vertailuperuste 1 pisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: tarjouksen asiantuntijoiden yhteispistemäärä / 104 (enimmäispistemäärä) * 20 (painoarvo). Tarjousten vertailussa tarjouksen laatupisteet lasketaan laadullisen vertailuperusteen 2 osalta seuraavalla kaavalla: tarjouksen toimintasuunnitelman yhteispistemäärä / 40 (enimmäispistemäärä) * 25 (painoarvo).

Lopuksi tarjouksen vertailuperusteista saamat hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Toimittajiksi valitaan neljä (4) tarjoajaa, jotka ovat saaneet suurimmat yhteenlasketut pistemäärät ja jotka täyttävät asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Koska Dinssi Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouksen sisällölle asetettuja vähimmäisvaatimuksia, puitejärjestelyyn valitaan vain kolme (3) toimittajaa.

Puitesopimustoimittajiksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset jättäneet tarjoajat seuraavasti:

Tarjousten vertailu pisteytyksineen ja perusteluineen käy ilmi vertailuperusteittain ja yhteenvetona päätöksen liitteestä Vertailutaulukko.

Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Puitejärjestelyn aikana toimeksiannot tilataan puitesopimustoimittajilta, toimittajien järjestykseen ja prosenttijakaumaan perustuen puitesopimuksen ehtojen mukaisesti.

Sopimustoimittajilta tilattavat euromääräiset summat jakaantuvat prosenttisuhteisesti alla esitetyn mukaisesti. Prosenttijakauma:

Koska tarjouskilpailussa saadaan valittua puitejärjestelyyn ainoastaan kolme toimittajaa, niin neljännen toimittajan prosentteja ei sovelleta.

Toimeksiannot tilataan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisen prosenttijakauman perusteella. Prosenttiosuus kuvaa tilausten euromääräistä jakaumaa, ei tilausten lukumäärän jakaumaa.

Prosenttijakauman mukaisesta toimeksiantojen tilaamisesta voidaan poiketa ja tilata palvelu toiselta puitejärjestelyssä mukana olevalta konsultilta puitesopimuksen mukaisilla perusteilla.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 19.12.2023 § 700) mukaan yksikön päälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Yksikön päällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.