Hankinta, tilojen käyttöasteen seurantapalvelu, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan yhteisten palvelujen johtaja päätti hankkia toimitilojen käyttöasteen seurantapalvelun Maakuntien tilakeskus Oy:ltä hankintalain 15 §:n mukaisena sidosyksikköhankintana.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaiskustannus on 850 000 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Maakuntien tilakeskus Oy toimii hyvinvointialueesta annetun lain (611/2021) 21 §:n tarkoittamana valtakunnallisena toimitila- ja kiinteistöhallinnon osaamiskeskuksena, jonka tehtävänä on muun muassa ylläpitää hyvinvointialueiden yhteistä tilatietojärjestelmää ja siihen liittyviä palveluja. Säännöksen 2 momentin mukaan hyvinvointialueella on velvollisuus mainitun järjestelmän ja palvelujen käyttöön.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) muutoksineen 15 §:n mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Kaupunginhallituksen konsernijaosto on hyväksynyt Maakuntien tilakeskus Oy:n osakassopimuksen 7.11.2022 § 108. Tilakeskus tuottaa palveluja Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalle hankintalain 15 §:ssä tarkoitettuna sidosyksikkönä, joten hankintaan ei sovelleta hankintalakia.

Hankinnan kohteena on toimitilojen käyttöasteen seurantapalvelu, jonka Maakuntien tilakeskus on hankkinut kilpailutuksessa valitulta toimittajalta. Tilakeskus on tuotteistanut palvelun osaksi Modulo-palvelukokonaisuutta ja tarjoaa sen lisäpalveluna Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialle sekä Maakuntien tilakeskuksen muille omistaja-asiakkaille.

Maakuntien tilakeskuksen Modulo-tilatietopalvelu on hyvinvointialueiden, Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan ja HUS-yhtymän käytössä oleva digitaalinen tilatietopalvelu, jota käytetään tilahallintaan, ennakoivaan tilajohtamiseen ja strategiseen päätöksentekoon. Modulo-palvelussa ylläpidetään kattavasti kaikkien käyttäjäorganisaatioiden tilojen pohjakuvia sekä niihin liittyviä metatietoja. Yhdistämällä Modulo-palvelun tilatietoihin havainnot todellisesta tilan käytöstä voidaan jatkossa muodostaa aiempaa kokonaisvaltaisempaa ymmärrystä toimitilojen käytöstä sekä johtaa tilojen käyttöä ja päätöksentekoa toimitilamuutoksiin liittyen. Hankinnan kohteena oleva toimitilojen käyttöasteen seurantapalvelu on tarkoitus ottaa pitkäaikaisesti käyttöön kahdeksassa isossa monitoimijakohteessa ja vähintään yhdessä niin sanotussa liikkuvassa kohteessa, jossa seurantamittaus toteutetaan määräaikaisena.

Tämän hankinnan kohteena on kokonaispalvelusta ja läsnäolosensoreista koostuva ratkaisu, johon pohjautuen Maakuntien tilakeskus tulee tuottamaan palvelun omistaja-asiakkailleen. Palvelu tarjoaa käyttäjilleen ajantasaista ja relevanttia tietoa organisaatiossa käytössä olevien tilojen ja työpisteiden käyttöasteista. Tämän avulla tilankäyttöä ja tilojen allokaatiota voidaan johtaa tietopohjaisesti. Lisäksi ratkaisu tarjoaa tilojen käyttäjille reaaliaikaisen näkymän vapaisiin ja varattuihin tiloihin ja työpisteisiin, mahdollistaen niin vapaasti käyttöön otettavien kuin varattavienkin tilojen ja työpisteiden helpon löytämisen ja käytön.

Hankinnan kokonaiskustannus muodostuu Maakuntien tilakeskukselta saadun tarjouksen mukaisesti käyttöönottoprojektista, sensoreista, yhdyskäytävistä, asennuksista, kuukausilaskutettavasta palvelumaksusta sekä sopimusaikana hankittavista optioista. Optioiden käyttöönotosta sovitaan aina erikseen.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Yhteisten palvelujen johtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 12.12.2023 § 260.