Sähköisen työpöydän sovellusylläpitopalvelun hankinta

Kansliapäällikkö päätti allekirjoittaa CGI Suomi Oy:n Sähköisen työpöydän sovellusylläpitopalvelua koskevan sopimuksen (HEL 2016-009077) muuttamisesta vastaamaan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) vaatimuksia.

Tietosuoja-asetuksen 28 artikla edellyttää sopimaan henkilötietojen käsittelystä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä. Päätöksen perusteella tehtävät tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimusmuutokset tehdään kuhunkin sopimukseen erikseen.

Sopimuksen muuttamista koskeva toimivalta määräytyy hankintavaltuuksien mukaisesti. Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuuston päätös 11.4.2018 § 77) 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Tietosuoja-asetuksen sopimusvelvoitteen täyttämiseksi kaupunki sopii kaupungin tietosuojalinjausten (kaupunginhallituksen päätös 7.8.2017 § 732) mukaisen tietoturvallisuusliitteen tai vastaavien muiden ehtojen ottamisesta niihin sopimuksiin, joiden perusteella käsitellään henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitetulla tavalla. Kaupungin tietoturvallisuusliitteen mallissa on määritelty sopijapuolten henkilötietojen käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvät velvoitteet ja oikeudet sekä huomioitu tietosuoja-asetuksen velvoitteet.

Tietosuoja-asetuksen velvoitteiden täyttämiseksi kaupunki on neuvotellut muutoksesta voimassa olevaan sopimukseen. Päätöksessä mainittuun sopimukseen tehtyjä tietosuoja-asetuksen edellyttämiä muutoksia sovelletaan myös kyseisen sopimuksen perusteella tehtyihin kaupungin voimassa oleviin tilauksiin ja puitesopimusten osalta niihin perustuviin sopimuksiin. Tätä koskeva ehto on tarvittaessa sisällytettävä muutoksia koskevaan sopimukseen.

Päätöksen kohteena oleva sopimus on yksilöity käyttämällä asian diaarinumeroa. HEL-alkuisella numeroinnilla tarkoitetaan diaarinumeroa Ahjo-asianhallintajärjestelmässä. Jos sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen eri päivämäärällä, allekirjoituspäivämäärä on se päivämäärä, jona viimeisin allekirjoitus on tehty.