Tietopyyntö, apulaispormestarin, toimialajohtajan ja tonttipäällikön lähetetyt sähköpostit ajalta 3.11.10.11.2020

HEL 2020-012433
Ärendet har nyare handläggningar
§ 285

Begäran om information om e-postmeddelanden skickade av biträdande borgmästaren för stadsmiljösektorn 3–10.11.2020

Kanslichef

Beslut

Kanslichefen beslutade att de e-postmeddelanden som biträdande borgmästaren för stadsmiljösektorn skickat 3–10.11.2020 inte lämnas ut, frånsett de som redan 10.12.2020 har lämnats ut till den som begärt information.

Beslutsmotivering

Begäran om information gäller de e-postmeddelanden som biträdande borgmästaren för stadsmiljösektorn skickat under tiden 3–10.11.2020.

Enligt 1 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen) är myndighetshandlingar offentliga, om inte något annat föreskrivs särskilt i offentlighetslagen eller i någon annan lag. Enligt 5 § 2 mom. i offentlighetslagen avses med myndighetshandling en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av myndigheten eller av någon som är anställd hos en myndighet eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter.

Vissa handlingar som anges i 5 § 3 mom. i offentlighetslagen betraktas inte som myndighetshandlingar. I 5 § 4 mom. i lagen sägs det dessutom att på handlingar som har upprättats för förhandlingar, kontakter och något annat därmed jämförbart internt myndighetsarbete mellan personer som arbetar inom en myndighet samt mellan myndigheter och enskilda eller sammanslutningar som verkar för myndighetens räkning tillämpas lagen endast om handlingarna innehåller sådana uppgifter att de enligt arkivlagstiftningen skall överföras till ett arkiv.

De av biträdande borgmästarens e-postmeddelanden som hon har bedömt vara myndighetshandlingar har 10.12.2020 lämnats ut till den som begärt information.

De övriga e-postmeddelanden som biträdande borgmästaren har skickat under tiden i fråga är enligt uppgift från henne själv sådana minnesanteckningar och utkast som avses i 5 § 3 mom. i offentlighetslagen liksom också för internt arbete upprättade handlingar som avses i 5 § 4 mom. i offentlighetslagen och som inte innehåller sådana uppgifter att de enligt arkivlagstiftningen skall överföras till ett arkiv. Dessutom är en del av meddelandena sådana handlingar som biträdande borgmästaren har skickat till följd av något annat uppdrag eller sin ställning. Dessa handlingar är inte sådana myndighetshandlingar som avses i 5 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

En förtroendevald på heltid bedömer själv vilka av sina skickade e-postmeddelanden som är offentliga. Med stöd av lagen om integritetsskydd i arbetslivet har staden inte rätt att öppna eller läsa e-postmeddelanden skickade av en förtroendevald på heltid annat än i undantagsfall.

Mer information fås av

Anna Villeneuve, stadssekreterare, telefon: 09 310 36045

anna.villeneuve@hel.fi

Anna Koskinen, stadsombudsman, telefon: 09 310 36142

anna.koskinen@hel.fi

Beslutsfattare

Sami Sarvilinna
kansliapäällikkö
Juha Summanen
hallintojohtaja