Hankinta, sopimusmuutos, yleisten alueiden rekisteri, kaupunkiympäristön toimiala

HEL 2022-003465
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Ärendet har nyare handläggningar
Andra beslut för beslutsfattaren
§ 6
Denna beslutsfattare är inte längre aktiv

Yleisten alueiden rekisteriä koskevan sopimuksen muuttaminen

IT-direktör

Päätös

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä esityksen tilaajan ja konsultin yhteistoiminnasta Yleisten alueiden rekisterin omistamista, käyttöä, ylläpitoa, kehittämistä ja myyntiä koskevan sopimuksen muuttamisesta. Sopimusmuutos koskee alkuperäisen sopimuskumppanin vaihtumista liiketoimintasiirron seurauksena hankintalain 136 §:n 2 momentin 4 kohdan perusteella.

Voimassa olevan hankintasopimuksen vuosittaiset ylläpito- ja käyttö-kustannukset ovat noin 64 000 euroa (alv 0 %), eli ylläpito- ja käyttö-kustannusten arvo toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle on yhteensä 256 000 euroa (alv 0 %). Lisäksi hankintasopimukseen sisältyy erikseen määriteltävää kehittämistyötä. Vuoden 2022 osalta kehittämistyöt sisältävät nykyisen järjestelmän teknisen velan korjaustöitä, eli alustaohjelmistojen päivittämiseen liittyvät työ sekä tietokantaversion päivittäminen uudempaan versioon, jotka laskutetaan erikseen. Vuodelle 2022 suunniteltujen korjaustöiden aiheuttamat kustannukset ovat yhteensä enintään 68 000 euroa (alv 0 %). Yhteensä jatkokehityskustannukset seuraavalle neljälle vuodelle laskettuna ovat noin 450 000 euroa (alv 0 %).

Päätöksen perustelut

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala (ent. Rakennusvirasto) ja Keypro Oy ovat 8.12.2006 allekirjoittaneet sopimuksen tilaajan ja konsultin yhteistoiminnasta Yleisten alueiden rekisterin omistamisen, käytön, ylläpidon, kehittämisen ja myynnin osalta. Kyseinen sopimus on korvannut kokonaisuudessaan osapuolten välillä 14.5.2003 asti voimassa olleen Katurekisteriä koskevan sopimuksen nro ATKS 2003-3. Sopimus on ollut voimassa toistaiseksi sen allekirjoittamisesta lukien.

Yleisten alueiden rekisteri on kadunpitäjän tiedonhallintajärjestelmä, jonka avulla kadunpitäjä hallitsee kaupungin omistamiin ja hallinnoimiin yleisiin alueisiin liittyviä tietoja alueiden hoidon eri vaiheissa (toiminta- ja taloussuunnittelu sekä alueiden suunnittelu-, rakentamis-, ylläpito- ja käyttövaiheet).

Keypro Oy ja Geometrix Oy ovat sopineet 7.12.2021 kaiken Yleisten alueiden rekisteriin liittyvän ohjelmistoliiketoiminnan, omistus- ja tekijänoikeuksien, teknisen materiaalin sekä muun niihin liittyvän immateriaalioikeuden siirrosta Keypro Oy:ltä Geometrix Oy:lle. Liiketoiminta-siirto on astunut voimaan 1.1.2022 klo 00:00. Liiketoimintasiirrosta johtuen hankintayksiköllä on tarve muuttaa voimassa olevaa sopimusta siten, että alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella sopimuskumppanilla.

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä.

Kyseisen pykälän 2 momentin 4 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella sopimuskumppanilla siten, että alkuperäisen sopimuskumppanin asema siirtyy yhtiön rakennejärjestelyjen, yritysostojen, sulautumisten ja määräysvallan muutosten tai maksukyvyttömyyden seurauksena kokonaan tai osittain toiselle toimittajalle, joka täyttää alun perin vahvistetut laadulliset soveltuvuus-vaatimukset. Lisäksi edellytetään, ettei tästä aiheudu muita olennaisia muutoksia sopimukseen eikä tällä pyritä kiertämään tämän lain soveltamista.

Hankintayksikkö katsoo, että kyse on hankintalain 136 §:n 2 momentin 4 kohdan tarkoittamasta tilanteesta, jossa alkuperäinen sopimus-kumppanin asema siirtyy yritysoston seurauksena osittain uudelle toimittajalle. Uudelle toimittajalle ei ole asetettu poikkeavia soveltuvuusvaatimuksia kuin alkuperäiselle toimittajalle.

Sopimuskauden aikana on havaittu myös tarvetta päivittää sopimukseen soveltuvat julkisen hallinnon IT-hankintoja koskevat sopimusehdot. JIT-ehtojen lisääminen sopimukseen ei kuitenkaan muuta alkuperäistä sopimusta olennaisesti, vaan sen tarkoituksena on päivittää nykystandardeja vastaavat yleiset ehdot, jotka täsmentävät osapuolten oikeuksia ja velvoitteita.

Hankintayksikkö tekee sopimusmuutoksesta erillisen liitteen alkuperäiseen sopimukseen. Sopimusmuutos tulee voimaan vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet liitteen.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). ICT-hankintojen osalta toimivalta tehdä hankintoja on keskitetty tietohallintopäällikölle. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan hankintalain 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa hankintavaltuus määräytyy tehtävien sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella. Tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Tietohallintopäällikkö on siten toimintavaltainen päättämään sopimusmuutoksesta.

Mer information fås av

Kimmo Iirola, ICT erityisasiantuntija, puhelin: 09 31034020

kimmo.iirola@hel.fi

Beslutsfattare

Kari Vuorinen
tietohallintopäällikkö
Ladda ner utskriftsversion (pdf)

Bilagor

1. Liite 1 Sopimusmuutosliite
Bilagan publiceras inte på internet.

I beslutsdokumenten nämns bilagor som inte publiceras på nätet. Bort lämnas bilagor som innehåller sekretessbelagda uppgifter, bilagor som innehåller uppgifter som kan äventyra integritetsskyddet eller sådana som man inte av tekniska orsaker kunnat överföra till elektroniskt format. (Offentlighetslagen 621/1999, Lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation 917/2014, Dataskyddslagen 1050/2018, Lagen om behandling av personuppgifter inom social- och hälsovården 703/2023, Lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016). Upplysningar om stadsstyrelsens beslutshandlingar fås också från Helsingfors stads registratorskontor.