Hankinta, koneiden ja laitteiden määräaikaishuollot ja vikakorjaukset, suun terveydenhuolto, sosiaali- ja terveystoimiala

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti hyväksyä seuraavien tarjoajien tarjoukset suun terveydenhuollon koneiden ja laitteiden määräaikaishuoltojen ja vikakorjausten palveluhankinnassa vertailutaulukosta (liite 1) ilmenevissä hankinnan osa-alueissa:

- Fimet Oy

- Flinno Oy

- Hammasväline Oy

- JH Hammastuote Oy

- Plandent Oy

- Unident Oy

Hankinnan sitoumukseton, arvioitu kokonaisarvo on noin 1,7 miljoonaa euroa (alv 0 %) mahdollinen optiokausi mukaan lukien.

Päätös on kunkin valitun tarjoajan osalta ehdollinen, kunnes rikosrekisteriotteet on esitetty, tarkastettu ja hyväksytty. Otteet tulee toimittaa asetettuun määräaikaan mennessä.

Taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta on kokouksessaan 18.1.2022 § 4 hyväksynyt hankintaa koskevat periaatteet ja ehdot.

Hankinnan kohteena on suun terveydenhuollon eri toimipisteissä olevien koneiden ja laitteiden (mm. hammashoitoyksiköt) määräaikaishuollot ja vikakorjaukset.

Hankinnassa on yhteensä 14 osa-aluetta. Tarjoaja on voinut jättää tarjouksen yhteen tai useampaan osa-alueeseen.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 10.3.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 22.3.2022 mennessä. Hankintaan esitettiin yksi kysymys ja siihen vastattiin 24.3.2022. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 12.4.2022.

Määräaikaan mennessä saapui kuusi tarjousta. Tarjouksensa jättivät:

- Fimet Oy (04688826)

- Flinno Oy (FI25995956)

- Hammasväline Oy (0881266-0)

- JH Hammastuote Oy (2184134-3)

- Plandent Oy (0112771-6)

- Unident Oy (2823729-6)

Hankintamenettely ja valintaperusteet

Hankintamenettelynä oli avoin menettely ja valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli jokaisessa osa-alueessa 100 %. Osa-alueet koostuivat erimerkkisten ja erityyppisten laitteiden huolloista ja vikakorjauksista.

Tarjouspyynnössä oli kerrottuna, että hankinnan osa-alueisiin 1-12 valitaan enintään kolme palveluntuottajaa ja osa-alueisiin 13-14 valitaan vähintään kolme palveluntuottajaa. Enintään palveluntuottajia valitaan osa-alueisiin siten, että jokaiselle tarjotulle laitemerkille on valittuna vähintään yksi, enintään kolme palveluntuottajaa, ellei tarjoajia ole osa-aluekohtaisesti vähemmän kuin kolme, jolloin osa-alueeseen valitaan kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat.

Tilaajan henkilökunnalle tehdään sopimuskaudelle listaus palveluntuottajista, hinnoista ja etusijajärjestyksestä. Tilanteessa, jossa osioihin on valittuna enemmän kuin yksi palveluntuottaja muodostuu etusijajärjestys palveluntuottajien välillä halvimman osa-aluekohtaisen vertailuhinnan perusteella.

Sopimuskauden aikana mahdollisten, hyväksyttyjen hinnankorotusten jälkeen etusijajärjestys voi muuttua muuttuneiden hintojen mukaiseen järjestykseen (sijalla yksi on aina hinnaltaan edullisin).

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintapalvelut ja suun terveydenhuolto ovat tarkastaneet tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset sekä rikosrekisteriotteet tarkastetaan vain niiltä tarjoajilta, jotka näyttävät alustavan vertailun perusteella tulevan valituiksi palveluntuottajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen ja selvitys- ja täsmennyspyynnöt

Hankintapalvelut ja suun terveydenhuolto ovat tarkasteneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikki tarjoukset eivät täyttäneet kaikilta osin tarjouspyynnön vaatimuksia.

Hankintayksikkö on esittänyt seuraaville tarjoajille tarjoukseen liittyvän täsmennyspyynnön:

- Flinno Oy:tä pyydettiin täsmentämään reklamaatioprosessin kuvausta ja selvitystä sekä sosiaalisen vastuullisuuden osalta ILO:n työelämän perusoikeuksien sopimukseen liittyvien ehtojen osalta.

- Plandent Oy:tä pyydettiin täsmentämään reklamaatioprosessiin liittyvää kuvausta ja selvitystä.

Saatujen täsmennysten jälkeen hankintatyöryhmä katsoi Flinno Oy:n ja Plandent Oy:n tarjoukset täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja olevan tarjouspyynnön mukaisia.

- JH Hammastuote Oy:n pyydettiin selvitystä poikkeuksellisen alhaisesta hinnasta osa-alueen ”Instrumenttisillan pienlaitteiden korjaukset (tehdään toimittajan huollossa” Kavo-merkkisten pienlaitteiden osalta.

JH Hammastuote Oy:ltä saatu selvitys hinnoittelusta hyväksyttiin.

Puuttuvat valmistajien antamat valtuutukset

Flinno Oy:tä ei valita erillisimujen (klo 12) osa-alueessa Heka Dental, Fimet, Finndent. Planmeca, Metasys-merkkisten imujen osalta, koska Flinno Oy:llä ei ollut vaadittua valmistajan valtuutusta em. merkkien osalta.

Plandent Oy:tä ei valita kompressorien määräaikaishuollot ja / tai toiminnan tarkastukset ja vikakorjaukset osalta Cattani-merkkisten laitteiden osalta, koska Plandent Oy:llä ei ollut vaadittua valmistajan valtuutusta em. tuotemerkin osalta.

Imumoottorien osa-alue ja tarjousten hylkääminen

Hankintayksikkö pyysi seuraavilta tarjoajilta täsmennystä imumoottorien määräaikaishuollon hinnan ilmoittamisesta: Hammasväline Oy, JH Hammastuote Oy, Plandent Oy ja Unident Oy.

Täsmennyspyyntö esitettiin, jotta hankintayksikkö voisi varmistua tarjoajien tasapuolisesta ja syrjimättömästä kohtelusta imumoottoreiden osa-alueen vertailussa ja valinnassa.

Tarjouspyynnössä oli pyydetty ilmoittamaan imumoottorien määräaikaishuollon hinta muista tarjouspyynnön määräaikaishuolloista poiketen tuntihintana. Tarjousten tarkastuksessa hankintayksiköllä heräsi epäily siitä, että osa tarjoajista olisi ilmoittanut pyydetyn tuntihinnan asemasta imumoottorin määräaikaishuollolle huollon kokonaishinnan.

Hintojen ilmoittamiseen liittyvään täsmennyspyyntöön saatujen vastausten perusteella Hammasväline Oy:n, JH Hammastuote Oy:n ja Plandent Oy:n tarjoukset hylätään imumoottoreiden osa-alueessa, koska he olivat antaneet hinnan määräaikaishuollon hintana, eivätkä pyydettynä tuntihintana.

Tarjoajat hylätään imumoottorien osa-alueessa ” Imumoottorit, määräaikaishuollot ja / tai toiminnan tarkastukset ja vikakorjaukset” kaikkien osa-alueeseen kuuluvien osien osalta, koska hankinnassa valinnat on tehty osa-aluekohtaisesti eikä osatarjouksia osa-alueen sisällä sallittu.

Unident Oy vastasi ilmoittaneensa hinnan vaaditusti tuntihintana, joten Unident Oy valitaan imumoottoreiden osa-alueen palveluntuottajaksi.

Valinta

Suun terveydenhuolto ja hankintapalvelut ovat kokouksessaan 12.5.2022 käsitelleet hankintaan saatuja tarjouksia ja tarjouksista tehtyä vertailua.

Tarjoajat käyvät ilmi tästä päätöksestä. Osa-aluekohtaiset vertailuhinnat ja vertailupisteet sekä valinnat ilmenevät tämän päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta (liite 1).

Sopimus ja sopimuskausi

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Varsinainen sopimuskausi on pituudeltaan kaksi (2) vuotta. Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään 24 kuukauden mittaiseen optiokauteen.

Helsingin suun terveydenhuolto ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua hankitaan suun terveydenhuollon kulloisenkin tarpeen mukaan.

Hankintavaltuudet

Terveys- ja päihdepalvelujen johtajan valtuutus tehdä hankinnasta päätös perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan 18.1.2022 § 4 päätökseen, jossa sosiaali- ja terveyslautakunta on valtuuttanut terveys- ja päihdepalvelujen johtajan tekemään

- tekemään hankinnasta päätöksen

- päättämään optiokauden käyttöönotosta

- allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset

- päättämään sopimusten irtisanomisista tai purkamisista.