Valtuustoaloite, ennakoidaan paremmin kasvatuksen ja koulutuksen paikkatarpeita uudella digitaalisella työkalulla
Ledamot Ted Apters motion om att ta ett digitalt verktyg i bruk vid planering av service- och lokalnätverk
Beslut
Stadsfullmäktige betraktade gruppmotionen som slutbehandlad.
Beslutet stämmer överens med förslaget.
Ledamot Ted Apter och 29 andra ledamöter framför i sin motion att staden tar ett digitalt verktyg i bruk till stöd för planeringen av ett gemensamt service- och lokalnätverk för staden.
Målet för att utveckla ett verktyget för planering av servicenätverk ingår i programmet för fastighetspolitik som stadsstyrelsen godkänt 24.6.2019 (485 §) respektive genomförandet av programmet. Utvecklingen av verktyget syftar till att alla parter i planeringen av servicenätverk delar samma proaktiva och dynamiskt uppdaterade lägesbild under nästa decennium.
Punkt 2.2 i genomförandeprogrammet för lokalstrategin som stadsstyrelsen godkänt 22.6.2020 (400 §) drar upp riktlinjerna för utvecklingen av ett verktyg för planering av service- och lokalnätverk på följande sätt: ”Utnyttjandet av information förbättras för ledning och beslutsfattande. Aktuella verktyg för såväl planering av service- och lokalnätverk som dimensionering och underhåll av lokaler anskaffas. En enhetlig informationssystemarkitektur och en verksamhetskultur som stöder den utvecklas till stöd för kunskapsbaserat ledarskap. Delområden som utvecklas är hantering av fastighetsdata inklusive kapacitets- och konditionsdata, utveckling av lokalnätverket, dimensionering av byggnader, kostnadsstyrd planering och genomförande samt fjärrkontroll av tekniken och av läget för användarna i byggnaderna. De data som behövs för planeringen av service- och lokalnätverket samlas ihop och då har alla parter tillgång till samma utgångsdata.”
Planeringen av service- och lokalnätverket utgår från befolkningsprognoser, som preciseras på lång sikt efter hand som projekt för bostadsbyggande realiseras. En byggnads kapacitet (för elever i skolor och för barn i daghem) är en central parameter vid planering av system. För att möta servicebehovet behövs en tillräcklig mängd servicekapacitet som särskilt innefattar personalen och lokalerna. En utmaning för planeringen har varit att de undersökningar av service- och lokalnätverket som beställts som omfattande konsultarbeten börjar föråldras, avseende till exempel befolkningsprognoser och investeringar, när rapporten lämnas in till staden.
Målet är att det digitala systemet som utvecklas för planering av lokalnätverket ger möjlighet att tidsanpassa underhållsbehovet av och kommande reparationsinvesteringar i lokaler mer proaktivt än nu. Dessutom utvecklas systemet för att ge möjlighet att optimera utvecklingen av servicenätverket och testa olika alternativ av planering avseende tillgänglighet, koldioxidutsläpp och enhetspriser på tjänster.
De största kompetensutmaningarna kring digitaliseringen av planeringen av servicenätverk innefattar att överföra, länka och kombinera data i olika system inom sektorerna.
Staden deltog i projektet DigiPAVe 2.0 för människonära servicenätverk, som upphörde i juni 2022, där man i samarbete med Kuopio och Åbo stad utvecklade en verksamhetsmodell för dynamisk och människonära planering av servicenätverk. Verksamhetsmodellen gör planeringen av servicenätverk och serviceutbud dynamisk, när lägesbilden av framtida servicebehov kan nyttjas av alla parter samtidigt. Utvecklingsarbetet inom projektet begränsades till att utveckla planeringen av servicenätverk för småbarnspedagogiken och den grundläggande utbildningen, men resultaten av arbetet kan tillämpas inom alla sektorer. Finansieringen som erhållits för projektet gav inte möjlighet att utveckla ett egentligt verktyg för planering av servicenätverk. Resultaten av det tvååriga projektet DigiPAVe 2.0 kan ses på www.digipave.fi(Länk leder till extern tjänst) .
Verksamhetsmodellen som utvecklades under projektet testades våren 2022 i ett område med stadsförnyelse i Mellungsby, i form av ett pilotförsök för planering av ett servicenätverk. Försöket konkretiserade verksamhetsmodellen för planering av servicenätverk, och man specificerade nödvändiga dataunderlag för planeringen. Projektet genomfördes av Ubigu Oy och alla sektorer deltog i det. Pilotförsöket i Mellungsby gav funktionella lärdomar i form av att kritiska utvecklingsobjekt framträdde, till exempel att avtala om gemensamma processer, verksamhetssätt och rollsättningar särskilt i området med stadsförnyelse där samarbete mellan sektorerna förutsätts. Staden fortsätter utveckla planeringen av servicenätverk på basis av såväl observationer från pilotprojektet i Mellungsby som inkomna utvecklingsförslag.
Stadskansliet svarar för den vidare utvecklingen av digitalisering av planeringen av ett gemensamt servicenätverk för staden. Utvecklingsarbetet fortsätter i samarbete med övriga kommuner och Kommunförbundet. Den fortsatta beredningen rapporteras till styrgruppen för lokalstrategin.
Stadsmiljönämnden har gett ett utlåtande i ärendet. Svaret stämmer överens med utlåtandet.
Enligt 30 kap. 11 § 2 mom. i förvaltningsstadgan ska stadsstyrelsen förelägga fullmäktige en motion som undertecknats av minst 15 ledamöter (gäller de fullmäktigemotioner som lämnades in senast 30.4.2022).
Kaupunginhallitus 07.11.2022 § 765
Päätös
Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa:
Kaupunginvaltuusto katsoo aloitteen loppuun käsitellyksi.
Esittelijä
Lisätiedot
Suvi Rämö, vs. kaupunginsihteeri, puhelin: 310 32174
Kaupunkiympäristölautakunta 13.09.2022 § 493
Lausunto
Kaupunkiympäristölautakunta päätti antaa kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:
Kaupunkiympäristölautakunta totesi, että kaupunkiympäristön toimialalla havaittiin palveluverkkosuunnittelun työkalun tarve vuonna 2018 ja tavoite on kirjoitettu kaupunginhallituksen 24.6.2019 hyväksymään kiinteistöpoliittisen ohjelmaan ja sen toteutusohjelmaan. Työkalun kehittämisessä tavoitteena on, että kaikilla palveluverkkosuunnittelun osapuolille olisi sama ennakoiva tilannekuva nykyhetkestä ainakin 10 vuotta eteenpäin. Ennustamisessa on myös keskeistä, että tilannekuva päivittyy dynaamisesti, mikä tarkoittaa, että tiedot siirtyvät lähdejärjestelmistä, kun ne muuttuvat. Tulevaisuuden palvelutarve perustuu väestöennusteisiin, jotka taas perustuvat pitkällä aikavälillä kaavoituksesta saatuihin tietoihin. Väestötietoennusteet tarkentuvat sitä mukaa, kun asuntorakentamisen hankkeet todentuvat. Rakennuksen kapasiteetti kuten kouluissa oppilas- tai päiväkodeissa päiväkotilapsikapasiteetti on keskeinen järjestelmän suunnitteluparametri. Palvelutarvetta vastaamaan tarvitaan riittävä määrä palvelukapasiteettia, joka koostuu erityisesti henkilökunnasta ja tiloista. Tilojen kunnon tulevaisuutta voidaan myös ennakoida ja siten arvioida tulevat korjausinvestointien ajankohdat. Järjestelmä mahdollistaa myös palveluverkon kehittämisen optimoinnin saavutettavuuden, hiilidioksidipäästöjen ja palvelujen yksikkökustannusten suhteen ja eri suunnitteluvaihtoehtojen testaamisen näillä kriteereillä. Nykyisin laajat palvelu- ja tilaverkkotarkastelut tilataan konsulttitöinä, jotka alkavat vanhentua esimerkiksi väestöennusteiden ja investointien osalta, kun raportti on toimitettu kaupungille.
Vuoden 2018 päiväkotitien tilakriisin jälkeen tekninen johtaja antoi vuoden 2019 alussa tehtäväksi kaupunkiympäristön toimialla selvittää Kuopion kaupungin vuonna 2018 KIRA-digi -rahoituksella toteutettua DigiPAVe-kehittämishanketta, jossa palveluverkkosuunnittelun digitalisointia toteutettiin Consept of proof -tasoon. Helsinki käynnisti keväällä 2019 oman selvityksensä asiasta.
Kaupunginhallituksen 22.6.2020 hyväksymän toimitilastrategian toteutusohjelman kohdassa 2.2 linjataan palvelu- ja tilaverkkosuunnittelun välineen kehittämistä seuraavasti: ”Parannetaan tiedon hyödyntämistä johtamisessa ja päätöksenteossa. Hankitaan ajantasaiset välineet palvelu- ja tilaverkkosuunnittelulle, tilojen mitoittamiselle ja ylläpidolle. Kehitetään tiedolla johtamisen tueksi yhtenäistä tietojärjestelmäarkkituuria ja sitä tukevaa toimintakulttuuria. Kehitettäviä osa-alueita ovat kiinteistötietojen hallinta mukaan lukien kapasiteetti- ja kuntotiedot, tilaverkon kehittäminen, rakennusten mitoitus, kustannusohjattu suunnittelu ja toteutus sekä rakennusten tekniikan ja käyttäjien tilanteiden etähallinta. Palvelu- ja tilaverkon suunnittelun edellyttämät tiedot kootaan yhteen, jolloin kaikilla osapuolilla on saatavilla sama lähtötieto”.
Valtiovarainministeriön kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmähaussa joulukuussa 2019 Kuopio, Turku ja Helsinki jättivät yhteisen hakemuksen ”Ihmislähtöisen palveluverkon suunnittelun vaatiman toimintamallin kehittäminen ja sitä tukevan tiedon tunnistaminen ja harmonisointi”. VM myönsi 6.4.2020 päätöksellä hankkeelle 2,179 milj. euroa. Kuntien omarahoitusosuus oli 15 %. Yhteensä hankkeen koko oli 2,56 milj. euroa. Valtiovarainministeriön ohjeistuksen mukaan rahoituksella ei voitu kehittää tehdä varsinaista työkalun tuotekehitystä vaan siinä luotiin kaikkia kuntia hyödyttävä tulevaisuuden toimintamalli ja kuvattiin tarvittava tietopohja. Hankkeen ohjausryhmässä olivat edustettuina Helsingistä kasvatuksen ja koulutuksen ja kaupunkiympäristön toimialojen sekä kaupunginkanslian edustajat.
Hankkeessa luotiin ihmislähtöisen palveluverkkosuunnittelun toimintamalli ja siihen liittyvä viitearkkitehtuuri sekä kuvattiin tietomalli Digi- ja väestötietoviraston yhteentoimivuusalustalle. Hankkeen kehittämistyö rajattiin varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen palveluverkkosuunnittelun kehittämiseen, mutta sen tulokset ovat yleistettävissä kaikille toimialoille.
Tilatarve-ennuste laaditaan väestöennusteen perusteella. Sitä verrataan palvelutilakapasiteettiin. Palvelutarve ohjaa tilatarvetta ja tilaverkon kehittämistä. Suunnittelijat tuottavat järjestelmän avulla vaihtoehtoja tilaverkosta, investointitarpeesta sekä palvelujen vuotuisista toiminta- ja tilakustannuksista. Tavoiteltavassa toimintamallissa tulevaisuuden tilannekuva on jatkuvasti eri osapuolten käytettävissä tietojen päivittyessä dynaamisesti eri tietolähteistä.
Valtiovarainministeriön rahoittama hanke päättyi kesäkuussa 2022. Kaksivuotisen hankkeen tulokset ovat nähtävillä sen sivuilla www.digipave.fi. Kehittämisyhteistyötä muiden kuntien kanssa tullaan jatkamaan Kuntaliiton avulla.
Digipave 2.0 -hankkeen tulosten konkretisoimiseksi Helsingissä toteutettiin keväällä 2022 Mellunkylän kaupunkiuudistusalueella palveluverkkosuunnittelupilotti, jossa lähtökohtana oli Digipaven raportin toimintamalli. Pilotissa konkretisoitiin palveluverkkosuunnittelun toimintamallia ja määriteltiin suunnittelussa tarvittava tietopohja. Hankkeen toteutti Ubigu Oy ja siihen osallistuivat kaikki toimialat. Pilotin havaintoja ja kehittämisehdotuksia esiteltiin toimitilastrategian ohjausryhmälle 29.4.2022. Helsinki jatkaa palveluverkkosuunnittelun kehittämistä Mellunkylän pilotin raportin havaintojen ja kehittämisehdotusten pohjalta.
Palveluverkkosuunnittelun digitalisointiin ja tietojen havainnollistamiseen liittyvät suurimmat kyvykkyyshaasteet liittyvät toimialojen eri järjestelmissä olevien tietojen siirtoon, linkittämiseen ja yhdistämiseen havainnollistamista varten.
Mellunkylän pilotin toiminnallisina opetuksina nousivat esille kriittiset kehittämiskohteet kuten sopiminen yhteisistä prosesseista, toimintatavoista ja roolituksista erityisesti kaupunkiuudistusalueilla, joilla edellytetään toimialojen yhteistoimintaa.
Koska palveluverkkosuunnittelun digitalisointi koskee kaikkia toimialoja, kehittämisen jatkon suunnittelu siirrettiin kaupunginkanslian valmisteltavaksi. Kaupunginkanslia valmistelee päättyneelle Digipave 2.0 -hankkeelle jatkoa ja hakee toteutushankkeen vastuuhenkilöksi asiantuntijaa. Jatkon valmistelusta raportoidaan toimitilastrategian ohjausryhmälle, jota johtaa pormestari.
06.09.2022 Pöydälle
Esittelijä
Lisätiedot
Hannu Kurki, erityissuunnittelija: 310 36285
Detta beslut publicerades 05.12.2022
FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING
Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet.
Tillämpat lagrum: 136 § i kommunallagen
Föredragande
Mer information fås av
Suvi Rämö, tf. stadssekreterare, telefon: 09 310 32174