En teknisk störning i stadens telefonväxel gör att samtalen inte kopplas vidare eller avbryts oväntat. Vi utreder felet som bäst. Vi beklagar störningen.

Hankinta, kustannuslaskentaohjelmisto, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

HEL 2023-004866
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Föregående handläggning
Ärendet har nyare handläggningar
Andra beslut för beslutsfattaren
§ 29
Denna beslutsfattare är inte längre aktiv

Kustannuslaskentaohjelmiston hankinta

Informationsförvaltningsdirektör

Päätös

Tietohallintojohtaja päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella kustannuslaskentaohjelmiston toimittajaksi NHG Finland Oy:n.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 473 840 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi vuotta allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja on toimittanut tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaiset lisäselvitykset hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Päätöksen perustelut

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön tuleva kustannuslaskentaohjelmisto, joka hankitaan ohjelmistotoimittajan tarjoamana kokonaispalveluna. Hankittava kokonaispalvelu kattaa kustannuslaskentaohjelmiston ja jatkuvat palvelut sekä näiden käyttöönoton.

Kustannuslaskentaohjelmiston tehtävänä on mahdollistaa laskentamallin luominen ja laskentasäännöstön ylläpitäminen kokonais- ja suoritekustannuslaskentaa varten halutun palvelu- ja tuoterakenteen mukaisesti. Kustannuslaskenta, tulosten esittäminen ja vertailu vaihtoehtoisten tuotantotapojen ja yksiköiden välillä toteutetaan yhdessä integroidussa järjestelmässä. Kustannuslaskentaohjelmistoon sisältyy tarvittavat raportointi- ja analytiikkatyökalut visualisointeineen, mutta tietoja tulee myös voida käyttää joustavasti erilaisissa muissa järjestelmissä.

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 6.10.2023 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin vähimmäisvaatimukset tarjoajien soveltuvuudelle ja määriteltiin hankittava kokonaispalvelu, kustannuslaskentaohjelmiston vaatimukset sekä sopimusehdot. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjousaikana hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 27.10.2023 klo 16:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä yhteensä 4 kysymyskokonaisuutta, joihin vastattiin 6.11.2023 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 13.11.2023 klo 16.00 mennessä saapui yhteensä kaksi tarjousta:

- Logex Oy
- NHG Finland Oy.

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 13.11.2023 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjousten tarkastamisen jälkeen todettiin, että molemmat tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Molemmat tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana on kohdeltu kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittu suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 70 pistettä ja laadun painoarvo 30 pistettä.

Vertailupisteiden lasku- ja suhteutuskaavat oli esitetty tarjouspyynnössä. Tarjoajan suhteutetut hinta- ja laatuvertailupisteet laskettiin yhteen. Suurimmat kokonaispisteet saanut tarjoaja voitti kilpailun.

Vertailuperusteena käytetty kokonaishinta muodostui tarjouspyynnön hintakohteista A-D:

A) Käyttöönottoprojekti
B) Jatkuvan palvelun kuukausiveloitus
C) Kehittämis- ja laajennustyön sekä muun asiantuntijatyön tuntihinta
D) Muu koulutus tuntihinta.

Laatupisteet annettiin vaatimusluettelon pisteytyksen mukaisesti. Tarjoaja sai laatuvertailussa pisteitä vaatimusluettelon mukaisesti niistä ei-pakollisista vaatimuksista, jotka sen tarjoama ohjelmistoratkaisu täyttää. Laatupisteiden enimmäismäärä oli yhteensä 101 pistettä.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouspyynnössä pyydetyn kokonaispalveluna toimitettavan kustannuslaskentaohjelmiston tarjosi NHG Finland Oy vertailuhinnalla 473 840 euroa (alv 0 %). Tarjousten vertailu on tämän päätöksen liitteenä 1.

Sopimus ja sopimuskausi

NHG Finland Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus. Hankintasopimuksen määräaikainen sopimuskausi on kaksi vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään tilaajan puolelta kuuden kuukauden ja toimittajan puolelta kahdentoista kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimus valitun toimittajan kanssa. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Toimivaltaperuste

Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 24.10.2023 § 216.

Mer information fås av

Jukka-Pekka Lehtomaa, johtava hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 24074

jukka-pekka.lehtomaa@hel.fi

Mika Penttilä, controller, puhelin: 09 310 34956

mika.penttila@hel.fi

Beslutsfattare

Petri Otranen
tietohallintojohtaja
Ladda ner utskriftsversion (pdf)

Bilagor

1. Vertailutaulukko