Hankinta, kävijälaskennan pilotti, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Vs. hallintojohtaja päätti hankkia kävijäseurannan ratkaisut kokonaistaloudellisesti edullisimmilta tarjoajilta seuraavasti:

Tilatyyppi 1: Yhden sisäänkäynnin sisätila, Pirkkolan jäähalli; Fidera Oy

Tilatyyppi 2: Useamman sisäänkäynnin sisätila, Kallion kirjasto; Mikro-Väylä Oy

Tilatyyppi 3: Monikäyttöinen sisätila, Kulttuurikeskus Stoa; Digitouch Group Oy

Tilatyyppi 4: Rajattu ulkotila (kiinteällä infralla), Tullikirjurin skeittiparkki; Mikro-Väylä Oy

Tilatyyppi 5: Monikäyttöinen ulkotila (kiinteällä infralla), Lauttasaaren liikuntapuisto; Digitouch Group Oy

Tilatyyppi 6: Rajaamaton vaihtuva ulkotila (pop-up/mobiilipaikka), Malkasaari, Osa-alueeseen ei valita toimittajaa.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Sopimus on voimassa kaksitoista (12) kuukautta.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on yhden (1) vuoden sopimuskaudella enintään 23 770 euroa.

Hankinnan kohde

Helsingin kaupungin Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala on kehittämässä toimipisteiden kävijäseurantaa ja siihen liittyviä ratkaisuja. Tämän hankinnan tavoitteena on tunnistaa eri tilatyyppeihin soveltuvia kävijälaskureita sekä erilaisia ratkaisumalleja kävijälaskennan toteuttamiseksi.

Kävijätiedot ovat yksi toiminnan tärkeimmistä tunnusluvuista ja osana tiedolla johtamisen kokonaisuutta. Kävijätietoja käytetään muun muassa resurssien oikein kohdentamisessa, toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen sekä toiminnan vaikuttavuuden arvioinnissa.

Kävijäseurannan kehittämishankkeen tavoitteena on toteuttaa ratkaisu, jolla kerätään yhteismitallista ja oikeaa kävijätietoa kaikista kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimipisteistä ja toiminnasta mahdollisimman automaattisesti analysoinnin ja raportoinnin tarpeisiin.

Kävijälaskennan kehittämisen ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus pilotoida erilaisia kävijälaskureita ja niiden kyvykkyyksiä eri tilatyyppien kävijätiedon laskennassa, pyritään saamaan kokemuksia eri kävijätietojen keräys- ja toteutustavoista. Pilotoinnissa tutkitaan myös kävijälaskennasta saatavan tiedon siirtämistä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan hyödynnettäväksi.

Pilotointikohteiksi on valittu Kallion kirjasto, Pirkkolan jäähalli, Kulttuurikeskus Stoa, Lauttasaaren liikuntapuisto, Tullikirjurin skeittipuisto ja Malkasaari.

Pilotoinnin yhteydessä kartoitetaan myös mahdollisia ratkaisumalleja, joilla kävijätiedot saadaan hallitusti ja luotettavasti kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan analysoinnin, seurannan ja raportoinnin tarpeisiin.

Pilotointi ja ratkaisumallin tarkennukset on tarkoitus tehdä vuoden 2023 - 2024 aikana ja sen pohjalta edetään varsinaiseen kävijälaskureiden hankintaan ja uuden ratkaisumallin käyttöönottoon vuosien 2024 - 2025 aikana.

Hankintamenettely

Tarjouspyyntö HEL 2023-008849 julkaistiin Tarjouspalvelu Hilmassa (hankintailmoitukset.fi) ja tarjouspalvelu.fi -palvelussa 22.9.2023. Hankinta on laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2015 25 §:n mukainen Kansallisen kynnysarvon alittava tavarahankinta. Kilpailutus suoritettiin avoimena menettelynä.

Tarjoukset

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2.10.2023 kello 12.00. Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta tarjoajilta: Citynomadi Oy, Digitouch Group Oy, Fidera Oy, Frivente Solutions Oy, Indoor Informatics Oy, JAS Partners Oy, Mikro-Väylä Oy, Visit Intelligence Oy ja Wapice Oy.

Tarjousten avaamisen jälkeen tarkastettiin tarjoajien soveltuvuus tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten perusteella. Tarjoajien Citynomadi Oy, Digitouch Group Oy ja Indoor Informatics Oy osalta tietoja ei ollut saatavilla VastuuGroupin Luotettava Kumppanirekisteristä tarjouspyynnön mukaisten soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä. Lisätietopyyntö tarjouspyynnön mukaisten soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä lähetettiin tarjoajille Citynomadi Oy, Digitouch Group Oy ja Indoor Informatics Oy. Saadun täsmennyksen perusteella todettiin, että Digitouch Group Oy ja Indoor Informatics Oy täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Citynomadi Oy ei toimittanut vastausta lisätietopyyntöön asetettuun määräaikaan mennessä. Citynomadi Oy ei siten täyttänyt tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia, jonka perusteella Citynomadi Oy suljettiin pois kilpailutuksesta. Tarjousvertailuun hyväksyttiin kahdeksan tarjoajan tarjoukset.

Tarjoajien soveltuvuustarkastuksen jälkeen tarkastettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjoajien Digitouch Group Oy, Fidera Oy, Indoor Informatics Oy tarjouksista ei tullut selkeästi esille, miten tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset toteutuvat. Täsmennyspyyntö tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten toteutumisesta lähetettiin tarjoajille Digitouch Group Oy, Fidera Oy, Indoor Informatics Oy. Saadun täsmennyksen perusteella todettiin, että Digitouch Group Oy ja ja Fidera Oy tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouspyynnössä pakollisena tietona pyydettiin Kävijälaskuriratkaisun käyttöönottoon liittyvä projektisuunnitelma. Indoor Informatics Oy tarjosi ratkaisuaan osa-alue Tilatyyppi 5: Monikäyttöinen ulkotila (kiinteällä infralla), Lauttasaaren liikuntapuisto. Indoor Informatics Oy tarjouksen liitteenä toimittamassa projektissuunnitelmassa ei ollut viitattu Lauttasaaren liikuntapuistoon millään tavalla. Indoor Informatics Oy ei toimittanut vastausta täsmennyspyyntöön asetettuun määräaikaan mennessä. Indoor Informatics Oy tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen, jonka perusteella Indoor Informatics Oy tarjous hylätään tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi.

Frivente Solutions Oy jätti tarjouksen hankinnan osa-alueeseen ”Tilatyyppi 2: Useamman sisäänkäynnin sisätila, Kallion kirjasto” tarjoushintaan 0 euroa. Frivente Solutions Oy:lle lähetettiin täsmennyspyyntö poikkeuksellisen alhaisesta tarjoushinnasta. Täsmennyspyyntöön antamassaan vastauksessa Frivente Solutions Oy vahvisti tarkoittaneensa tarjota osa-aluetta hintaan 0 euroa ja perusteli hinnoittelua. Poikkeuksellisen alhaista tarjoushintaa koskevan hankintalain säännöksen esitöissä todetaan, että hankintayksiköllä on harkintavalta poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen hylkäämisessä, jos se arvioi, että tarjouksen hyväksyminen tarkoittaisi riskiä toimituksen laiminlyömisestä taikka puutteellisuudesta (HE 2016/108 s. 205–206). Frivente Solutions Oy täsmennyspyyntöön antamasta selvityksestä huolimatta hankintayksikölle jäi epäilys siitä, että tarjouksen hyväksyminen tarkoittaisi tosiasiallista riskiä toimituksen laiminlyömisestä tai puutteellisuudesta. Näin ollen hankintalain esitöihin ja markkinaoikeuden oikeuskäytäntöön (MAO 225/20 ja MAO:H183/2021) perustuen päätettiin sulkea Frivente Solutions Oy:n tarjous tarjouskilpailun ulkopuolelle hankinnan osa-alueesta 2, jotta hankintayksikkö voi suojella omaa sopimusoikeudellista ja taloudellista asemaansa. Frivente Solutions Oy:lle toimitetaan asiasta erillinen selvitys hankintapäätöksen liitteenä.

Visit Intelligence Oy jätti tarjouksen hankinnan osa-alueisiin 1–5 kuhunkin osa-alueeseen hintaan -1 euroa. Visit Intelligence Oy:lle lähettiin täsmennyspyyntö poikkeuksellisen alhaisista tarjoushinnoista. Täsmennyspyyntöön antamassaan vastauksessa Visit Intelligence Oy vahvisti tarkoittaneensa tarjota osa-alueita hintaan -1 euroa ja perusteli hinnoittelua. Edellisessä kappaleessa kuvatuin perustein hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjous sillä perusteella, että se arvioi tarjouksen hyväksymisen tarkoittavan riskiä toimituksen laiminlyömisestä tai puutteellisuudesta. Visit Intelligence Oy:n tarjous päätettiin sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle hankinnan osa-alueissa 1–5, jotta hankintayksikkö voi suojella omaa sopimusoikeudellista ja taloudellista asemaansa. Visit Intelligence Oy:lle toimitetaan asiasta erillinen selvitys hankintapäätöksen liitteenä.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan (hankintalain 106 §).

Tarjousvertailun perusteella alla listatut tarjoajat olivat kokonaistaloudellisesti edullisimmat ja tulevat siten valituksi palvelun toimittajaksi tarjouspyynnön menettelysääntöjen mukaisesti. Tarjousvertailu suoritettiin tarjoajien tarjoushinnan perusteella. Tarjoajien vertailuhinnat olivat:

Tilatyyppi 1: Yhden sisäänkäynnin sisätila, Pirkkolan jäähalli; Fidera Oy, 2 570 euroa

Tilatyyppi 2: Useamman sisäänkäynnin sisätila, Kallion kirjasto; Mikro-Väylä Oy, 1 400 euroa

Tilatyyppi 3: Monikäyttöinen sisätila, Kulttuurikeskus Stoa; Digitouch Group Oy, 8 500 euroa

Tilatyyppi 4: Rajattu ulkotila (kiinteällä infralla), Tullikirjurin skeittiparkki; Mikro-Väylä Oy, 1 800 euroa

Tilatyyppi 5: Monikäyttöinen ulkotila (kiinteällä infralla), Lauttasaaren liikuntapuisto; Digitouch Group Oy, 9 500 euroa

Tilatyyppi 6: Rajaamaton vaihtuva ulkotila (pop-up/mobiilipaikka), Malkasaari, Osa-alueeseen ei valita toimittajaa. Tarjoaja voi tulla valituksi toimittajaksi maksimissaan kahteen osa-alueeseen.

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 12.4.2023, 50 § siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että hallintojohtaja voi päättää hankinnoista 150 000 euroon saakka.