Hankinta, suorahankinta, koneiden ja laitteiden huollot ja korjaukset, Fimet Oy, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti hankintalain 40 §:n perusteella hankkia suun terveydenhuollon hammashoitoyksiköiden, imulaitteistojen ja muiden niihin liittyvien laitteiden määräaikaishuollot ja vikakorjaukset suorahankintana Fimet Oy:ltä.

Päätös koskee suun terveydenhuollon kulloinkin olemassa olevia, Fimet Oy:n valmistamia hammashoitoyksiköitä ja niihin liittyviä lisälaitteita.

Hankinnan sitoumukseton arvioitu arvo 48 kuukauden arvon perusteella laskien on noin 480 000,00 euroa (alv 0 %).

Suun terveydenhuolto ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palveluja hankitaan kulloisenkin tarpeen mukaan.

Taustaa

Suun terveydenhuollon koneiden ja laitteiden huolto- ja korjauspalvelut on kilpailutettu vuonna 2022. Hankinnan periaatteet hyväksyttiin sosiaali- ja terveyslautakunnassa 18.1.2022 § 4. Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja on tehnyt hankinnasta hankintapäätöksen 16.5.2022 § 67. Hankintaan valittiin kuusi (6) palveluntuottajaa.

Perussopimuskausi alkoi 1.7.2022 ja päättyy 30.6.2024. Hankintaan sisältyy mahdollisuus 24 kuukauden optiokauteen, joka voidaan ottaa käyttöön kaikissa hankinnan osa-alueissa tai vain osassa niitä ja kaikkien palveluntuottajien kanssa tai vain osan kanssa.

Hankinnassa oli 14 osa-aluetta. Osa-alueissa 1–8 (hammashoitoyksiköt ja imulaitteistot) optiokautta ei otettu käyttöön, koska niiden osalta kuluvan sopimuskauden aikana on havaittu tarvetta tehdä muutoksia kilpailutetun hankinnan ja sopimuksen sisältöön.

Suun terveydenhuollolla on eri toimipisteissä yhteensä 244 kuuden eri toimittajan toimittamia, eri merkkisiä ja eri valmistajien valmistamia hammashoitoyksiköitä.

Suun terveydenhuollossa olevilla laitteilla hoidetaan potilaita, joten lääkinnällisten koneiden ja laitteiden tulee olla turvallisia niin potilaille kuin henkilökunnalle. Huolto- ja korjauspalvelun hankinnalla pyritään turvallisen työskentelyn varmistamisen lisäksi hyödyntämään laitteiden elinkaari ja vähentämään uusien laitteiden hankintaa. Tilaajana suun terveydenhuolto pyrkii edistämään ekologisuutta ja kestävää kehitystä siten, että korjauskelpoiset laitteet pyritään korjaamaan, mikäli se vain suinkin on taloudellisesti perusteltua.

Kuluva sopimuskausi

Kuluvalla sopimuskaudella on havaittu, että vuonna 2022 kilpailutettu hankinta ei sovellu kaikilta osin eri valmistajien hammashoitoyksiköiden määräaikaishuoltoihin. Vuoden 2022 hankinnassa pyydettiin hinnat vikakorjauksille ja vuosittain tehtäville määräaikaishuolloille. Sopimuskauden aikana on havaittu tarve tarkentaa ja muuttaa sopimuksen sisältöä vastaamaan paremmin kunkin valmistajan suosituksia.

Eri valmistajilla on erilaisia ohjeita säännöllisten määräaikaishuoltojen sisällöstä ja laajuudesta sekä siitä, millainen huolto on tarkoituksenmukaista tehdä missäkin vaiheessa hammashoitoyksikön ja imulaitteiston elinkaarta. Säännöllisesti tehtävien huoltojen frekvenssiin ja sisältöön vaikuttaa osaltaan hammashoitoyksikön ja imulaitteiston käyttöaste. Edellä mainittuja, valmistajakohtaisia erilaisia määräaikaishuoltoihin liittyviä sisältöjä ei oltu huomioitu vuoden 2022 kilpailutuksessa.

Hankintayksikkö on päätynyt toimittajakohtaiseen suorahankintaan, jolloin saadaan kutakin hammashoitoyksikköä ja imulaitteistoa koskevat valmistajan ohjeen mukaiset määräaikaishuollot sisältöineen paremmin huomioitua.

Määräaikaishuollot ja vikakorjaukset hankitaan suorahankintana valmistajan valtuuttamalta yritykseltä.

Lääkintälaitteita koskeva laki ja asetus

Laissa lääkinnällisistä laitteista (719/2021) määritellään ammattimaiselle käyttäjälle muun muassa seuraavia vaatimuksia:

- laite säädetään, ylläpidetään ja huolletaan valmistajan ohjeistuksen mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti

- laitteen asentaa, huoltaa ja korjaa vain henkilö, jolla on tarvittava ammattitaito ja asiantuntemus.

Lääkinnällisiä laitteita koskee myös 26.5.2021 voimaantullut MDR-asetus (EU) 2017/745. Asetuksessa on vaatimuksia lääkinnällisten tuotteiden tai laitteiden valmistajille sekä jakelijalle.

Hankintalaki

Laissa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksesta (1397/2016) § 40 todetaan, että suorahankinnassa hankintayksikkö neuvottelee valitsemiensa toimittajien kanssa hankintasopimuksen ehdoista julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta.

Hankintayksikkö voi valita suorahankinnan tietyin edellytyksin. Lain § 40.2 kohdan 2 mukaan teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Vuoden 2022 kilpailutuksessa ja suorahankinnasta palveluntuottajan kanssa käydyissä neuvotteluissa todettiin, että Fimet Oy:n valmistamien hammashoitoyksiöiden osalta valmistajan valtuutus on Fimet Oy:llä.

Hammashoitoyksiköiden ja imulaitteistojen määräaikaishuoltojen ja vikakorjausten hankkimista suorahankintana ei voida pitää kilpailun rajoittamisena eikä kyseessä ole hankinnan ehtojen keinotekoinen kaventaminen.

Suorahankinta

Helsingin suun terveydenhuollon eri toimipisteissä on Fimet Oy:n valmistamia hammashoitoyksiköitä yhteensä 61 kappaletta. Sopimuskauden aikana sopimuksen piiriin kuuluvien hammashoitoyksiköiden määrä voi vaihdella riippuen uusien tai vaihdettujen (poistettujen) hammashoitoyksiköiden kulloisestakin määrästä, voimassa olevista takuuehdoista ja sopimuskauden aikaisissa kilpailutuksissa valittujen hammashoitoyksiköiden valmistajista / toimittajista.

Hankintapalvelut ja suun terveydenhuolto ovat neuvotelleet Fimet Oy:n kanssa 22.1.2024 muun muassa hammashoitoyksiköiden ja imulaitteistojen määräaikaishuoltojen ja vikakorjausten suorittamisesta, huoltojen laajuudesta, frekvenssistä ja sisällöistä.

Fimet Oy:ltä on pyydetty hankinnasta kirjallinen tarjous 26.1.2024. Fimet Oy on antanut tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin perustuvan tarjouksensa 11.3.2024. Tarjouksessaan Fimet Oy on antanut tuntihinnat vikakorjauksille ja hinnat erilaisille määräaikaishuolloille ja niiden sisällöille. Fimet on toimittanut myös valmistajan valtuutuksen. Tarjoukseen liittyvät tarkentavat neuvottelut käytiin Fimet Oy:n kanssa huhtikuussa 2024

Sopimus ja sopimuskausi

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Sopimus voidaan solmia kuitenkin vasta, kun hankintalakiin (1397/2016) § 80 pakolliset poissulkuperusteet on tarkastettu rikosrekisteriotteista. Lisäksi tilaajavastuulain (22.12.2006/1233) velvoitteiden täyttyminen varmistetaan ennen sopimuksen allekirjoitusta.

Hankinnasta julkaistaan päätöksenteon jälkeen osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi hankintalain § 131 perustuva suorahankintaa koskeva ilmoitus.

Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi, huomioiden hankintalain § 131, jonka mukaan sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua suorahankintaa koskevan ilmoituksen julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevaksi, kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuskauden suunniteltu alkamisajankohta on 1.7.2024.

Hankintavaltuudet

Terveys- ja päihdepalvelujen johtajan oikeus päättää hankinnasta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen 12.12.2023 § 260 hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla.