Hankinta, optio, sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu, puitejärjestelyn jatkaminen optiokaudelle 2024 - 2029, kaupunkiympäristön toimiala

HEL 2024-006101
Ärendet har nyare handläggningar
§ 18

Sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu, puitejärjestelyn jatkaminen optiokaudelle 2024 - 2029

Sektorchef

Päätös

Toimialajohtaja päätti jatkaa Cloudpermit Oy:n kanssa tehtyä sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelun puitesopimusta alkuperäisin ehdoin kuudenkymmenen (60) kuukauden pituiselle optiokaudelle. Puitesopimuksen käyttöä jatketaan 1.9.2024 – 31.8.2029 väliseksi ajaksi.

Optiokauden käyttö perustuu kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston päätökseen 12.8.2021 § 68. Arvio koko hankinnan arvonlisäverottomasta arvosta optiokausi mukaan lukien on ollut noin 8 400 000 euroa.

Puitesopimuksen perusteella tilattavista yksittäisistä palveluista on sovittu erikseen tarkentavalla palvelusopimuksella. Palvelusopimuksella tähän mennessä tehdyt palveluiden tilaukset pysyvät ennallaan voimassa optiokauden alkaessa.

Tästä optiopäätöksestä riippumatta tilaajalla on edelleen puitesopimuksen perusteella lisäksi yksipuolinen oikeus tarvittaessa irtisanoa puitesopimus noudattaen kolmen kuukauden irtisanomisaikaa. Toimittajalla ei ole yleistä sopimuksen irtisanomisoikeutta.

Päätöksen perustelut

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Alkuperäisen hankinnan kohteena on ollut sähköinen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu, jonka avulla järjestetään rakennusvalvonnan, yleisten alueiden käytön, kiinteistönmuodostuksen ja ympäristönsuojelun toimialueiden sähköisen asioinnin palveluita kunnan asiakkaille. Kaupunkiympäristön toimiala on ollut mukana Kuntien Tiera Oy:n kilpailuttamassa hankinnassa hankintarenkaan jäsenenä. Kilpailutus toteutettiin julkaisemalla hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavassa ja Tarjouspalvelu-portaalissa 18.11.2020.

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto päätti hankintapäätöksellä 12.8.2021 § 68 hyväksyä tarjouskilpailussa saadun Cloudpermit Oy:n tarjouksen. Tietohallintopäällikkö on allekirjoittanut hankintaa koskevan puitesopimuksen 1.9.2021.

Arvio koko hankinnan arvonlisäverottomasta arvosta optiokausi mukaan lukien on ollut noin 8 400 000 euroa. Arvioon on sisältynyt puitesopimuksen piiriin kuuluvat ohjelmistopalvelut, mahdolliset optiona tilattavat ohjelmistopalvelut sekä laskennallinen osuus myös asiantuntijapalveluista, koulutuksista ja hinnankorotuksista.

Puitesopimuksen perusteella tilattavista yksittäisistä palveluista on sovittu erikseen tarkentavalla palvelusopimuksella. Käyttöönotettuja palveluita ovat tällä hetkellä rakennusvalvonnan asiointi ja arkistointi, kiinteistönmuodostuksen asiointi, ympäristönsuojelun asiointi, yleisten alueiden asiointi, raportointityökalu sekä rakennusvalvonnan päätöksenteko. Tähän mennessä käyttöönotettujen palveluiden vuosittaiset palvelumaksut ovat vuoden 2024 osalta laskettuna yhteensä noin 442 000 euroa.

Optiokauden käyttöönoton perustelut

Kyse on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 41 §:n 2 momentin perustella tehtävästä hankinnasta, joka liittyy alkuperäisessä puitesopimuksessa määritellyn optiokauden käyttöönottoon.

Hankinnan kohteena olevat palvelut ja sopimus koskevat useita kaupunkiympäristön toimialan palveluita. Keskeisimpiä sidoshenkilöitä, kuten ohjelmistopalveluiden omistajia ja pääkäyttäjiä, on kuultu sopimuskauden aikaisista kokemuksista.

Palautteen perusteella keskeiset sidoshenkilöt ovat olleen pääosin tyytyväisiä sopimuksen mukaisiin palveluihin, vaikka kehittämistarpeita joissakin yksittäisissä palveluiden osa-alueissa on koettu ilmenneen. Myös asiointipalveluiden loppukäyttäjät, kuten kaupunkilaiset ja suunnittelijat, ovat olleet saatujen tietojen perusteella pääosin tyytyväisiä palveluihin.

Palveluita on otettu ensimmäisen sopimuskauden aikana vaiheittain käyttöön, ja osan palveluista käyttö on alkanut vasta hiljattain vakiintua organisaatiossa. Nyt käytössä oleva palvelukokonaisuus tarjoaa yhtenäisen asiointikokemuksen palveluprosessien koko elinkaaren ajaksi. Näissä olosuhteissa johonkin muuhun ratkaisutapaan siirtyminen kyseisten palveluiden järjestämisen osalta ei olisi tällä hetkellä toiminnallisesti tai taloudellisesti tarkoituksenmukainen vaihtoehto.

Hankintayksikkö seuraa kuitenkin palveluyhteistyön toimivuutta, palveluiden ja tarpeiden kehittymistä sekä markkinatilannetta myös optiokaudella.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (19.12.2023 § 700) mukaan toimialajohtajalla on oikeus päättää puitesopimuksiin perustuvista hankinnoista sekä hankintalain 41 §:n 2 momentin mukaisista optioista ilman eurorajaa. Toimialajohtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.

Mer information fås av

Oona Nuutinen, lakiasiantuntija, puhelin: 09 310 52603

oona.nuutinen@hel.fi

Beslutsfattare

Ville Lehmuskoski
kaupunkiympäristön toimialajohtaja