Hankinta, hautauspalvelut, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella hautauspalvelujen palveluntuottajaksi Hautauspalvelu Pietét Oy:n.

Valinta on tehty tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Tarjousvertailu on tämän päätöksen liitteenä (liite 1. Vertailutaulukko).

Suunniteltu sopimuskausi on 1.4.2025–31.12.2026. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään 27 kuukauden mittaisella optiokaudella.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella mahdollinen optiokausi huomioiden on 350 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että palveluntuottaja toimittaa
asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Hautauspalvelut on kilpailutettu viimeksi vuonna 2020. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja on tehnyt hankinnasta päätöksen 15.12.2020, § 105. Perussopimuskausi on ollut 1.4.2021–31.3.2023. Tilaaja on voinut jatkaa sopimuksia enintään kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Optiokausi päättyy 31.3.2025.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan hautauspalvelujen hankinta pääosin toimeentulotukeen oikeutettujen helsinkiläisten vainajien hautaukseen. Palvelu alkaa vainajan luovutuksesta vainajan säilytyspaikasta palveluntuottajalle ja päättyy hautaukseen. Pääosin hautaukset ovat tuhkahautauksia ja vain perustelluista syistä arkkuhautauksia. Hautaustavan valinnassa huomioidaan vainajan kulttuuri, uskonnollinen vakaumus ja uskontoon liittyvät hautaustavat. KELA:n myöntämä perustoimeentulotuki ei kata vainajan hautausta. Hankittava palvelu on helsinkiläisille tarkoitettua palvelua. Tämän takia palveluntuottajalla tulee olla vähintään yksi palvelupiste Helsingin kaupungin alueella koko sopimuskauden ajan.

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää hankintalain tarkoittaman kansallisen kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa 6.11.2024 julkaistulla hankintailmoituksella. Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin vähimmäisvaatimukset tarjoajien soveltuvuudelle sekä määriteltiin hankittava palvelu sekä hankittavan palvelun ja palvelun laadun vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjouskilpailussa ei sallittu osatarjouksia eikä rinnakkaisia tarjouksia.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjousaikana hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 20.11.2024 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Hankintayksikkö ei saanut määräaikaan mennessä yhtään lisätietokysymystä.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 12.12.2024 klo 12:00 mennessä saapui yhteensä kaksi (2) tarjousta. Tarjouksen jättivät Hautauspalvelu Pietét Oy ja Hautaustoimisto Havu (Torowit Oy).

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 12.12.2024 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoajalle, tarjoukselle
ja tarjottavalle palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Hankintayksikön toteuttaman alustavan tarjousten tarkastamisen jälkeen todettiin, että molemmat tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tilaajavastuulakiin liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain siltä tarjoajalta, joka tuli vertailun perusteella valituksi palveluntuottajaksi.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli määritelty tarjousten valintaperusteet. Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus (kokonaisvertailupisteet), jossa hinnan painoarvo oli 100 prosenttia (hintavertailupisteet). Tarjousten laatutekijät oli huomioitu tarjouspyyntöasiakirjoissa hankinnan kohteelle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Hintojen vertailussa huomioitiin kullekin tarjouspyynnön kohteelle tarjouspyynnöllä annetut hinnat (hintavertailun kohteet olivat hautauspalvelutapahtuma, kantaja ja apumies). Kunkin hintavertailun kohteen vertailuhinta muodostetiin tarjouspyynnössä kuvatulla kaavalla. Hintavertailu toteutettiin kohteittain siten, että kunkin kohteen hintaa vertailtiin erikseen. Kullekin kohteelle oli tarjouspyynnössä määritelty painoarvo, jonka perusteella kohteen hinnan maksimipisteet määräytyivät. Kunkin kohteen kohdalla halvin tarjottu hinta sai kyseisen kohteen hinnan maksimipisteet, muut suhteutettiin tähän kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo * kohteen hinnan maksimipisteet. Kun kunkin kohteen hinnat oli vertailtu ja pisteytetty, Tarjoajan tarjouksen kohteiden saamat vertailupisteet laskettiin yhteen. Tarjouksen saamat kokonaisvertailupisteet muodostuivat siten yhteenlasketuista kohdekohtaisista vertailupisteistä (Liite 1 Vertailutaulukko).

Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnan kohteeseen
valittiin yksi (1) palveluntuottaja.

Sopimus

Valitun palveluntuottajan kanssa tehdään 21 kuukauden pituinen
sopimus. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.4.2025 ja se
päättyy 31.12.2026.
Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään 27 kuukauden pituiseen optiokauteen perussopimuskauden päättymisen jälkeen. Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimukset valittujen palveluntuottajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Hankintavaltuudet

Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajan oikeus päättää hankinnasta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista 17.12.2024 § 281.