Päätös sulkea BW ECOMMERCE PRIVATE LIMITED ("BW ECOMMERCE") pois pääkaupunkiseudun kirjastojen kirjastojärjestelmän hankintaa koskevasta kilpailullisesta neuvottelumenettelystä
Päätös sulkea BW ECOMMERCE PRIVATE LIMITED ("BW ECOMMERCE") pois pääkaupunkiseudun kirjastojen kirjastojärjestelmän hankintaa koskevasta kilpailullisesta neuvottelumenettelystä
Päätös
Yhteisten palvelujen johtaja päätti sulkea pois BW ECOMMERCE pääkaupunkiseudun kirjastojen kirjastojärjestelmän hankinnasta.
Päätöksen perustelut
Hankinnan laajuus
Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit järjestävät yhdessä julkisen hankintakilpailun SaaS (Software as a Service) -kirjastojärjestelmästä, joka sisältää toteutuksen, konfiguroinnin, käyttöönoton, integraatiot, tietojen siirron, tuen, koulutuksen ja ylläpidon.
Sovellettava laki
Hankinta toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, muutoksin, jäljempänä "hankintalaki ") mukaisesti.
Tausta
Ehdokkaiden soveltuvuus ja valintaperusteet määriteltiin hankintailmoituksessa ja sen liitteissä. Hankintailmoituksessa ja sen liitteissä todettiin, että ehdokkaat/tarjoajat, jotka eivät täytä ehdokkaiden soveltuvuutta koskevia vähimmäisvaatimuksia, suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Hankintailmoituksen ja sen ESPD-liitteen mukaan ehdokkailta edellytettiin kokemusta kirjastojärjestelmän toimittamisesta (käyttöönotto, tuki ja ylläpito). Kokemus on osoitettava esittämällä referenssitoimitus, joka täyttää kaikki jäljempänä esitetyt vaatimukset. Tehtävään on pitänyt sisältyä kirjastojärjestelmän toimittaminen, ja seuraavien edellytysten on täytyttävä:
- Toimitukseen on sisältynyt kirjastojärjestelmän käyttöönotto, joka on saatu päätökseen, ja kirjastojärjestelmän tuotantokäyttö on tapahtunut viimeisten kolmen vuoden aikana osallistumishakemuksen viimeisestä jättöpäivästä.
- Toimitukseen on sisältynyt kirjastojärjestelmän tuki ja ylläpito, jotka ovat edelleen käynnissä.
- Kirjastojärjestelmä on täyttänyt seuraavat vaatimukset:
- Kirjastojärjestelmä on toimitettu SaaS-palveluna (Software as a Service).
- Kirjastojärjestelmä on kattanut vähintään 20 kirjaston toimipistettä/paikkaa.
- Nimekkeiden ja niteiden hallinta: Kirjastojärjestelmä on pystynyt hallinnoimaan vähintään 425 000 nimekettä ja vähintään 1,75 miljoonaa nidettä.
- Hankintojen hallinnointi: Kirjastojärjestelmä on tukenut vähintään 80 000 hankintaa vuosittain.
- Kirjastojärjestelmältä ei edellytetä, että sitä käytetään hankintojen tekemiseen, mutta sen on kyettävä hallitsemaan vaadittu määrä hankintoja.
- Varausten käsittely: Kirjastojärjestelmä on pystynyt käsittelemään vähintään miljoona varausta vuodessa.
- Laina- ja palautustapahtumat: Kirjastojärjestelmä on tukenut vähintään 8 miljoonaa lainaustapahtumaa vuosittain.
- Asiakastietueet: Kirjastojärjestelmällä on voitu käsitellä vähintään 500 000 asiakastietuetta.
- Kirjastojärjestelmään on sisällytetty seuraavat toiminnot, jotka ovat referenssiasiakkaiden käytössä ja joita referenssiasiakkaat hyödyntävät:
- Asiakasrekisteri: Tietokanta, johon tallennetaan asiakastiedot, kuten nimi, osoite, yhteystiedot ja kirjaston toimintaan liittyvät tiedot.
- Lainaus- ja palautustoiminnot: Nämä toiminnot kattavat prosessit, joiden avulla asiakkaat lainaavat ja palauttavat materiaaleja. Järjestelmä tallentaa lainauksen ajankohdan ja lainaajan tiedot ja päivittää tiedot automaattisesti, kun aineisto palautetaan kirjastoon.
- Luettelointi: Luettelointi sisältää kirjojen ja muun aineiston bibliografisten tietojen, kuten kirjailijan, otsikon, julkaisuvuoden ja aiheen, tallentamisen.
- Tilastollinen raportointi: Tämä toiminto tuottaa raportteja ja tilastoja kirjaston toiminnasta, kuten lainamääristä, palautuksista ja aineistohankinnoista.
- Toimitukseen on sisältynyt kirjastojärjestelmän integrointi muihin järjestelmiin API-rajapintojen kautta.
- Toimitukseen on sisältynyt kirjastojärjestelmän integrointi itsepalvelulaitteisiin.
- Toimitukseen on sisältynyt tietojen siirto.
- Referenssin on oltava ulkopuolinen (ei hakijaorganisaation tai -yritysryhmän sisäinen), eikä referenssiasiakkaalla saa olla etua siitä, että toimittajalle myönnetään sopimus.
- Jos hakija käyttää alihankkijoita ja/tai jos hakija on ryhmittymä, hakija voi täyttää vaatimuksen yhdessä alihankkijoiden ja/tai ryhmittymän jäsenten kanssa.
Osallistumishakemuksessanne ja sen liitteissä ilmoititte, että teillä on seuraavaa kokemusta (vapaasti suomennettuna):
"UiTM-hanke: LIBSYS Implementation Overview
Tietoa UiTM:stä
Universiti Teknologi MARA (UiTM) on Malesian suurin julkinen yliopisto, joka on sitoutunut tarjoamaan helposti saatavilla olevaa, korkeatasoista koulutusta, jota tukee nykyaikainen infrastruktuuri ja teknologia. UiTM:llä on 34 kampusta, 4 korkeakoulua, 14 tiedekuntaa ja 9 akateemista keskusta koko maassa.
UiTM tarjoaa yli 500 ohjelmaa - perustutkinnosta tohtorintutkintoon ja ammattikorkeakoulututkintoon - ja sillä on tärkeä rooli korkeakoulutuksen saatavuuden laajentamisessa ja kansallisen kehityksen edistämisessä vaalimalla lahjakkuuksia, parantamalla työllistettävyyttä ja kouluttamalla tulevaisuuteen valmistautuneita tutkinnon suorittaneita.
Hankkeen tavoitteet
UiTM-hankkeen päätavoitteena oli ottaa käyttöön verkkopohjainen integroitu kirjastojärjestelmä (Web-Based Integrated Library System, WILS), joka vastaa UiTM:n teknistä arkkitehtuuria ja strategista visiota kirjastopalvelujen digitalisoimiseksi ja nykyaikaistamiseksi yli 30 kampuksella. LIBSYS valittiin toimittamaan täysin integroitu ratkaisu, joka vastaa seuraavista toiminnoista:
- Räätälöidyn LIBSYS-järjestelmän käyttöönotto, joka on räätälöity UiTM:n työnkulkuihin.
- Ohjelmiston konfigurointi toiminnallisten ja poliittisten vaatimusten täyttämiseksi.
Kattavan koulutuksen tarjoaminen hallinto- ja kirjastohenkilöstölle.
- Saumattoman integroinnin varmistaminen olemassa oleviin järjestelmiin ja kolmansien osapuolten työkaluihin.
- Infrastruktuurin valmiuden, vankan UAT:n ja sujuvan käyttöönoton varmistaminen.
Proof of Concept (PoC)
LIBSYS-järjestelmän arvioimiseksi toteutettiin kaksi kattavaa Proof of Concept (PoC) -harjoitusta:
- Ensimmäinen PoC (huhtikuu 2012): Demonstroitu ydinmoduulit ja yhteentoimivuus
- Toinen tutkimusraportti (maaliskuu 2014): Keskittyi skaalautuvuuteen, räätälöintiin ja monimutkaisiin usean kampuksen tarpeisiin
Infrastruktuurin testaus ja asennus
Varhainen kriittinen vaihe oli UiTM:n infrastruktuurin arviointi LIBSYSin keskitettyä käyttöönottoa varten. Vaikka LIBSYS tarjosi SaaS-käyttöönottoa AWS:ssä (Singapore), UiTM valitsi yliopiston käytäntöjen mukaisesti tiloissa tapahtuvan käyttöönoton.
Arvioinnin jälkeen luotiin UAT-ympäristö, jossa järjestelmä asennettiin kokonaisuudessaan, mikä mahdollisti varhaisen palautteen saamisen sidosryhmiltä eri kampuksilla. Tärkeimpiä kampuksia olivat:
UiTM Selangor, Sarawak, Sabah, Johor, Kedah, Kelantan, Melaka, Negeri Sembilan, Pahang, Pulau Pinang, Perak, Perlis ja Terengganu. Selangorin keskuskirjastoon kuului myös muita toimipisteitä sen laajan kokoelman vuoksi.
Käyttöönottopalvelut sisältyvät:
- Kannan suorituskyvyn tarkastukset ja optimointi
- Palvelimen kuormitusanalyysi ja suorituskyvyn parantaminen
- Klusterin hallinta (OPAC ja taloushallinto)
- Suorituskyvyn ja kuormituksen seuranta klustereiden välillä
- OS-tason valvonta ja varmuuskopiointiskriptit
- Turvallisuuden seuranta ja uhkien raportointi
- Korkea sovelluksen käytettävyyden varmistus
- SQL-palvelimen muistin valvonta ja palvelun päivitys
Koulutusohjelma
Strukturoitu koulutusohjelma kohdistui UiTM:n hajautettuun kirjastoverkkoon:
- Kirjastohenkilöstön toiminnallinen koulutus
- Hallintokoulutus järjestelmänvalvojille
- Käteviä UAT-istuntoja käytännön taitojen kartuttamiseksi
- Erikoistuneet istunnot eri kampuksille
- Kouluttaja-kouluttaja -mallin toteuttaminen
Tiedonsiirto
Tietojen siirtäminen oli keskeinen vaihe, johon sisältyi:
- 12 kampuskohtaisesta tietokannasta saatujen tietojen poimiminen ja yhdistäminen.
- Bibliografisten tietueiden, asiakkaiden, tapahtumalokien ja hankintahistorian puhdistus, validointi ja kartoitus.
- Monimutkainen siirtyminen MALMARCista MARC21:een ja RDA:n noudattaminen.
- Vaiheittainen siirtyminen, perusteellinen testaus ja siirtymisen jälkeinen todentaminen UiTM:n avulla.
Puuteanalyysi & räätälöinti
UAT:n jälkeen tehtiin yksityiskohtainen puuteanalyysi, jonka perusteella tehtiin tärkeimmät mukautukset:
- Toimittajaportaali: Tarjousten, neuvottelujen ja laskutuksen hallinta
- Lahjoitusten hallinta: Seuraa ja hallitse resurssilahjoituksia
- Library Shops Management: Vähittäiskauppa (esim. tulostaminen, internet, paperitavarat).
- Dean Portal: Lähetä ja hyväksy hankinnat, erityisesti kirjamessujen aikana.
- Kansainvälinen lainausmoduuli: Resurssien jakaminen kampusten välillä
- Lisätty OPAC: Sekä fyysisten että digitaalisten resurssien haku
- Artikkelipyyntömoduuli: Lehtipyynnöt, jotka eivät ole kokoelmassa
Järjestelmäintegraatiot:
- Opiskelijahallintojärjestelmä (SMS)
- Henkilöresurssien hallintajärjestelmä (HRMS)
- Rahoituskirjanpidon tietojärjestelmä (FAIS)
- RFID-integraatio NCIP-protokollan kautta (usean valmistajan laitteistojen yhteensopivuus tuotanto- ja testiympäristöihin).
Go-Live käyttöönotto
Järjestelmä otettiin käyttöön joulukuussa 2015 käyttämällä klusteroitua palvelinasetusta, jossa kuormituksen tasaus takaa optimaalisen suorituskyvyn ja käytettävyyden kaikissa toimipisteissä.
Tärkeimmät virstanpylväät
Ensimmäinen konseptin todiste: Huhtikuu 2012
2. konseptin todentaminen: Maaliskuu 2014
Myönnetty hanke: syyskuu 2014
Go-Live: 2015
Tuki päättyy: 2024 lopussa
Toimitetut palvelut
Proof of Concept
- Asennus ja suorituskyvyn virittäminen
- Pilvipalvelimen hallinta
- VAPT (haavoittuvuuksien arviointi ja tunkeutumistestaus)
- Datan siirtyminen
- koulutusohjelmat
- Chat-, puhelin- ja etätuki
- Kahden vuoden välein tehtävät tarkastuskäynnit
- neljännesvuosittaiset arviointikokoukset
Päätelmä
Tämä laajamittainen kirjastoautomaatioprojekti on lippulaivatoteutus, joka osoittaa LIBSYSin kyvyn toimittaa skaalautuvia, integroituja ja räätälöityjä ratkaisuja maantieteellisesti hajallaan oleville laitoksille. LIBSYS-järjestelmä on tehostanut merkittävästi UiTM:n kirjastotoimintoja, parantanut käyttäjäkokemusta ja tukenut yliopiston digitaalisen muutoksen tavoitteita.
Tilastot:
Yhteensä titteleitä: 1,267,954
Yhteensä niteitä: 2 109 932.
Asiakkaita yhteensä: 1 383 406
Vuosittaiset tapahtumat:
Hankinnat: 60,760
Lainaus: 548,529
Varaukset: 3,990
Järjestelmä tukee suuria määriä laina- ja varantotapahtumia ilman suorituskykyrajoituksia."
Tämä kokemus ei kuitenkaan täytä vaatimusta, jonka mukaan kirjastojärjestelmän on pystyttävä tukemaan vähintään 80 000 hankintaa, 1 miljoonaa varausta ja 8 miljoonaa lainausta vuosittain. Osallistumispyynnössänne esitettyjen lukujen mukaan viitattu kirjastojärjestelmä käsitteli vain 60 760 hankintaa, 548 529 lainaa ja 3 990 varausta vuodessa, eikä näin ollen täyttänyt vaatimusta.
Päätöksen perustelut
Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84–86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Vaatimuksilla tulee voida asianmukaisesti varmistaa, että ehdokkaalla tai tarjoajalla on oikeus harjoittaa ammattitoimintaa ja että sillä on riittävät taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat sekä tekniset ja ammatilliset valmiudet toteuttaa kyseessä oleva hankintasopimus. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Edellä mainituista syistä BW ECOMMERCE suljetaan pois pääkaupunkiseudun kirjastojen kirjastojärjestelmän hankinnasta.
Toimivalta
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 15.4.2025 hyväksyä kirjastojen digiperustan hankinnan ja siihen sisältyvien hankintojen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa kulttuuri– ja vapaa–ajan toimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä, vähäisiä muutoksia sekä oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan yhteisten palvelujen johtajan – tekemään hankinnasta päätöksen – allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset.
Valitusohjeet
Tähän päätökseen voi hakea muutosta hankintayksikölle osoitetulla hankintaoikaisuvaatimuksella tai valittamalla markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksiantamisesta.
Oikaisuvaatimus- ja muutoksenhakuohjeet ovat tämän päätöksen liitteenä.
Detta beslut publicerades 05.06.2025
OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Mer information fås av
Virva Nousiainen-Hiiri, yhteisten palvelujen päällikkö, puhelin: 09 310 85401
Anne-Mari Heiniölä, projektipäällikkö, puhelin: 09 310 85731
Vesa Pirha, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 36408