Digitaalisen palvelun hankinta asiakkaiden hyvinvoinnin ja toimintakyvyn edistämiseksi

Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella asiakkaiden hyvinvoinnin ja toimintakyvyn edistämisen digitaalisen palvelun puitejärjestelyn palveluntuottajiksi seuraavat palveluntuottajat:

Sentina Oy

Kardemummo Oy

Lisäksi sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja päätti, että Atapley Europe Oy:n tarjous suljetaan pois tarjousvertailusta.

Valinnat on tehty tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Tarjousvertailu on tämän päätöksen liitteenä (liite 1 Vertailutaulukko).

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on noin 310 000 (alv 0 prosenttia) euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat selvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on digitaalinen palvelu, jonka avulla henkilökunta voi järjestää tavoitteellista, kuntouttavaa ja kulttuurista toimintaa Helsingin kaupungin seniorikeskusten, palvelutalojen sekä niiden päivätoiminnan asiakkaille. Palvelun monipuolisen ohjelmasisällön avulla edistetään ja tuetaan ikääntyneiden asiakkaiden hyvinvointia, henkistä vireyttä, toimintakykyä, osallisuutta ja sosiaalisia suhteita. Sujuvan toiminnan toteuttamisen varmistamiseksi tarvitaan henkilökunnalle helppokäyttöinen digitaalinen palvelu, jota voidaan käyttää erilaisissa toimintayksiköiden älylaitteissa asiakkaiden kanssa yksilöllisesti sekä ryhmässä.

Hankintamenettely

Hankinnassa on kyse hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisen kynnysarvon alittavasta pienhankinnasta, johon ei sovelleta hankintalakia.

Digitaalisen palvelun hankinnan tarjouskilpailu käynnistettiin sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa 12.3.2025 julkaistulla tarjouspyynnöllä.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava palvelu sekä tarjoajille että palvelulle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Tavanomaisten rahoituksellista ja taloudellista asemaa koskevien vaatimusten lisäksi tarjoajille asetettiin tarjouspyynnössä kuvatut tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset.

Tarjoajien oli tarjousaikana mahdollista esittää hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia tarkentavia lisätietokysymyksiä. Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 26.3.2025 klo 10.00 mennessä. Kysymyksiä esitettiin 8 kappaletta ja niihin vastattiin julkisesti 28.3.2025.

Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu-portaalin kautta 11.4.2025 klo 10.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät:

Atapley Europe Oy

Kardemummo Oy

Sentina Oy

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 11.4.2025 klo 10.07 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoajalle, tarjoukselle ja tarjottavalle palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajalla tuli olla palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta hankinnan kohdetta vastaavan palvelun tuottamisesta. Riittävänä kokemuksena pidettiin sitä, että digitaalinen palvelu on ollut käytössä kolmella eri tilaajalla vähintään kuuden (6) kuukauden ajan ajanjaksolla 3/2022–3/2025. Atapley Europe Oy:n yksi referensseistä (referenssi 3) ei täyttänyt referenssin ehtoa referenssin muodostumisen ajanjakson osalta. Atapley Europe Oy:n tarjousta ei otettu mukaan tarjousvertailuun.

Muut tarjoajat ja tarjoukset täyttivät niille asetetut vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo oli 100 prosenttia. Vertailu tehtiin vertailuhinnalla. Vertailuhintana käytettiin tarjoajan tarjouksellaan antamaa palvelun kuukausihintaa.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään sopimus. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.6.2025 ja se päättyy 31.5.2029.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova päätös ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Hankintavaltuudet

Sairaala-, kuntoutus ja hoivapalvelujen johtajan oikeus päättää hankinnasta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 17.12.2024 § 281.