Hankinta, tietoalustan ylläpitopalvelu, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Ärendet har nyare handläggningar
Det här är en framställning

Tietoalustan ylläpitopalvelun hankinnan keskeyttäminen

Social-, hälsovårds- och räddningsnämnden

Päätösehdotus

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää keskeyttää tietoalustan ylläpitopalvelun hankinnan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 125 §:n mukaisesti ja palauttaa hankinnan uudelleen valmisteltavaksi tarjouspyyntöasiakirjoissa olevien muutostarpeiden vuoksi.

Hankinta tullaan kilpailuttamaan uudelleen.

Esittelijän perustelut

Taustaa

Helsingin kaupungilla on voimassa oleva ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalvelujen dynaaminen hankintajärjestelmä, joka on perustettu kansliapäällikön päätöksellä 6.2.2020 § 28 ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalvelujen dynaamisen hankintajärjestelmän perustaminen.

Dynaamisella hankintajärjestelmällä tarkoitetaan täysin sähköistä hankintamenettelyä, joka on avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille koko kestonsa ajan.

Ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalvelujen dynaamisen hankintajärjestelmän kohteena on suunnittelupalvelujen, ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalvelujen, tietoturva- ja tietosuojapalvelujen sekä dataan ja analytiikkaan, tekoälyyn ja robotiikkaan liittyvien palvelujen hankinta.

Helsingin kaupungin toimialat ja liikelaitokset voivat hankkia ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalveluja dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisinä kilpailutuksina. Varsinaiset hankintapäätökset tehdään toimialoilla ja liikelaitoksissa sisäisten kilpailutusten perusteella. Tietoalustan ylläpitopalvelujen hankinta on toteutettu tämän hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena ja sen ehtoja noudattaen.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelu Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tietoalustaan liittyvälle lokitusratkaisulle. Palveluun sisältyvät tietoalustan lokitusratkaisun tuki- ja ylläpito, lokitusratkaisun pien- ja jatkokehittäminen, palvelunhallinta, palvelun käynnistämiseksi tarvittava kertaluonteinen transitioprojekti, sekä tuki jatkuvien palveluiden asiantuntijoille.

Hankinnan hetkellä tietoalustalla säilytetään Apotti-järjestelmän sisältämät sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan järjestämissä palveluissa syntyneet asiakas- ja potilastiedot. Myöhemmin tietoalustalle on tarkoitus tuoda dataa myös muista tietolähteistä, joiden avulla mahdollistetaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen palvelujen järjestäjältä edellytettävä tietojohtaminen. Vaatimus tarkoittaa esimerkiksi asiakas- ja käyntimäärien seurantaa ja prosessien sujuvuuden monitorointia.

Tietojohtamisen lisäksi tietoalustaa hyödynnetään jatkossa myös muihin sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä annetun lain (552/2019) 38–42 §:n mukaisiin käyttötarkoituksiin. Ilman tietoalustaa näitä tietoaineistoja ei pystytä järkevällä ja kustannustehokkaalla tavalla tuottamaan.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tietoalusta siirtyi kehitysprojektilta tuotantoon helmikuussa 2025. Toimittajalta hankintaan tietotaitoa tietoalustan lokitusratkaisun ylläpitoon ja jatkokehitykseen. Tietoalusta on hankinnan hetkellä aktiivisen kehityksen vaiheessa.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on 3 000 000 euroa neljälle vuodelle laskettuna.

Suunniteltu sopimuskausi oli kaksi vuotta allekirjoittamisesta lukien, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Hankintamenettely

Tarjouskilpailu käynnistettiin 3.4.2025 julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli määritelty tietoalustan ylläpitopalvelu sekä tarjoajille ja tarjoajan asiantuntijoiden osaamiselle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja hankinnan kohteen kriteerit.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 60 pistettä ja laadun painoarvo oli 40 pistettä. Vertailupisteiden ja kokonaisvertailupisteiden laskukaavat on esitetty liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Suurimmat kokonaisvertailupisteet saanut tarjoaja voittaisi kilpailun.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 16.4.2025 klo 16.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 15 lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi tarjouspyynnöllä ilmoitettuun määräpäivään 25.4.2025 mennessä.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 9.5.2025 klo 12.00.

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat viisi tarjoajaa:

- Futurice Oy
- Netum Oy
- Nortal Oy
- Pinja Digital Oy
- Solita Oy.

Tarjoukset avattiin 9.5.2025 sähköisestä järjestelmästä.

Keskeyttämisen perusteet

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö havaitsi, että hankintaa koskevassa tarjouspyyntöasiakirjoissa on oleellisia puutteita sekä tulkinnanvaraisuuksia. Näiden puutteiden ja tulkinnanvaraisuuksien vuoksi hankintayksikkö ei voi todeta, että kaikki tarjoajat olisivat ymmärtäneet tarjouspyyntöasiakirjoissa asetetut vaatimukset ja ehdot samalla tavalla. Erityisesti puutteet koskevat hankinnassa käytettyjä laatuvaatimuksia. Tarjousvertailua ei voida laatuvaatimuksien puutteellisuuksien vuoksi toteuttaa tasapuolisesti eikä syrjimättömästi.

Hankinnan keskeyttämiselle on näin ollen todellinen ja perusteltu syy. Ratkaisu ei vaaranna tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Hankinta keskeytetään ja tullaan kilpailuttamaan uudelleen.

Uudella kilpailutuksella pyritään varmistamaan hankintamenettelyn tasapuolisuus, syrjimättömyys ja oikeellisuus.

Toimivalta

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 17.12.2024 § 281 päättänyt sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 3 000 000 euroa, mikä ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuudet. Hankinnan keskeyttämisestä päättää siten sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.

Föredragande

sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja
Juha Jolkkonen

Upplysningar

Petri Otranen, tietohallintojohtaja, puhelin: 09 310 76489

petri.otranen@hel.fi