Toiminnanohjausjärjestelmän tuottamiseen liittyvän yhteistyöasiakirjan hyväksyminen

Tietohallintojohtaja päätti hyväksyä Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan ja Palvelukeskus Helsingin välisen yhteistyöasiakirjan, jossa sovitaan Efecte -toiminnanohjausjärjestelmän tuottamisesta irtaimistonhallintaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalle.

Yhteistyöasiakirjan kohteena on Efecte -toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa erilaisten tietojen hallinnan ja säilytyksen. Efecte ei kuitenkaan ole virallinen arkistointijärjestelmä. Luukku-irtain on sähköinen asiakasrajapinnan käyttöliittymä, jonka kautta tilaaja voi täyttää erilaisia lomakkeita ja näin ylläpitää Efecten tietoja. Efecte/Luukku -palvelukokonaisuuden tarkoitus on tarjota räätälöityjä palvelukokonaisuuksia muun muassa tiketöintiin, toiminnanohjaukseen ja palveluiden ylläpitoon Helsingin kaupungin toimialoille ja liikelaitoksille.

Tilaaja hankkii järjestelmän ja sen ylläpidon käyttöönsä Palvelukeskus Helsingiltä. Palvelukeskus Helsinki huolehtii yleisestä järjestelmän toimivuudesta ja ylläpidosta. Palveluratkaisujen käyttöönotto suunnitellaan erikseen siten, että se vastaa tilaajan tarvetta parhaalla mahdollisella tavalla. Ratkaisuun on mahdollista integroida myös muita palveluja tai käytössä olevia taustajärjestelmiä. Mahdolliset integraatiot määritellään ja toteutetaan tilaajan kanssa erillisinä käyttöönottoprojekteina.

Palvelun laatua seurataan tarpeen mukaan pidettävissä ohjausryhmän kokouksissa. Laadun seurannasta vastaavat yhteistyöasiakirjassa nimetyt yhteyshenkilöt. Molemmilla osapuolilla on lisäksi oikeus kutsua seurantakokous koolle välittömästi, jos palvelun tila tai vastaava syy sitä vaatii.

Palvelun kustannusarvio neljälle vuodelle on 90 000 euroa. Palveluntuottaja laskuttaa palveluista toteuman mukaisesti jälkikäteen. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarkemmin yhteistyöasiakirjan hintaliitteessä ja kustannusarviossa on huomioitu mahdollinen palvelun kehittämisestä aiheutuva lisäkustannus.

Yhteistyöasiakirja tulee voimaan vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoituksilla hyväksyneet. Yhteistyöasiakirja on voimassa toistaiseksi ja se on irtisanottavissa kirjallisesti kahdentoista kuukauden irtisanomisajalla sekä tilaajan että tuottajan puolelta.

Tietohallintojohtajan oikeus hyväksyä yhteistyöasiakirja perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 17.12.2024 § 281. Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 3 momentin mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.