Uppdatering av koncerndirektivet

Stadsfullmäktige godkänner det uppdaterade koncerndirektivet för Helsingfors stad i enlighet med bilaga 1.

Bakgrund och behov att uppdatera koncerndirektivet

Stadsfullmäktige godkände ett nytt koncerndirektiv 25.5.2016 (§ 138). I det nya direktivet beaktades bland annat det som föreskrevs om minimikraven på innehållet i koncernstyrningen och koncerndirektiv i den ändring av kommunallagen (410/2025) som trädde i kraft 2015. Det föregående koncerndirektivet var från 2008.

År 2017 uppdaterades koncerndirektivet i samband med reformen av stadens ledarskapssystem (stadsfullmäktige 17.5.2017, § 241).

Följande gång uppdaterades koncerndirektivet 2023 till följd av bland annat att dottersammanslutningarnas ägarstrategier godkändes och preciseringsbehov framkom i den praktiska tillämpningen av koncerndirektivet

Efter 2023 har staden preciserat många riktlinjer och anvisningar (bland annat intern kontroll och riskhantering, avtalshantering, upphandlingar, beredskap och förberedelser, hållbarhet och särskilt miljöskydd) och utvecklat sina koncernstyrningsåtgärder (ökat fokus på intern kontroll och riskhantering, utveckling av uppföljningen av dottersammanslutningarna och innehållet i rapporteringen om sammanslutningarna samt införande av ägarsamtal), vilket kräver att koncerndirektivet snabbt uppdateras. Instruktioner för ägarsamtal finns i direktivet om god förvaltnings- och ledningspraxis. Koncerndirektivet är avsett att tåla tidens tand, men det ska också utgöra ett aktuellt allmänt direktiv om koncernstyrningens anvisningar och verksamhetsprinciper på alla väsentliga delområden (bland annat måluppställning, rapportering och uppföljning samt styrelsearbete) för stadskoncernens dottersammanslutningar och dotterstiftelser.

Kommunallagens bestämmelser om koncerndirektiv

Enligt 14 § i kommunallagen fattar fullmäktige beslut om principerna för ägarstyrningen samt koncerndirektiv.

I 47 § i kommunallagen finns bestämmelser om verksamheten i kommunens dottersammanslutningar och koncerndirektivet. Enligt paragrafen ska det genom ägarstyrningen ses till att kommunkoncernens fördel som helhet beaktas i verksamheten i kommunens dottersammanslutningar. I sammansättningen av styrelserna för kommunens dottersammanslutningar ska en med tanke på sammanslutningens verksamhetsområde tillräcklig sakkunskap om ekonomin och affärsverksamheten beaktas. Koncerndirektivet tillämpas på ägarstyrningen i kommunens dottersammanslutningar och i tillämpliga delar i intressesammanslutningar.

I koncerndirektivet ska det enligt kommunallagen meddelas behövliga bestämmelser åtminstone om

De viktigaste bestämmelserna i det uppdaterade koncerndirektivet

Till många väsentliga delar är koncerndirektivets innehåll oförändrat. Emellertid har texten gjorts ännu tydligare och mer koncis, en gallring av mellanrubrikerna gjorts och textdelar flyttats och slagits ihop. Detta arbete inleddes redan i samband med 2023 års koncerndirektiv och har som syfte att göra direktivet till en helhet med en logisk struktur som är enkel att läsa. Koncerndirektivet har också harmoniserats med direktivet om god förvaltnings- och ledningspraxis, och flera stycken och/eller textdelar i direktivet om god förvaltnings- och ledningspraxis har flyttats till koncerndirektivet.

Dessutom har överlappningar i koncerndirektivet strukits så att det i koncerndirektivet i regel inte längre föreskrivs om frågor om vilka det finns bestämmelser i stadens övriga anvisningar. I vissa fall har dock viktiga principer i andra anvisningar förts fram i koncerndirektivet på ett sätt som ska vara relevant så länge som möjligt, eftersom målet är ett direktiv som utgör en tydlig helhet, kan läsas enhetligt och styr verksamheten ändamålsenligt.

En väsentlig ändring i koncerndirektivets innehåll har att göra med klassificeringen av dottersammanslutningarna med tanke på uppföljning och rapportering. De nuvarande klasserna (dottersammanslutningar som verkar på marknadsvillkor och övriga sammanslutningar) ersätts med följande:

Den nya klassificeringen beskriver noggrannare bland annat stadens intresse av att äga sammanslutningarna och hur starkt intresset är samt sammanslutningarnas finansieringsbas och integration som en del av stadens verksamhet och ekonomi. Stiftelserna utgör en egen klass eftersom stiftelseformen till många väsentliga delar skiljer sig från aktiebolag (exempelvis har en stiftelse inga ägare; utgångspunkten är att stiftelsens styrelse är det högsta organet, som samtidigt godkänner och fastställer bokslutet; det ändamål som anges i stiftelsens stadgar är mycket permanent och såväl det som stiftelsens existensstatus kan endast ändras inom de ramar som lagen tillåter). I fortsättningen ska detta beaktas som ett särdrag i ägarstyrningen samt i uppföljningen av verksamhet och ekonomi. Stiftelseformens särställning syns även i att verksamheten framdeles endast ska kunna ordnas i stiftelseform om denna form i synnerhet främjar de mål som staden fastställt.

Även anvisningarna om val av styrelsemedlemmar har preciserats med avsikt att de styrelsemedlemmar som väljs ska vara kompetenta och oberoende och svara mot sammanslutningens behov. I strategiskt betydande vinstgivande dottersammanslutningar ska styrelsemedlemmarna väljas enligt krav som motsvarar marknadspraxis och på ett sätt som stärker de oberoende styrelsemedlemmarnas andel och roll. Vidare ska de som har utnämnts till dottersammanslutningarnas styrelser framöver delta i styrelseutbildning som arrangeras eller organiseras inom stadskoncernen (eller på motsvarande sätt).

Koncerndirektivet har fått nya (och/eller från direktivet om god förvaltnings- och ledningspraxis flyttade och redigerade) stycken om bland annat förberedelser, etiska principer och hållbarhet samt upphandlingar. Även stycket om intern revision har harmoniserats med motsvarande stycke i direktivet om god förvaltnings- och ledningspraxis.

En lista över dem av stadens anvisningar som koncerndirektivet hänvisar till, med uppgift om vilket organ eller vilken tjänsteinnehavare som godkänt anvisningen, har lagts till sist i koncerndirektivet.

Ett utkast till uppdaterat koncerndirektiv finns bifogat.

Verkställighet

På villkor att stadsfullmäktige godkänner förslaget beslutar stadsstyrelsen att

Till slut

En uppdatering av koncerndirektivet är motiverad för att de nya och ändrade instruktionerna ska kunna införas så snart som möjligt i styrningen av dottersammanslutningarna. Exempel på detta är de preciseringar som gjorts i klassificeringen av dottersammanslutningar, grunderna för val av styrelsemedlemmar och den interna kontrollen och riskhanteringen.

Uppdateringen av koncerndirektivet har inneburit samarbete med den interna revisionen, stadsmiljösektorns klimatenhet samt bland annat stadskansliets personalavdelning, rättstjänster, beredskapsenhet, stadsstrategienhet, upphandlingar och interna kontroll och riskhantering. Dessutom har de mest betydande dottersammanslutningarna gett kommentarer.

Beslutsförslaget och motiveringen till detta är i överensstämmelse med stadsstyrelsens koncernsektions framställning.

Koncerndirektivet träder i kraft när det har godkänts av stadsfullmäktige.