Oma Työ-sovelluksen käyttöönottopäätös vapaaehtoistyön digitaaliseksi alustaksi

Sosiaali-, terveys ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti ottaa käyttöön Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan tarjoaman Rescomms Oy:n Oma Työ-sovelluksen vapaaehtoistyön digitaaliseksi alustaksi. Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan rekisterinpitäjän tehtävistä vastaavana viranhaltijana toimialajohtaja toimii myös Oma Työ-sovelluksen yhteisrekisterinpitäjänä vertaistukihenkilöiden rekisterille sekä rekisterinpitäjänä kokemusasiantuntijoiden ja vertaistukihenkilöiden rekisterille.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ottaa käyttöön Rescomms Oy:n Oma Työ-sovelluksen vapaaehtoistoiminnan digitaalisena alustana. Oma Työ-sovellus mahdollistaa Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla vapaaehtoisten, kokemusasiantuntijoiden ja vertaistukihenkilöiden henkilötietojen käsittelyn ja säilyttämisen kaupunkiyhteisessä tietojärjestelmässä.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala tarjoaa sovelluksen käyttöön muille toimialoille. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimialajohtaja on 12.12.2022 § 65 tehnyt päätöksen vapaaehtoistoiminnan alustan hankinnasta ja 26.4.2024 § 18 on tehty erillinen päätös vapaaehtoisten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta.

Oma Työ-sovelluksen käyttöönotosta ja oman organisaation rakentamisesta ei aiheudu kustannuksia sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalle. Erilliskustannuksia saattaisi syntyä, jos sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala haluaisi muokata järjestelmää omien tarpeiden mukaiseksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan ja järjestelmätoimittajan välisessä sopimuksessa sovittujen kehittämis- ja tukipalveluiden lisäksi. Mikäli järjestelmää olisi tarve muokata omien tarpeiden mukaisesti siten, että siitä aiheutuisi erillisiä kustannuksia, päätettäisiin kustannuksista erikseen tilanteen edellyttämällä tavalla.

Alustalla käsitellään kaupunkiyhteisesti vapaaehtoisten ja vapaaehtoistehtävien tietoja sekä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla kokemusasiantuntijoiden ja vertaistukihenkilöiden tietoja ja tehtäviä. Vapaaehtoistyön koordinaattoreilla on mahdollisuus käydä Oma Työ-sovelluksessa keskusteluja vapaaehtoistyöntekijöiden, kokemusasiantuntijoiden ja vertaistukihenkilöiden kanssa.

Vapaaehtoistyön rekisteri toteutetaan yhteisrekisterinä. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala toimii yhteisrekisterin yhteyspisteenä ja jokainen Oma Työ-sovellusta käyttävä toimiala toimii yhteisrekisterinpitäjänä. Kokemusasiantuntijoiden ja vertaistukihenkilöiden tietojen osalta sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala on itsenäinen rekisterinpitäjä. Käsittelijänä on kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala, alikäsittelijänä Rescomms Oy. Muita apu-/alikäsittelijöitä ovat Amazon, Google sekä tukipalveluiden tuottajat.

Alustan käytöstä laaditaan yhteistyöasiakirja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan välille.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimilautakunta voi rekisterinpitäjänä määrätä viranhaltijan huolehtimaan rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti
11.3.2025 § 44, että sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen henkilötietojen rekisterinpitäjän tehtävistä huolehtii sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja.