Toimivalta päättää kaupunginhallituksen ja kaupunginkanslian asiakirjan antamisesta

Kaupunginhallitus päättää siirtää kaupunginhallituksen ja kaupunginkanslian asiakirjojen antamista koskevan ratkaisuvaltansa kaupunginkanslian hallintojohtajalle.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 14 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Kunnassa asiakirjan antamisesta päättävä viranomainen voi olla toimielin. Valtuusto voi hallintosäännössään antaa laissa tarkoitettuna viranomaisena toimivalle kunnalliselle toimielimelle oikeuden siirtää päättämässään laajuudessa asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 3 §:n mukaan toimielin voi siirtää viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ssä tarkoitettua asiakirjan antamista koskevaa ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.

Käytännössä asiakirjan antamista koskeva ratkaisuvalta tulee sovellettavaksi esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakirjaa ei pyynnöstä huolimatta luovuteta tiedon pyytäjälle. Näissä tilanteissa tiedon pyytäjällä on oikeus saada asiassa valituskelpoinen hallintopäätös.

Kaupunginkanslian hallintojohtaja on luontevin viranhaltija käyttämään asiakirjojen antamista koskevaa ratkaisuvaltaa, sillä hänen johtamansa hallinto-osasto vastaa hallintosäännön 4 luvun 2 §:n mukaan asianhallinnan ja asiakirjahallinnon johtamisesta. Lisäksi hallinto-osastolla valmistellaan merkittävä osuus kaikista kaupunginkansliassa valmisteltavista toimielinten päätösehdotuksista.

Tietosuojalain 28 §:n mukaan oikeuteen saada tieto ja muuhun henkilötietojen luovuttamiseen viranomaisen henkilörekisteristä sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään.

Kaupunginhallitus on erikseen päättänyt henkilörekisterien rekisterinpitoon liittyvistä vastuista ja tehtävistä kaupunginkansliassa. Näin ollen rekisteröityjen tarkastusoikeuden (tarkastuspyyntöjen) toteuttaminen sekä tarvittaessa ilmoittaminen siitä, ettei pyyntöä toteuteta, kuuluu erikseen määritellylle rekisterin vastuuhenkilölle. Siltä osin kuin kyse ei ole rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta, henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä päättäisi kaupunginkansliassa hallintojohtaja.

Kaupunkiyhteisistä henkilörekistereistä henkilötietojen luovuttamisesta tietosuojalain 28 §:n nojalla julkisuuslain mukaisesti päättää kukin toimiala tai organisaatio-osa siltä osin, kuin pyydetyt tiedot liittyvät sen toimintaan.

Päätös korvaa kaupunginhallituksen 21.11.2005 § 1400 päätöksen kaupunginhallituksen asiakirjojen antamista koskevan kohdan 11 osalta.