Suun terveydenhuollon tarveaineiden ja tarvikkeiden hankinta

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää

A. hyväksyä suun terveydenhuollon tarveaineiden ja tarvikkeiden hankinnassa vertailutaulukosta (liite 1) ilmenevistä tuotteista seuraavien tarjoajien tarjoukset:

- Hammasväline Oy

- Implantona Oy

- JH Hammastuote Oy

- OneMed Oy

- Ortomat Herpola Oy

- Plandent Oy

- Unident Oy

Hankinnan arvioitu, sitoumukseton arvonlisäveroton arvo koko sopimuskaudelle on noin kahdeksan miljoonaa euroa (optiokaudet mukaan lukien). Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan suun terveydenhuollon toimipisteiden kulloistenkin tarpeiden mukaan.

Päätös on kunkin valitun tarjoajan osalta ehdollinen, kunnes tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset selvitykset sekä rikosrekisteriotteet on esitetty, tarkastettu ja hyväksytty.

B. oikeuttaa terveys- ja päihdepalvelujen johtajan

- allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset

- päättämään optiokauden ja -kausien käyttöönotoista

- päättämään sopimusten irtisanomisista tai purkamisista.

C. oikeuttaa suun terveydenhuollon hankinnoista vastaavan hammaslääkärin tekemään sopimuskauden aikana muutoksia valittuihin sopimustuotteisiin (tuotelisäyksiä, muutoksia tai tuotteiden poistamisia sopimuksista esimerkiksi reklamaatioiden perusteella).

Taustaa

Suun terveydenhuollon nykyiset sopimukset tarveaineista ja tarvikkeista päättyvät 31.12.2025.

Kilpailutuksen tarkoituksena on sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan tuotteita tilaajalle.

Nyt päätettävänä olevan kilpailutuksen periaatteita ja ehtoja ei ole tuotu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnalle etukäteen päätettäväksi, koska hankinta- ja sopimuspalvelujen käsityksen mukaan tavarahankintojen periaatteita ei ole ollut tarkoituksenmukaista päättää sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnassa, vaan riittävä toimintamalli on se, että lautakunta tekee hankinnasta päätöksen hankintavaltuuksiensa mukaisesti.

Hankintamenettely ja valintaperusteet

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyyntö julkaistiin 27.2.2025 julkisten hankintojen ilmoitusportaalissa Hilmassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi

Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 7.4.2025 kello 12 mennessä. Hankintaan esitettiin 48 kysymystä ja niihin vastattiin 9.4.2025. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 7.5.2025 kello 12.

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:

- Hammasväline Oy (0881266–0)

- Implantona Oy (0989071-6)

- JH Hammastuote Oy (2184134-3)

- OneMed Oy (1558201-5)

- Ortomat Herpola Oy (0785825–3)

- Plandent Oy (0112771-6)

- Unident Oy (2823729-6)

- Walki Medical Oy (1979449-6)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankinta- ja sopimuspalvelut on yhdessä suun terveydenhuollon kanssa tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden.

Tilaajavastuulakiin liittyvät selvitykset ja hankintalain pakolliset poissulkemisperusteet ja niihin liittyvät rikosrekisteriotteet tarkastetaan vain niiltä tarjoajilta, jotka näyttivät tarjousten vertailun perusteella tulevan valituiksi toimittajiksi

Ympäristö- ja sosiaalisen vastuullisuuden huomioiminen hankinnassa

Helsingin kaupunki pyrkii olemaan suunnannäyttäjä ympäristövastuun edistämisessä ja ympäristöystävällisten ratkaisujen käyttöönotossa, edistämään sosiaalista vastuuta, kuten ihmisoikeuksien ja työelämän perusoikeuksien toteutumista, sekä arvioimaan hankintojen elinkaaren aikaisia kustannuksia ja vaikutuksia.

Suun terveydenhuollon tarveaineiden päivittäin käytössä oleva tuotteiden määrä on suuri, joten tuotteista ja niiden pakkausmateriaalista tulevan jätteen määrä on merkittävä. Tilaaja pitää tärkeänä, että niin tuotteissa kuin pakkauksissa ja niiden materiaaleissa on huomioitu mahdollisuuksien mukaan ympäristövaikutukset. Tuotteiden valinnoissa pyritään huomioimaan myös ympäristöystävällinen, ekologinen vaihtoehto.

Tarjouspyynnössä oli ympäristö- ja sosiaaliseen vastuullisuuteen liittyen vaatimus, että tarjoajan tuli ladata tarjouksensa liitteeksi selvitykset, kuinka tarjoaja huomioi ja noudattaa toiminnassaan kestävän kehityksen periaatteita sekä sosiaalista ja ekologista vastuullisuutta ja kuinka edellä mainitut asiat näkyvät tarjoajan tähän hankintaan liittyvässä käytännön toiminnassa, esimerkiksi kuljetuksissa. Lisäksi tarjoajan tuli ladata tarjouksensa liitteeksi selvitys siitä, kuinka tarjoaja vastaa osaltaan siitä, että tarjottavien tuotteiden valmistaja noudattaa toiminnassaan sosiaalisen vastuullisuuden toimintatapoja.

Edellä mainittujen selvitysten arvioinneissa olivat mukana toimialan johtava ympäristöasiantuntija ja hankinta- ja sopimuspalvelujen erityissuunnittelija/vastuullisuusasiantuntija.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Suun terveydenhuolto on yhdessä hankinta- ja sopimuspalvelujen kanssa tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vaatimukset, mutta yksittäisten tuotteiden kohdalla kaikki tarjotut tuotteet eivät olleet tarjouspyynnössä vaaditun mukaisia.

Tarjousten täsmennyksiä pyydettiin seuraavasti

Implantona Oy:ltä pyydettiin 13.5.2025 korjattua hintavastausliitettä, koska osa hinnoista oli ilmoitettu siten, että desimaalierottimena oli käytetty pistettä. Lisäksi Implantona Oy:ltä pyydettiin korjausta osaan positioiden tarjousrivien rivinumerointeja, koska tarjousliitteessä oli käytetty position otsikon rivinumerointia. Edellä mainitut seikat aiheuttivat ongelmia hinnastojen vertailukoontia tehtäessä. Osassa Implantona Oy:n hintaliitteen tarjousriveistä puuttui tarjoajan nimi. Implantona Oy lähetti korjatun hintaliitteen 13.5.2025 ja liitteeseen oli tehty pyydetyt korjaukset. Hinta- ja tuotetietoja ei ollut sallittua muuttaa.

JH Hammastuote Oy:ltä pyydettiin 9.5.2025 täsmennystä tarjoajan ympäristö- ja sosiaaliseen vastuullisuuteen liittyviin selvityksiin. JH Hammastuote Oy toimitti täydennetyt selvitykset 19.5.2025.

OneMed Oy:ltä pyydettiin 7.5.2025 selvitystä siitä, mihin perustuen tarjouksen hintaliite oli merkitty liikesalaisuudeksi. OneMed Oy vastasi selvityspyyntöön 7.5.2025.

Ortomat-Herpola Oy:ltä pyydettiin 19.5.2025 täsmennystä yksittäisten tuotteiden eri kokojen tilauskoodeista.

Plandent Oy:ltä pyydettiin 7.5.2025 selvitystä siitä, mihin perustuen tarjouksen hintaliite oli merkitty liikesalaisuudeksi. Plandent Oy vastasi selvityspyyntöön 8.5.2025.

Muita vähäisiä täsmennyksiä, esimerkiksi tuotteiden valmistajista, käyttöturvallisuustiedotteista, positionumeroinneista ja vastaavista seikoista pyydettiin useammalta tarjoajalta. Täsmennyspyynnöt koskivat yksittäisiä tuotteita tai tuoteryhmiä ja liittyivät hinta-/tarjousliitteen täyttämiseen. Edellä mainituista täsmennyspyynnöistä on maininta vertailutaulukon sarakkeessa B.

Poikkeuksellisen alhainen hinta

Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön tulee vaatia tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista ja kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta.

Hammasväline Oy:ltä pyydettiin 14.5.2025 selvitystä tarjottujen kuvalevyjen poikkeuksellisen halvasta hinnasta. Hammasväline Oy vastasi tiedusteluun 15.5.2025 todeten, että tuotteiden hinnat ovat tarjouksessa virheelliset. Samalla Hammasväline Oy ilmoitti uudet hinnan kuvalevyille.

Tarjousten täsmentäminen ja täydentäminen on sallittua, jos kysymys on epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta taikka virheestä. Hinnoittelua koskeva virhe voidaan korjata tilanteessa, jossa olisi kyse niin sanotun pilkkuvirheen korjaaminen. Hankinnassa vertailut ja valinnat tehtiin positiokohtaisesti, joten vertailussa käytettyä hintaa ei ole sallittua muuttaa ja Hammasväline Oy:n tarjous kuvalevyjen osalta hylätään.

Tarjousten vertailu ja valinta

Suun terveydenhuollon ammattihenkilöistä koostunut työryhmä on tehnyt vertailujen perusteella valinnat niin sanotuista perustarveaineista. Oikomishoidon tiimistä koostunut työryhmä on tehnyt valinnat oikomishoidon tarveaineista. Muiden erityisalojen erikoishammaslääkäreitä on konsultoitu muun muassa protetiikan ja kirurgian tuotteiden tuotevalinnoissa. Desinfektioaineiden valintaan on osallistunut suun terveydenhuollon hygieniavastaava.

Valinnan perusteena oli hankintalain 115 §:n mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo on 100 prosenttia. Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajille ja hankinnan sisällölle laatukriteerit, joten vertailu hinnan perusteella katsottiin riittäväksi. Lisäksi hankintaan kuului tiettyjen tuotteiden osalta tuotenäytteen toimittaminen tuotteiden soveltuvuutta ja laadullista vertailua varten.

Valinnat tehtiin positiokohtaisesti halvimman yksikköhinnan perusteella siten, että samaan positioon saatettiin valita erilaisia pakkauskokoja ja eri tuotteita täyttämään hammashoitoloiden tarpeet. Tarkemmat valintaperusteet oli kerrottu hankinnan kohteen kuvauksessa (tarjouspyynnön liite 1) sekä hintaliitteessä/vastausliitteessä (tarjouspyynnön liite 3).

Hintaliitteessä/vastausliitteessä (tarjouspyynnön liite 3) oli huomiovärillä korostettu tuotteiden kohdalle se, jos vertailuhinta haluttiin ilmoitettavan nimenomaan tiettyä mittayksikköä kohden, esimerkiksi euroa/tilavuusyksikkö. Kaikki tarjoajat eivät olleet ilmoittaneet kaikissa positiossa vertailuhintoja pyydetysti.

Lähtökohtaisesti vertailut tehtiin pyydetyn mittayksikön perusteella. Jos pyydettyjen vertailuhintojen perusteella tarjousten vertailu oli mahdotonta, esimerkiksi saman tuotteen osalta eri tarjoajien käyttämät tilavuusarviot olivat erilaisia, suun terveydenhuollon valintatyöryhmässä laskettiin annettujen hintojen perusteella esimerkiksi massayksikön mukaiset hinnat, jotta tarjoajien tarjoukset saatiin vertailukelpoisiksi keskenään.

Lisäksi tarjoajan laskuvirheet vertailuhinnoissa laskettiin uudelleen sellaisissa positioissa, joissa vertailuhinta oli epäuskottava suhteessa tarjoushintaan.

Suun terveydenhuollon valintatyöryhmä on siirtänyt vääriin positioihin tarjottuja tuotteita tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti oikeaan positioon, mikäli on havainnut virheen. Näiden siirrettyjen tuotteiden positionumerointi on säilytetty alkuperäisenä. Siirretyt tuotteet käyvät ilmi siitä, että niiden positionumero on eri kuin positio, jossa tuotteet ovat vertailussa.

Vertailutaulukossa (liite 1) on sarakkeeseen A merkitty kirjainmerkki V niiden tuotteiden kohdalle, jotka ovat tulleet valituiksi sopimustuotteiksi, kirjaimella H on merkitty tuotteet, jotka on hylätty ja kirjaimella E ne tuotteet, jotka on valittu ehdollisina. Sarakkeeseen B on kirjattu perustelut siihen, mikäli yksikköhinnaltaan edullisin tuote ei ole tullut valituksi sopimustuotteeksi tai miksi tarjottu tuote on hylätty. Sarakkeeseen B on kirjattu muita valintoihin ja vertailuihin vaikuttaneita tietoa, esimerkiksi tietoja tuotenäytteistä ja tarjoajilta varmistettuja tietoja tuotteen valmistajasta.

Sopimus ja sopimuskausi

Tämän päätöksen tiedoksisaanti ei ole sopimus, vaan valittujen toimittajien kanssa solmitaan erilliset sopimukset. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Perussopimuskausi on pituudeltaan kaksi (2) vuotta, ja sen on suunniteltu alkavan 1.1.2026. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus enintään 24 kuukauden mittaiseen optiokauteen.

Tilaaja päättää optiokauden käyttöönotosta ja pituudesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä. Mikäli optiokaudet otetaan käyttöön useammassa osassa, ilmoitetaan kunkin optiokauden osalta käyttöönotosta toimittajalle viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kulloisenkin sopimuskauden päättymistä.

Optio voidaan ottaa käyttöön joko kaikista sopimustuotteista tai vain osasta niitä ja kaikkien sopimustoimittajien kanssa tai vain osan kanssa. Optiokaudesta tai -kausista tehdään erillinen päätös viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin, vaan tuotteita hankintaa tarpeen mukaan.

Tuotteiden vertailu- ja valintataulukko tämän päätöksen liitteenä 1.

Hankintavaltuudet

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 17.12.2024 § 281 päättänyt sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista.

Hankinnan kokonaisarvio on noin kahdeksan miljoonaa euroa. Hankinnan arvo ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuudet, minkä vuoksi lautakunta päättää asiasta.

Lautakunnan terveys- ja päihdepalvelujen johtajalle vahvistama hankintaraja on enintään 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa terveys- ja päihdepalvelujen johtajan tekemään optiokauden käytöstä päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Hankinnasta solmittavien sopimusten allekirjoittaja

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa terveys- ja päihdepalvelujen johtaja. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on terveys- ja päihdepalvelujen johtajalla.