V 12.11.2025, Valtuutettu Vesa Korkkulan aloite Sarastian palkkalaskelmien tekemisestä ymmärrettäviksi

Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto katsoo valtuutettu Vesa Korkkulan aloitteen loppuun käsitellyksi.

Valtuutettu Vesa Korkkula ja 26 muuta valtuutettua esittävät aloitteessaan, että Sarastian palkkalaskelmista tulisi tehdä ymmärrettäviä. Helsingin kaupungin Sarastialta hankkima palkkalaskelmajärjestelmä tulisi selkiyttää siten, että työntekijät voivat aidosti ymmärtää, mistä, millä perusteella ja minkä verran ovat saaneet palkkaa.

Aloitteessa todetaan, että palkkalaskelmat ovat ainakin kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla epäselviä. Palkkalaskelmien selitteet, käytetyt termit, numerosarjat ja monitulkintaiset kirjaukset eivät ole ymmärrettäviä, minkä vuoksi työntekijä ei tällä hetkellä voi tietää, onko hän saanut tietystä työtehtävästä palkan ja onko se oikean suuruinen. Jos työntekijä on esimerkiksi pyytänyt yhden palkattoman vapaapäivän, tämä aiheuttaa kymmenien rivien pituisen täysin käsittämättömän plus- ja miinusmerkkisten summien sekamelskan palkkalaskelmaan. Yksityisten sopimuskoulujen puolella ei ole vastaavia epäselvyyksiä palkanmaksussa, aloitteessa huomautetaan.

Aloitteen mukaan Sarastia ja Talpa käyttävät eri päivämääräkirjauksia palkkalaskelmissaan ja osaltaan tämäkin lisää sekavuutta työntekijän selvittäessä palkkaan liittyviä ongelmiaan. Lisäksi Talpan asiakaspalvelujärjestelmän tiketöintisysteemi on hankala ja kankea käyttää.

Aloitteessa todetaan vielä, että palkanmaksun toteutus ei täytä työsopimuslain 2 luvun 16 §:ssä edellytettyä: Maksaessaan palkan työnantajan on annettava työntekijälle laskelma, josta käyvät ilmi palkan suuruus ja sen määräytymisen perusteet.

Kaupunginhallitus toteaa, että Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitos vastaa palkanlaskennasta ja siten myös palkkalaskelmista. Taloushallintopalveluliikelaitoksen mukaan kaupungin palkkalaskelmien monimutkaiseksi koetusta rakenteesta on saatu palkansaajilta palautetta, minkä vuoksi palkkaprosessien ja palkkalaskelman rakenteen kehittämistyö on aloitettu.

Kaupungin palkkalaskelmien rakenteessa tapahtui muutos aikaisempaan verrattuna siinä vaiheessa, kun Helsingin kaupunki siirtyi huhtikuussa 2022 käyttämään palkanmaksussa Sarastia365 HR-järjestelmää. Vaikka palkkalaskelman rakennetta haluttaisiin yksinkertaistaa tai muuttaa sen toiminnallisuuksia, niin taloushallintopalveluliikelaitos ei itse omatoimisesti voi muuttaa palkkalaskelman rakentumisen logiikkaa ja esitystapaa, koska se on tuotettu palveluntuottajan järjestelmästä.

Palkanlaskennan periaatteet perustuvat lakeihin ja virka- ja työehtosopimuksiin. Palkkalaskelma on yksityiskohtainen kuvaus työntekijän palkanmaksusta tietyltä ajalta, ja se antaa tiedot työntekijän ansaitsemasta palkasta, mahdollisista lisistä sekä palkasta tehdyistä vähennyksistä.

Suomen standardoimislautakunnan standardia voidaan käyttää apuna palkkalaskelman tietojen määrittelyssä. Sen mukaan palkkalaskelmaan pitää kirjata:

Myös tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on työnantajan tai muun suorituksen maksajan vastuulla. Tulorekisteriin ilmoittamisessa on omat standardinsa ja tietovaateet, jotka vaikuttavat palkanlaskentaan ja henkilölle toimitettavan palkkalaskelman sisältöön.

Palkkalaskelman vaikeaselkoisuudelle voi olla erilaisia syitä, kuten esimerkiksi, jos se sisältää palkanlisiä tai tapahtumia useammalta palkkakaudelta tai taannehtivia palkankorjauksia, taikka jos siinä käytetään ammattiterminologiaa tai lyhenteitä. Pitkiä ja vaikeaselkoisia palkkalaskelmia on erityisesti toimialoilla, joilla on erilaisia lisiä saavia työntekijöitä.

Seuraavassa käydään läpi tunnistettuja palkkalaskelmiin liittyviä ongelmia sekä toimenpiteitä, joita Helsingin kaupungilla on jo tähän mennessä tehty asian korjaamiseksi ja joita pyritään tekemään jatkossa:

1. Epäselvä rakenne ja visuaalinen esitys

Sarastian käyttäjille/asiakkaille on yhtenäinen palkkalaskelma, jonka rakenne on koodattu järjestelmään pitäen sisällään maksimaalisen määrän tietoa.

Taloushallintopalveluliikelaitoksessa jatketaan palkkalaskelmien rakenteen selkiyttämismahdollisuuksien kartoittamista, ja tässä vaiheessa on muun muassa pyydetty tarjousta mobiilipalkkalaskelmasta, joka olisi rakenteeltaan ja esitystavaltaan selkeämpi kuin nykyinen laskelma.

Mobiilipalkka -näkymässä palkansaaja voisi piilottaa saman maksuajanjakson saman palkkalajin takaa näkyvät tiedot vetovalikossa avattavaksi. Näin palkkalaskelma ei olisi staattinen, vaan käyttäjä voisi valita, haluaako hän näkyviin kaiken tiedon vai ainoastaan keskeisen tiedon.

Jotta mobiilipalkkalaskelma saataisiin Helsingin kaupungilla käyttöön, se vaatii toimittajalta vielä tuotekehittelyä ja tiedon välittämistä mobiilipalkkalaskelmajärjestelmään.

2. Ammattikieli ja lyhenteet

Maksusuoritusten eroteltavuuden vuoksi palkanmaksussa käytetään vakiintunutta sisäistä tai juridista termistöä, lyhenteitä sekä numerokoodeja. Termien avaaminen ja lyhenteiden auki kirjoittaminen voisi olla ratkaisu, mikä kuitenkin veisi tilaa ja lisäisi entisestään laskelman pituutta.

Palkansaaja voi aina tarvittaessa olla palkkalaskelmaansa liittyen yhteydessä palkanlaskentaan sekä puhelimitse että sähköisen asiointipalvelun kautta lisäselvitystä saadakseen. Sähköistä asiakaspalvelujärjestelmää ollaan lisäksi parhaillaan uudistamassa, ja siitä odotetaan palkansaajan kannalta nykyistä helppokäyttöisempää.

Kaupungin intranetistä löytyy myös palkanmaksuun liittyen tietoa, ja lisäksi Oppiva-alustalta löytyy Mitä on hyvä tietää palkanmaksusta -kurssi, joka sisältyy myös työntekijöiden perehdytysmateriaaliin.

3. Aikajaksojen, maksupäivien tai maksusuoritusten epäselvyys

Palkkalaskelma on joskus pitkä - toisinaan jopa useiden sivujen mittainen. Rivimäärä kasvaa muun muassa palkallisten poissaolojen ja vuosilomien vuoksi, joiden palkat näkyvät omina riveinään. Näiden osuus vähennetään tehtäväkohtaisesta palkasta ja lisistä, jolloin laskelmassa näkyy miinusmerkkisiä rivejä. Myös palkaton poissaolo näkyy omana rivinään.

Rivimäärää kasvattavat myös erilaiset takautuvasti tehdyt muutokset tai korjaukset, joiden vuoksi palkkalaskelmassa näkyy plus- ja miinusmerkkisiä rivejä. Kun palkkalaskelmaan sisältyy taannehtivia palkkatapahtumia, kuten esimerkiksi taannehtivia palkankorotuksia, myöhässä ilmoitettuja poissaoloja tai muita palkkaan vaikuttavia poikkeuksellisia tapahtumia, laskelmalla on näkyvissä eri palkkakausien palkkoja ja niihin liittyviä korjausrivejä.

Palkkalaskelmien monimutkaistumiseen vaikuttaa myös, jos palkkatietoja ilmoitetaan maksuun etukäteen, ennen kuin työtä on tehty, mikä johtaa palkan takaisinperintään, kun työ ei toteudukaan. Lisäksi kaikkialla ei ole vielä käytössä Epassia esimerkiksi valvonta-aterioiden tietojen toimittamisessa palkkoihin, mikä monimutkaistaa palkkalaskelmia, kun tietoja kirjataan taannehtivasti.

Kaupungilla on käytössä useita työ- ja virkaehtosopimuksia, joissa poissaolojen vaikutusta koskevat laskentasäännökset voivat vaihdella sopimuksittain. Palkkalaskelmasta tulee näkyä poissaolojen ja vapaiden vaikutus palkkaan niin, että voidaan varmistaa kunkin työ- ja virkaehtosopimuksen määräyksien huomioon ottaminen asianmukaisesti.

Palkkalaskelman pituuteen vaikuttaa siis suoraan se, kuinka monelta palkkakaudelta ja kuinka paljon palkkatapahtumia henkilöllä on maksussa.

Palkanmaksun kehittämisessä on painotettu palkkaprosessien selkeyttämistä. Kaupungin intranetissä on julkaistu maksuaikatauluja, joiden avulla henkilöstö voi tarkistaa esimerkiksi työaikakorvausten maksupäivät sekä määräajat palkkatietojen toimittamiselle ennen palkka-ajon toteutusta.

Esihenkilöille ja työntekijöille on perehdytyksissä ja henkilöstökoulutuksissa korostettu palkanmaksuun vaikuttavien tietojen oikea-aikaisen toimittamisen merkitystä. Tavoitteena on varmistaa ajantasainen palkanmaksu ja vähentää takautuvien korjausten tarvetta.

Kaupunginhallitus toteaa, että on ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin henkilöstölle tuotetaan laadukkaat ja mahdollisimman selkeät palkkalaskelmat. Tietojen tulee olla palkkalaskelmissa palkansaajalle ymmärrettävästi ja selkeästi esitettynä.

Kaupungilla käytössä oleva palkkalaskelma täyttää työsopimuslain 2 luvun 16 §:n vaatimukset. Palkkalaskelmasta ilmenee maksetun palkan suuruus ja sen määräytymisen perusteet. Palkkalaskelmien osalta on kuitenkin tunnistettu haasteita liittyen tietojen esittämisen yksityiskohtaisuuteen, mikä voi vaikeuttaa kokonaisuuden hahmottamista.

Palkkalaskelmien rakenteen kehitystarve on tunnistettu, ja siihen liittyvä kehitystyö on käynnissä. Sekä kaupunginkanslian henkilöstöosasto että taloushallintopalveluliikelaitos ovat edistäneet kaupunkitasoisen palkkaprosessin kehittämistä ja ajantasaisen tiedonsiirron varmistamista palkanlaskentaan.

Toimenpiteisiin on kuulunut sähköisten asiointikanavien perustaminen ja niiden jatkokehittäminen, henkilöstön kouluttaminen sekä ohjeistuksen vahvistaminen palkkaprosessiin liittyen. Erityistä huomiota on kiinnitetty takautuvien palkankorjausten vähentämiseen, jotta korjausrivien määrä saataisiin laskemaan. Palkkalaskelmiin liittyviä ohjeita on laadittu ja julkaistu kaupungin intranetissä.

Taloushallintopalveluliikelaitoksessa on parhaillaan käynnissä erillinen selvitys mobiilipalkkalaskelman käyttöönotosta. Tavoitteena on tuottaa rakenteeltaan selkeämpi ja käyttäjäystävällisempi palkkalaskelmavaihtoehto kaupungin henkilöstölle.

Hallintosäännön 30 luvun 11 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa aloitteeseen, jonka on allekirjoittanut vähintään 25 valtuutettua. Kaupunginhallituksen on esitettävä antamansa vastaus käsiteltäväksi kaupunginvaltuustossa viimeistään kahdeksan kuukauden kuluessa aloitteen jättämisestä.