Rimbert -avustusjärjestelmän käyttöönotto ja kokeilu kulttuuripalvelujen erityisavustuksissa 22.4.2025 alkaen

Kulttuurin edistämisen päällikkö päätti hyväksyä Rimbert -avustusjärjestelmän käyttöönotettavaksi ja kokeiltavaksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan kulttuurin erityisavustusten haussa 22.4.2025 alkaen.

Rekisterinpitäjä on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta, joka on delegoinut rekisterinpitäjän tehtävät 27.3.2018, § 71, kulttuurijohtajalle.

Kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö on solminut Svenska Kulturfondet -säätiön kanssa 17.4.2025 päivätyn sopimuksen Rimbert -avustusjärjestelmän hankkimisesta. Järjestelmän arvonlisäveroton arvo kolmivuotiselta sopimuskaudelta on 24 000 euroa.

Järjestelmän avulla pidetään rekisteriä kulttuuripalvelujen erityisavustushakemuksista ja myönnettävistä avustuksista.

Pilotin suorahankinta pohjautuu hankintalain (1397/2016) 40 § suorahankintaperusteeseen, jonka 5 kohdan mukaan hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä kyseessä ole massatuotanto.

Pilotin tavoitteena on kokeilla Rimbert -avustusjärjestelmää kulttuuripalveluiden uuden avustuslajin ”Kulttuurin erillisavustus alueellisen harrastamisen tukemiseen” -hakemusten käsittelyyn ja raportointiin vuosina 2025-2028.

Pilotoinnin käynnistäminen varmistui vasta 2/2025. Uusi avustushaku tulee avata 22.4.2025. Tämä aikataulu ei mahdollista tarjouskilpailua koskien pilotointia. Lisäksi tuotannollisista ja taloudellisista syistä on tarkoituksenmukaista testata järjestelmää, jolla on riittävät näytöt ja verrokit ominaisuuksiltaan tätä tarkoitusta varten soveltuvia ominaisuuksia. Nyt pilotoitava järjestelmä on kehitetty vastaavaan tarpeeseen, on laajasti käytössä ja se on käytössä Helsingin keskeisessä verrokkikaupungissa Tukholmassa. Lisäksi kokeilun kustannus on erittäin kilpailukykyinen, koska palvelun tuottaa taho, joka ei ole ensisijaisesti kaupallinen toimija.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on tehty päätös Microsoft Dynamics-alustan käyttöönotosta CRM-alustana. Alustalle on jo rakennettu kulttuuripalveluiden asiakkuuden hallintaan liittyviä toiminnallisuuksia sekä kurssien ja tapahtumien toiminnanohjausjärjestelmän ensimmäistä versiota. Pilotointi antaa lisätietoa siihen, kannattaako hankkia yhteen tarpeeseen räätälöity yksittäinen järjestelmä, vai laajentaa valitun alustan toimintoja kattamaan myös avustustoiminta.

Rimbert-avustusjärjestelmän yleiskuvaus

Rimbert-avustusjärjestelmä on Svenska Kulturfondet -säätiön digitaalinen internet-pohjainen palvelu nimeltä Rimbert, jota käytetään apuraha- ja tukihakemusten käsittelyyn. Järjestelmä on kehitetty alkujaan säätiön omiin tarpeisiin ja vuodesta 2009 alkaen se on otettu käyttöön myös muualla. Järjestelmä sisältää kaikki tarvittavat toiminnallisuudet avustusten hakuun, hakemusten käsittelyyn ja avustusten maksamiseen. Se mahdollistaa monikielisyyden sisäisille ja ulkoisille käyttäjille (suomi, ruotsi, englanti). Rimbertissä on monipuoliset hakemusten arviointityökalut, eikä hakemuksiin liittyviä tietoja tarvitse siirtää käsittelyn, arvioinnin, päätöksenteon tai seurannan osalta manuaalisesti eri järjestelmien välillä.

Kulttuurin erillisavustusta alueelliseen harrastamisen tukemiseen myönnetään eriytymistä ehkäisevään lasten ja nuorten taide- ja kulttuuriharrastustoimintaan sekä uusien toimintamallien kehittämiseen. Pilotoinnin tavoitteena on arvioida järjestelmän ominaisuuksien soveltuvuutta Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan avustustoiminnan käsittelyyn ja tarkastella, mahdollistaako Rimbert-käsittelyalustan käyttö valmistelun nopeuttamisen ja työn tehostamisen. Valmisteluprosessin tehostamista on tarve testata käsiteltävien hakemusten määrään kasvaessa. Lisäksi pilotointi mahdollistaa avustuksia hakevien toimijoiden käyttäjäpalautteen, jota voidaan hyödyntää mahdollisen hankinnan kriteerejä määritellessä.

Pilotissa testataan seuraavia järjestelmän osa-alueita: hakulomakkeiden muokkaus, avustushaku, avustusten käsittely, arviointitoiminnallisuudet ja viestintä hakijoille. Tiedossa on, että pilotoitava ohjelma sisältää välittömästi kaikki tarvittavat toiminnalliset ominaisuudet avustusten hakuun, hakemusten käsittelyyn ja avustusten maksamiseen. Järjestelmä mahdollistaa monikielisyyden sisäisille ja ulkoisille käyttäjille (suomi, ruotsi, englanti) sekä monipuoliset hakemuskäsittelyn toiminnallisuudet, mm. pisteytyksen ja arviointikommentit eri asiantuntijaryhmiltä. Järjestelmän hallintakäyttöliittymässä voi hallita mm. käyttäjäoikeuksia ja hakulomakkeiden sisältöjä.

Järjestelmä tarjoaa erittäin monipuolisen hakuominaisuuksien testauksen todellisessa hakuympäristössä. Palveluntuottaja on hankkinut yli vuosikymmenen ajan käyttökokemusta suomalaisten avustuksia jakavien organisaatioiden kanssa yhteistyötä tekemällä.

Tietosuojan oikeudellinen perusta

Tietosuojaa koskevat oikeudelliset säädökset ovat EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) ja kansallinen tietosuojalaki (1050/2018), joita sovelletaan rinnakkain.

Henkilötietoja ei Rimbert-järjestelmässä käsitellä Euroopan ulkopuolella.

Tietosuojan jäännösriskit ovat seuraavat:

Rimbert-järjestelmässä käsitellään hakijayhteisöjen (oikeushenkilöt) yhteyshenkilöiden nimi- ja yhteystietoja (sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero ja tilinumero) ja lisäksi hakijayhteisöjen hallitusjäsenten nimitietoja. Avustusten hakuohjeissa on ohjeistettu hakijoita, miten avustuksen perustelut tulee avoimiin vastauskenttiin kirjoittaa. Ohjeissa on nimenomaan kielletty lisäämästä perusteluihin hakijan terveyttä, seksuaalista suuntautumista tai poliittista näkemystä koskevia tietoja (vrt. EU:n yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla 1 kohta Erityiset henkilötiedot).

Svenska Förbundetin alikäsittelijä Hetzner Oy:n tallentamaa henkilötietoa ei ole erikseen salattu. Yritys ei ole nähnyt sitä toistaiseksi tarpeelliseksi konesalissaan Tuusulassa. Lisäksi järjestelmässä henkilötietojen katselu on kyllä rajattu, mutta henkilötietojen käsittelyä ei ole lokitettu (vrt. Tiedonhallintalaki).

Mikäli Rimbert-pilottia tullaan tulevaisuudessa laajentamaan, tulisi Hetzner Oy:ltä vaatia tallennettujen henkilötietojen salausta ja henkilötietojen käsittelyn lokitusta. Koska Rimbert- pilotissa on kyse ainoastaan 22.4.2025 haettavasta kulttuurin erityisavustuksesta kolmelle vuodelle ja hakemusten määrän arvioidaan olevan alle 100 hakemusta, on tietosuojan jäännösriskejä pidettävä kokeilussa vähäisinä.

Yllä esitetyin perustein kulttuurinedistämispäällikkö katsoo perustelluksi hyväksyä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan kulttuurin erityisavustusten käsittelyyn ja avustusten myöntämiseen käyttöönotettavaksi Rimbert -avustusjärjestelmän 22.4.2025 alkaen.