Edlevo-järjestelmän toiminnallisuuksien hankinta Hankintalain 136 § 2. momentin 2. kohdan mukaisena sallittuna sopimusmuutoksena
Edlevo-järjestelmän toiminnallisuuksien hankinta Hankintalain 136 § 2. momentin 2. kohdan mukaisena sallittuna sopimusmuutoksena
Päätös
Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja päätti, että Effica-Edlevo järjestelmään voidaan hankkia sopimusmuutoksella tarpeellisia toiminnallisuuksia, joilla parannetaan varhaiskasvatuksen palvelujen tuottamista tai korvataan olemassa olevia tietopalveluja. Hankinta sisältää hakemustoiminnot, automatisoidun käyttöoikeushallinnan mahdollistava integraation sekä henkilöstöresurssien ja toiminnan suunnittelua tehostavia ominaisuuksia.
Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 425 000 euroa, josta investointeja 127 000 euroa ja käyttökuluja 297 000 euroa (alv 0 %). Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ei sitoudu minkään yksittäisen toiminnallisuuden hankintaan, vaan toimintoja hankitaan harkinnan ja tarpeen mukaan. Toimialajohtaja oikeuttaa kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietohallintojohtajan tekemään tilauksia koskevat päätökset.
Päätöksen perustelut
Tausta
Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on päättänyt luopua asioinnin tietojärjestelmän (ASTI) käytöstä. Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen käytössä on ASTI-järjestelmän ja muiden sovellusten lisäksi vuonna 2001 käyttöönotettu Effica-tietojärjestelmä, jonka nykyinen käyttöliittymä on tullut elinkaarensa päähän, eikä toimittaja enää kehitä sitä. Effican tuki on päättymässä. Effica-järjestelmän toimittaja Tietoevry kehittänyt järjestelmään uudempaan selainperustaiseen teknologiaan perustuvan Edlevo-käyttöliittymän, johon valtaosa Effican käyttäjistä ja toiminnoista on jo siirtynyt. Järjestelmäntoimittaja ei enää toteuta Efficaan toiminnan kannalta välttämättömiä muutoksia kuten väestötietojen päivitettyä liittymää, vaan kaikki uudet toiminnallisuudet tehdään Edlevoon. Siirtyminen Efficasta Edlevo-käyttöliittymään on näin ollen välttämätöntä toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi.
Toteuttavassa varhaiskasvatuksen järjestelmämuutoshankkeessa on suunniteltu uudelleen palveluprosessit niin, että siirtyminen uuteen käyttöliittymään tulee mahdolliseksi ja samalla Astista ja manuaalisista prosesseista voidaan siirtyä toistaiseksi Edlevo-järjestelmän käyttöön.
Hankittavilla toiminnoilla korvataan sekä ASTI- että Effica-järjestelmän nykyisiä toimintoja ja tehostetaan ja parannetaan varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen palveluja.
Hakemustoiminnoilla korvataan nykyiset erillisratkaisut ja paperiset hakemusprosessit. Varhaiskasvatushakemuksia tulee vuosittain noin 15000 kappaletta ja esiopetuksen aloittavia näiden lisäksi on vuosittain noin 5000, joten sähköiset prosessit ovat välttämättömiä varhaiskasvatuksen paikan tarjoamisen perusteiden toteutumiseksi.
Automatisoidun käyttöoikeushallinnan mahdollistava integraatio mahdollistaa sähköisen käyttövaltuushallinnan ja korvaa nykyiset monimutkaiset manuaaliset hallintaprosessit. Ratkaisulla kyetään tehostamaan tietosuojaa ja automatisoimaan esimerkiksi tunnusten poistuminen työntekijän työsuhteen päättyessä. Järjestelmän käyttäjiä on yli 5000.
Henkilöstöresurssien ja toiminnan suunnitteluominaisuuksilla helpotetaan merkittävästi päiväkotien loma-aikojen suunnittelua korvaamalla nykyiset manuaaliset paperiset loma- ja poissaoloilmoitukset ja hoitoaikavarausprosessit.
Menettely
Hankinta tehdään olemassa olevaan palvelusopimukseen SOSV062000-1 Hankintalain (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) 136 § 2. momentin 2 kohdan mukaisena sallittuna sopimusmuutoksena.
Hankintalain 136 § 2.momentin 2. kohdan perusteella voidaan olemassa olevaa hankintasopimusta sallitusti muuttaa, kun alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai –palveluja, eikä sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä. (Hankintalaki 136.2.2§: alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle).
Yksittäinen 136§ 2. momentin 2. kohdan mukainen sopimusmuutos saa olla maksimissaan 50 % alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta.
Tämän päätöksen nojalla tehtävän sopimusmuutoksen arvioidun arvon ollessa 425 000 euroa, tämä vaatimus toteutuu. Mahdolliset sopimusmuutokset lasketaan aina erikseen eivätkä ne ole täten kumulatiivisia muutoksia.
Hankintalain 136 § 2. momentin 2. kohta soveltuu tämän päätöksen sopimusmuutokseen, sillä sopimusmuutoksella hankittavat toiminnallisuusmoduulit voi toimittaa vain järjestelmän toimittaja Tietoevry Oyj. Toiminnallisuusmoduulit ovat välttämätöntä integroida osaksi käytössä olevaa kokonaisuutta ja nykyisessä järjestelmässä ei ole sellaista avointa integraatiopintaa, jota toinen toimittaja voisi hyödyntää. Avoimen integraatiopinnan rakentaminen ei ole mahdollista ilman, että syntyisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).
Kasvatus- ja koulutuslautakunta on oikeuttanut toimialajohtajan päättämään arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa alittavista hankinnoista (HEL 2025-005161, 29.4.2025 § 131).
Sovelletut pykälät: Hankintalaki (1397/2016): 123§,126§, 127§, 136§ 2.2.
This decision was published on 04.09.2025
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Hans Lähteenmäki, ICT-hankintajuristi, puhelin: 09 310 39369
Sami Tikkanen, Tietohallintojohtaja, puhelin: 09 310 73964