Asianhallinnan hankkeen käynnistäminen

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti, että sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalle perustetaan toimialan asianhallinnan kehittämisen hanke.

Tiedon hallintaa määrittelee ja ohjaa usea laki. Kaikista niistä tulee vaatimuksia, joiden täyttäminen vaatii prosessien, toimintatapojen ja järjestelmien kehittämistoimia. Useat niistä ovat kiinteässä yhteydessä tiedonhallinnan yleiseen kehittämiseen.

Helsingissä on menossa kaupunkitasoinen asianhallinnan kehittämishanke. Hankkeen laajuudesta ei vielä ole tehty päätöksiä, mutta käytyjen keskustelujen mukaan muun muassa mahdollinen järjestelmäratkaisu aikatauluttuisi vasta noin viiden vuoden päähän. Suunniteltujen lakimuutosten vuoksi Sosiaali-, terveys- ja pelastus-toimialalle tarvitaan ratkaisu nopeammin. Siksi toimialalle perustetaan asianhallinnan kehittämishanke, jossa ratkaistaan niin tietojärjestelmiin, toimintamalleihin, palveluihin ja prosesseihin kuin osaamiseen liittyviä haasteita. Hankkeella tavoitellaan toiminnan kehittymistä niin, että se tukee jatkossa entistä paremmin viranomaisen toimintaa ja siihen liittyviä velvoitteita.

Mahdollisen hankkeen ennakkosuunnittelu on käynnistetty keväällä 2025 tiedonhallinta ja arkkitehtuuriyksikössä. Tärkeimmiksi tuloksiksi on toimialatasolla kirjattu

- asianmukaiset työvälineet
- toimialan kirjaamon perustaminen (alikirjaamona kaupunginkirjaamolle)
- asianhallintaan liittyvän toiminnan laadun kehittyminen
- asian ja asiakirjan rekisteröinnin toteuttaminen
- rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen varmistaminen
- käsittelyn määräaikojen noudattaminen
- toiminnan tehostuminen
- henkilöstöresurssien järkevä käyttö
- luotettavan raportointitiedon saaminen toiminnan seuraamiseksi ja valvomiseksi
- asiakkaiden suuntaan tapahtuvan ohjauksen ja viestinnän parantuminen

Hankkeessa ei muuteta palvelukokonaisuuksien palveluiden järjestämistä eikä Apottiin liittyvää toimintaa.

Hankkeella on sidokset kaupungin asianhallinnan pääprosessiin, järjestelmiin ja kehittämishankkeisiin, jotka huomioidaan hankesuunnittelussa.

Hankkeen tulokset vaikuttavat koko toimialan toimintaan. Hankkeelle nimitetään suunnittelun edetessä ohjausryhmä, jonka kokoonpanossa huolehditaan riittävästä toimialatasoisesta edustuksellisuudesta. Hankkeen omistaa yhteisten palveluiden johtaja. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii päätöksenteko- ja valvontajohtaja. Ohjausryhmä perustaa hankkeelle tarvittavat projektit ja ohjaa niiden toimintaa. Muut ohjausryhmän toimivaltuudet ja menettelyt määritellään erikseen.

Tiedonhallinta ja arkkitehtuuriyksikkö vastuuttaa hankkeen käyttöön sihteerin sekä koordinoi hankevalmistelua sen alkuvaiheessa.