ALLU-tapahtumahallintajärjestelmän lisärahoitus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Yleistä

Kaupungininsinööri päätti 1.3.2016 § 10 oikeuttaa rakennusviraston palveluosaston alueidenkäyttötoimiston tilaamaan ALLU-tapahtumanhallintajärjestelmän hinnaltaan edullisimman tarjouksen antaneelta Vincit Oy:ltä.

Toteutustavaksi jo tarjouspyynnössä valittiin ketterä-kehitysmenetelmä. Ketterä-kehitysmenetelmässä ei ole kiinteää hintaa, vaan järjestelmää rakennetaan jaksotetusti tarpeiden mukaan kilpailutetulla tuntihinnalla.

Arvioitu kokonaishinta tuolloin oli noin 700 000 euroa järjestelmälle ja
150 000 euroa sähköiselle asioinnille. Lisäksi 5 vuoden ylläpito- ja kehitysrahaa noin 300 000 euroa.

1.3.2016 tehdyssä päätöksessä ei huomioitu sähköistä asiointia eikä ylläpitokuluja. Sähköinen asiointi ja ylläpito sisältyivät alkuperäiseen hankinnan kilpailutukseen.

Maankäyttösopimusten hallinta ja järjestelmät

Alueidenkäyttö- ja valvontayksikkö vastaa kaupungin omistaman maaomaisuuden tilapäisestä käyttöön luovuttamisesta. Vanhassa organisaatiossa maankäyttölupia ja - vuokrauksia käsiteltiin vuosittain noin
14 000 kappaletta. Tuloja kaupunki sai näistä yli 15 miljoonaa euroa.

Uudessa organisaatiossa käsiteltävien lupien ja vuokrausten määrä nousi noin 15 000 kappaleeseen vuodessa.

Nykyinen hallintajärjestelmä (Winkki) on vuodelta 2006 ja ns. vanhaa tekniikkaa. Järjestelmän ylläpitoon menee suhteettoman paljon ylläpitorahaa, järjestelmän logiikka sekä integrointimahdollisuudet ovat erittäin rajoittuneet eikä järjestelmä enää tue riittävästi toimintamme ja strategisia tavoitteita, joita ovat mm. sähköisen asioinnin järjestäminen, yhden luukun-periaate ja avoimen datan avaaminen.

Nykyinen järjestelmä ei myöskään täysin tue kaupungin määrittämiä ja vaatimia riskien hallintaa maankäyttölupien ja -vuokrausten valmistelussa ja saatavien täsmäytyksessä.

Uusi järjestelmä ALLU-tapahtumanhallintajärjestelmä tulee olemaan päätyökalu maankäyttölupien ja -vuokrausten hallinnassa sekä laskutuksessa noin 40 henkilölle. Lisäksi järjestelmää käyttää myös muut organisaatiot katseluoikeuksin ja järjestelmästä toimitetaan maankäyttötietoa kuntalaisille kaupungin karttapalvelun kautta.

Lupa- ja vuokrauspäätösten ollessa suuria ja rahallisten saatavien merkittäviä, tulee hallintajärjestelmän olla työtä tukeva, ajantasainen ja varmistaa kaikki kaupungin saatavat maankäytöstä. Sen tulee tukea myös kaikkien lupien ja vuokrausten hallinnan osa-alueita ja mahdollistaa avoimen datan ja sähköisen asioinnin järjestäminen.

Rakennusvirasto Palveluosasto Kaupungininsinööri 01.03.2016 § 10

16.06.2015 Ehdotuksen mukaan

Rakennusvirasto Palveluosasto Osastopäällikkö 12.05.2015 § 7

Päätös tullut nähtäväksi 08.11.2017

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.