Yhteistyösopimuksen tekeminen Helsingin joukkoliikenteen pysäkkikatoksista

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinta perustuu tarjouskilpailuun 40H/16, jossa JCDecaux’n tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin.

Hankinnan tarkoituksena oli kilpailuttaa HKL:n hallinnoimien pysäkkikatosten suunnittelu, toteutus, ylläpito ja niiden käyttäminen ulkomainonnassa. Hankinnan lähtökohtana oli mm.:

• Hankintaan sisältyvät kaikki Helsingin alueella sijaitsevat joukkoliikenteen pysäkkikatokset, yhteensä n. 1500–1600 kpl.
• Hankintaan kuuluu, että pysäkkikatoksia voidaan täydentää koko sopimuskauden ajan joukkoliikenteen tarpeiden kehityksen edellyttämällä tavalla.
• Tarjoajan tulee esittää peruskatosmalleista poikkeava korkeatasoinen pysäkkikatosmalli, jota voidaan mahdollisesti käyttää matkustajamääriltään suurien linjojen vaihtopisteissä.
• HKL varautuu investointivaiheessa myös osallistumaan investointiin enintään 5 milj. eurolla.
• Sopimuskauden aikana operaattorin tulee huoltaa katoksia ja pitää ne HKL:n edellyttämää palvelutasoa vastaavassa kunnossa.
• Operaattori vastaa katosten valaistukseen ja mainontaan kuluvan sähköenergian kustannuksista (muutos nykytilanteeseen: pysäkkikatosten energiakustannukset HKL:lle vuonna 2016 n. 245.000 euroa).
• Sopimuskauden aikana operaattori voi käyttää katoksia ulkomainontaan ja saa mainospaikkojen vuokrauksesta kertyvät tulot.
• Hankkeen toteutusmalliin voi sisältyä myös pysäkkikatosoperaattorin HKL:lle mainonnan tuloista suorittama maksuosuus.

Hankesuunnitelma

Liikenneliikelaitoksen johtokunta on hyväksynyt pysäkkikatosten toteutuksen hankesuunnitelman 9.6.2016 (§ 115) siten, että hankkeeseen sisältyvät kaikki Helsingin alueella sijaitsevat joukkoliikenteen pysäkkikatokset, yhteensä n. 1500–1600 kpl.

HKL käynnisti pysäkkikatosten toteutuksen kilpailutuksen hankesuunnitelman mukaisesti ja hankinta on edennyt seuraavassa kuvatulla tavalla.

Markkinakartoitus

HKL järjesti 2.9.2016 infotilaisuuden, jossa kerrottiin markkinatoimijoille tulevasta kilpailutuksesta sekä kuultiin markkinatoimijoiden näkemyksiä pysäkkikatosten toteutuksesta sekä kilpailutuksesta.

Hankintailmoitus

HKL julkaisi hankintailmoituksen julkisten hankintojen ilmoituskanavassa HILMA:ssa 16.10.2016 ilmoituksen numerolla 2016-024938 sekä Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (TED) ilmoituksen numerolla 2016/S 201-3683588.

Hankintamenettelyksi valittiin kilpailullinen neuvottelumenettely.

Osallistumishakemuksia saapui määräaikaan (3.11.2016) mennessä kaksi (2) kappaletta. Osallistumishakemuksen jättivät JCDecaux Finland Oy sekä Clear Channel Suomi Oy. Molemmat osallistumishakemuksen jättäneet ehdokkaat täyttivät tarjoajille asetetut vähimmäisvaatimukset.

Neuvottelut ja alustavat tarjoukset

HKL lähetti em. yrityksille neuvottelukutsut 2.12.2016. Ensimmäinen neuvottelukierros käytiin 13.12.2016. Neuvottelukierroksella käsiteltiin mm. kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä noudatettavia menettelyjä, ehdokkaiden teknistä ja aikataulullista toimintakykyä, tilaajan keskeisiä vaatimuksia hankinnalle sekä ehdokkaiden alustavia ehdotuksia ja näkemyksiä hankinnan toteuttamisesta.

Toinen neuvottelukierros käytiin 13.1.2017. Neuvottelukierroksella käsiteltiin alustavassa tarjouspyynnössä esitettyjä vähimmäisvaatimuksia, laadullisia arviointiperusteita ja hintakomponentteja.

Toisen neuvottelukierroksen jälkeen HKL pyysi 20.1.2017 tarjoajilta alustavat tarjoukset pysäkkikatosten suunnittelusta, toteutuksesta, ylläpidosta ja niiden käyttämisestä ulkomainontaan. Molemmat tarjoajat jättivät määräaikaan 3.2.2017 mennessä alustavat tarjoukset.

Kolmas neuvottelukierros pidettiin 13.2.2017. Neuvottelukierroksella käsiteltiin tarjoajan alustavaa tarjousta sekä hankinnan aikataulua. Neuvottelukierroksella HKL ilmoitti tarjoajille, että heidän tulee vielä ennen lopullisia tarjouksia jättää alustavat, mutta jo sitovat tarjoukset, joiden perusteella HKL tekee päätöksen, tullaanko hankinta toteuttamaan Hankintamallilla A (Investointimalli) vai Hankintamallilla B (Käyttöoikeusmalli). Investointimallissa HKL investoisi pysäkkikatoksiin enintään 5 000 000 euroa ja pysäkkikatokset jäisivät sopimuskauden jälkeen HKL:n omistukseen. Käyttöoikeusmallissa HKL ei investoisi pysäkkikatoksiin ja pysäkkikatokset jäisivät tarjoajan omistukseen sopimuskauden jälkeen.

Alustavat sitovat tarjoukset pyydettiin tarjoajilta 16.3.2017. Ennen alustavien sitovien tarjousten jättämisen määräaikaa, HKL piti neljännen neuvottelukierroksen 21.4.2017. Neuvottelukierroksella käsiteltiin tarjoajien alustavaan sitovaan tarjoukseen liittyviä lisäkysymyksiä.

Molemmat tarjoajat jättivät alustavan sitovan tarjouksen määräaikaan 8.5.2017 mennessä. JCDecaux Finland Oy jätti alustavan sitovan tarjouksen käyttöoikeusmallista ja Clear Channel Suomi Oy investointimallista. HKL oli ilmoittanut alustavassa sitovassa tarjouspyynnössä ja käydyissä neuvotteluissa, että alustavien sitovien tarjousten perusteella HKL tekee lopullisen päätöksen hankintamallin vallinnasta sen mukaan, kumpi hankintamalleista on HKL:n kannalta tarkoituksenmukaisin ja taloudellisesti tehokkain.

Alustavaa sitovaa tarjousta koskevassa tarjouspyynnössä oli mainittu, että HKL:n pyytäessä lopullisen sitovan tarjouksen vallitsemastaan toteutusmallista, tarjoaja voi vielä parantaa, mutta ei huonontaa, antamaansa alustavaa sitovaa tarjousta.

Alustavien sitovien tarjousten perusteella HKL päätti, että investointimalli on HKL:n kannalta tarkoituksenmukaisin ja taloudellisesti tehokkain.

Lopulliset tarjoukset

HKL lähetti lopullisen tarjouspyynnön tarjoajille 15.5.2017 edellä selvitetyn prosessin jälkeen ja mukaisesti. Lopullisessa tarjouspyynnössä pyydettiin tarjoajilta siis tarjoukset investointimallista, jonka HKL oli valinnut lopulliseksi hankintamalliksi.

Määräaikaan 14.6.2017 mennessä molemmat tarjoajat jättivät lopullisen tarjouksen investointimallista. Molemmat tarjoukset täyttivät niille asetetut vähimmäisvaatimukset. Hankinnan vähimmäisvaatimukset on kuvattu esityslistan liitteessä (liite 1).

JCDecaux Finland Oy:n investointimallista antama tarjous sisälsi nykyisin käytössä olevien pysäkkikatosten peruskorjauksen seuraavasti:

• työalueen suojaus ja väliaikaisen pysäkkitolpan pystyttäminen
• maalauskorjaukset
• kuluneiden osien uusimiset
• naarmuuntuneiden lasien vaihdot
• saranoiden ja lukkojen tarkastukset ja mahdolliset vaihdot
• valaistuksen muuttamisen led-valaistukseksi
• pysäkkikatosten peruskorjaus ei edellytä HKL:n investointia.

Clear Channel Suomi Oy:n investointimallista antama tarjous sisälsi nykyisten pysäkkikatosten korvaamisen uusilla pysäkkikatoksilla siten, että HKL osallistuu investointiin 5.000.000,00 eurolla.

Tarjousten arviointi ja vertailu

HKL:n asiantuntijaryhmä vertaili tarjousten laatuun ja hintaan liittyvät asiat/osiot tarjouspyynnön mukaisesti käyttäen arviointi- ja vertailuperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavasti:

• enimmäispistemäärä vuokratuotosta ja laadusta yhteensä 200 arviointipistettä, vuokratuotosta enimmäispistemäärä oli 120 ja laadusta vastaavasti 80
• tarjous, joka antaa parhaan vuokratuoton (vertailussa käytetty vertailuhinta), sai 120 arviointipistettä, ja toinen tarjous pisteytettiin kaavalla: ao. tarjoajan vertailuhinta / korkein vertailuhinta x 120
• vertailuhinnassa huomioitiin HKL:n investointiosuus
• tarjousten laatuasiat, -osiot, pisteytettiin tarjouspyynnössä esitettyjen arviointiperusteiden mukaisesti
• tarjous, joka sai laatupisteitä enemmän (vertailussa käytetty laatupistemäärä) sai 80 arviointipistettä ja toinen tarjous pisteytettiin kaavalla: ao. tarjoajan vertailuhinta / korkein laatupistemäärä x 120.

Tarjoajien vuokratuoton ja laadun arvioinnista saamat arviointipisteet laskettiin yhteen ja lopullinen vertailu tarjousten kesken tehtiin kunkin tarjoajan saaman arviointipisteiden kokonaispistemäärän perusteella. Tarjoajat saivat arviointipisteitä seuraavasti:

Tarjousten vertailutaulukko on esityslistan liitteenä (liite 1).

Päätös tullut nähtäväksi 07.07.2017

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin liikenneliikelaitoksen johtokunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.