Hankinta, Markkinointiviestintäpalveluiden puitejärjestely, yhteishankinta, Kanslia
Hankintaoikaisuvaatimuksen tutkimatta jättäminen, markkinointiviestintäpalveluiden puitejärjestely
Päätös
Kaupunginhallitus päätti, että Saariaho Järvenpää Oy:n markkinointiviestintäpalveluiden puitejärjestelyn hankintapäätökseen kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus jätetään myöhässä saapuneena tutkimatta.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä.
Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Hankintapäätöksen muutoksenhakuohjeistuksen mukaisesti kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 10 §:ssä säädetään, että sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Hankintapäätös muutoksenhakuosoituksineen on annettu tiedoksi asianosaisille 23.5.2018, joten määräaika hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle on päättynyt 6.6.2018 klo 16. Saariaho Järvenpää Oy:n hankintaoikaisuvaatimus on saapunut sähköisesti keskiviikkona 6. kesäkuuta 2018 kello 22:46. Hankintaoikaisuvaatimus on näin ollen jätettävä myöhästyneenä tutkimatta.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 22.05.2018 § 25
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä markkinointiviestintäpalveluiden puitejärjestelyyn seuraavat tarjoukset kokonaistaloudellisesti edullisimpana:
Kohderyhmä 1 ”Markkinointiviestinnän suunnittelu, kehittäminen ja toteutus”:
- Miltton Oy
- N2 Albino Oy
- Oy Kultainen Sherpa Ab
Kohderyhmä 3 ”Sosiaalisen median palvelut ja sen sisältöjen strateginen suunnittelu ja operatiivinen toteutus”:
- A-Lehdet Oy
- Mirum Agency Oy
- Vapa Media Oy
Hankintajohtaja päätti sulkea hankintamenettelystä kohderyhmästä 3 Otavamedia Oy:n ja McCann Helsinki Oy:n koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjoajille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Hankintajohtaja päätti keskeyttää hankintamenettelyn kohderyhmän 2 ”Graafinen ja visuaalinen suunnittelu ja tuotanto” osalta.
Sopimuskausi on kaksi vuotta. Hankintaan sisältyy enintään kahden vuoden optiokausi. Optiokauden käyttöönotosta päättää Tilaaja erikseen ennen perussopimuskauden päättymistä.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 1,2 miljoonaa euroa.
Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 15.3.2018 päivättyyn osallistumispyyntöön H012-18. Hankinta on toteutettu rajoitetulla menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 15.3.2018 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa. Määräaika osallistumishakemusten jättämiselle päättyi 16.4.2018 klo 12.00. Määräaikaan mennessä saapui 19 osallistumishakemusta:
- Kaskas Media Oy
- A-Lehdet Oy
- Aste Helsinki Oy
- Hasan Partners Oy
- Hill+Knowlton Strategies Finland Oy
- Kuudes Kerros Helsinki Oy
- Manifesto Consulting Oy
- McCann Helsinki Oy
- Miltton Oy
- Mirum Agency Oy
- N2 Albiino Oy
- N2 Helsinki Oy
- Otava Media Oy
- Oy Kultainen Sherpa Ab
- Oy SEK Ab
- Saariaho Järvenpää Oy
- ThreeFiveEight Oy
- Vapa Media Oy
- Viestintä Oy Drum
Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen
Osallistumispyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.
Tarjoajille oli asetettu referenssivaatimuksia, jotka tarjoajayrityksen tuli täyttää. Otavamedia Oy ei esittänyt kohderyhmää 3 koskevassa tarjouksessaan yritystään koskien referenssivaatimuksia 1 ja 3 täyttäviä referenssejä. McCann Helsinki Oy ei esittänyt kohderyhmää 3 koskevassa tarjouksessaan yritystä koskien referenssivaatimus 3 täyttävää referenssejä. Ehdokkaiden tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takaamiseksi ehdokas on suljettava hankintamenettelystä.
Kaikki muut ehdokkaat täyttivät osallistumishakemusten perusteella soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Osallistumishakemusten vertailu
Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että tarjouskilpailuun valitaan enintään viisi vähimmäisvaatimusta täyttävää ehdokasta. Mikäli hankintaan ilmoittautuu enemmän kuin viisi vähimmäisvaatimukset täyttävää ehdokasta, hankintayksikkö vertailee ehdokkaita seuraavien vertailuperusteiden mukaisesti ja valitsee viisi eniten pisteitä saanutta ehdokasta tarjoajiksi tarjouskilpailuun.
Vertailussa huomioidaan referenssitoimitusten sisältö sekä esitetty idea. Referenssien painoarvo 40 %, ideakonseptin painoarvo 60 %.
Osallistumishakemusten vertailu laatupisteineen sekä perusteluineen on liitteenä 1.
Kohderyhmässä 1 vertailupisteiden perusteella Mirum Agency Oy, McCann Helsinki Oy ja Vapa Media Oy päätyivät tasapisteisiin. Hankintayksikkö suoritti arvonnan näiden kolmen toimittajan keskinäisen järjestyksen selvittämiseksi. Hankintayksikkö suoritti arvonnan 27.4.2018. Arvonnan perusteella tarjouskilpailuun valittiin mukaan Vapa Media Oy.
Varsinaiseen tarjouskilpailuun valittiin seuraavat ehdokkaat:
Kohderyhmä 1:
-Miltton Oy
-Hasan Partners Oy
-Vapa Media Oy
-N2 Albino Oy
-Oy Kultainen Sherpa Oy
Kohderyhmä 2:
-Miltton Oy
-Hasan Partners Oy
-Vapa Media Oy
-Mirum Agency Oy
-A-Lehdet Oy
Hankintamenettelyn keskeyttäminen kohderyhmän 2 osalta
Osallistumishakemusten käsittelyn yhteydessä kävi ilmi, että osallistumispyynnössä oli ollut virhe kohderyhmän 2 vertailuperusteiden osalta. Hankinta voidaan keskeyttää hankintalain 125 §:n perusteella vain todellisesta ja perustellusta syystä. Perustelluksi syyksi oikeuskäytännössä on katsottu epäonnistunut tarjouspyyntö, jonka perusteella on ollut mahdotonta suorittaa vertailua.
Tarjouskilpailu
Tarjouspyyntö julkaistiin Tarjouspalvelussa tarjouskilpailuun valituille tarjoajille 3.5.2018. Tarjousten jättämisen määräaika oli 14.5.2018 klo 12:00. Kaikki tarjouskilpailuun valitut tarjoajat jättivät tarjouksen määräaikaan mennessä ja tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnön mukaan tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. Hinnan painoarvo on 40 % ja laadun painoarvo 60 %.
Laatuvertailu suoritettiin tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kriteereillä.
Kohderyhmässä 1 arvoitiin sitä, kuinka selkeä ja vakuuttava tarjoajan osaaminen on seuraavista näkökulmista: 1) Tarjoajan idean skaalautuvuus 2)Tarjoajan työsuunnitelman ja projektinhallinnan vakuuttavuus ja toteutuskelpoisuus. Kohderyhmässä 2 arvoitiin sitä, kuinka selkeä ja vakuuttava tarjoajan osaaminen on seuraavista näkökulmista: 1) Tarjoajan idean tavoiteasetannan määrittely ja kohderyhmien aktivointi 2)Tarjoajan työsuunnitelman ja projektinhallinnan vakuuttavuus ja toteutuskelpoisuus.
Laatuvertailu suoritettiin tarjouksen liitteenä olleen materiaalin ja tarjousesittelyn perusteella.
Hintavertailussa huomioitiin tarjouspyynnössä määriteltyjen asiantuntijaroolien yhteenlasketut tuntihinnat.
Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen sekä perusteluineen on liitteenä 2. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt seuraavat tarjoajat:
Kohderyhmä 1 ”Markkinointiviestinnän suunnittelu, kehittäminen ja toteutus”:
- N2 Albiino Oy
- Miltton Oy
- Oy Kultainen Sherpa Ab
Kohderyhmä 3 ”Sosiaalisen median palvelut ja sen sisältöjen strateginen suunnittelu ja operatiivinen toteutus”:
-Mirum Agency Oy
-Vapa Media Oy
-A-Lehdet Oy
Lisätiedot
Noora Fils, hankintapäällikkö, puhelin: +358931031759
Päätös tullut nähtäväksi 14.08.2018
VALITUSOSOITUS
Tähän päätökseen haetaan muutosta hallintovalituksella.
Valitusoikeus
Tähän päätökseen saa hakea muutosta se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).
Valitusaika
Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään Helsingin hallinto-oikeudelle.
Hallinto-oikeuden asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 42079 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 42000 |
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Valitukseen on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Oikeudenkäyntimaksu
Hallinto-oikeus perii muutoksenhakuasian käsittelystä 250 euron oikeudenkäyntimaksun. Mikäli hallinto-oikeus muuttaa valituksenalaista päätöstä muutoksenhakijan eduksi, oikeudenkäyntimaksua ei peritä.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651