Tietosuojapalvelut, konsultointipalvelujen tilaaminen
Tietosuojapalvelut, konsultointipalvelujen tilaaminen
Päätös
Tietohallintopäällikkö päätti hankkia ja tilata enintään 20 henkilötyöpäivää lisää tietosuojakonsultointipalveluja asianajotoimisto Reims & Co Oy:ltä tarjouksen 5.1.2018 mukaisesti. Lisäksi tietohallintopäällikkö päätti, että palvelua hankitaan tarvittava määrä 31.5.2018 asti, minkä jälkeen tietosuojalakimiehen vakanssi siirtyy hallintopalvelun päätöksenteontuen juridiseen tukeen.
Nyt hankittavan palvelun kertakustannus on enintään 27 000 euroa ilman arvonlisäveroa. 19.1.2018 hankitun palvelun (tilausnumero K839004724) ja 18.4.2018 hankitun palvelun (tilausnumero K839026476) kustannukset ilman arvonlisäveroa olivat 52 200 euroa. Hankinnan kokonaiskustannus nyt hankittavan ja aiemmin hankittujen palvelujen kanssa on yhteensä enintään
79 200 euroa ilman arvonlisäveroa. Tietohallintopäällikkö päätti lisäksi, että kustannukset maksetaan kustannuspaikalta 3902636090.
Tietohallintopäällikkö päätti edelleen, että hankinta tehdään suorahankintana hankintalain 1397/2016 40 § 2 momentin kohdan 4 ja 9 § 1 momentin 8. kohdan perusteella.
Päätöksen perustelut
Tietosuojakonsultin palvelut tarvitaan tietohallinnon resurssivajauksen täydentämiseksi 31.5.2018 asti. Tietosuojalakimiehen vakanssi siirtyi tietohallinnosta hallintopalvelujen lakiyksikköön 1.6.2018 alkaen. Tietosuojalakimiehen rekrytointi on käynnistetty, mutta se on edelleen kesken. Palvelua tuotetaan keskimäärin kahtena päivänä viikossa, mutta EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantulon lähestyessä ja Apotti-hankkeen kiireellisten tehtävien vuoksi asetuksen toimeenpanoon liittyvät tietosuojalakimiehen tehtävät lisääntyivät merkittävästi.
Hankittavat palvelut sisältävät tietohallinnon konsultointia tietosuoja-lakimiehen tehtäviin kuuluvissa asioissa, lokitietopyyntöjen hoitamista, valmistelua hoitavien viranhaltijoiden konsultointia sekä konsultointia sosiaali- ja terveystoimialan omaan toimintaan liittyvissä oikeudellisissa kysymyksissä.
Huhti- ja toukokuun aikana ilmeni äkillinen tarve auttaa tietohallintopäällikköä Apotti-hankkeessa valmisteilla olleiden Apotti-omistajayhteisön ja Oy Apotti Ab:n välille tehtävän EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämän tietoturvallisuussopimuksen valmistelussa sekä Apotti-järjestelmässä noudatettavien tietosuojaperiaatteiden ja rekisterien sisältämien henkilötietojen käyttöön, näkyvyyteen ja käyttöoikeuksiin liittyvien oikeudellisten kysymysten ratkaisemisessa. Molemmat tehtävät olivat välttämättömiä ja kiireellisiä eikä tarpeeseen ollut voitu etukäteen varautua.
Lisäksi palveluun kuuluu kaupungin tietosuoja-ryhmän kokouksiin osallistuminen ja yhteistyö EU –tietosuoja-asetuksen toimeenpanoprojektin vetäjän kanssa sekä muut mahdolliset tietosuojaan liittyvät tehtävät ja raportointi tilaajalle sovitusti. Toimeksiannon laajuuteen sisällytetään myös tilaajan henkilöstölle suunnatun tietosuojakoulutuksen valmistelu ja toteuttaminen. Tietosuojakonsultti toteutti toimialan GDPR-toimeenpanoprojektiin liittyen kolme laajaa koulutusta, jotka myös videoitiin ja tallennettiin toimialan intranetiin, jotta henkilöstö voi katoa koulutusmateriaaleja koulutustilaisuuksien jälkeenkin. EU:n tietosuoja-asetuksen toimeenpanoon liittyen tarvetta on myös tietosuojalakimiehen kannanotoille.
Päätös tullut nähtäväksi 20.06.2018
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Valitukseen on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 09 310 75505