Sääntöohjaus, toimintasäännön muuttaminen keskushallinto kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä kaupunginkanslian toimintasäännön 1.6.2018 lukien liitteen 1 mukaisesti.

Kaupunkistrategia hyväksyttiin syyskuussa 2017, ja sen toteutusta ja täytäntöönpanoa on valmisteltu kaupunginkansliassa. Valmistelun edetessä on todettu kanslian organisointiin liittyviä uudistustarpeita, jotka edistäisivät kaupunkistrategian tavoitteiden toteuttamista. Todettiin, että Kanslian ja sen organisaation on vastattava strategian muutoshaasteisiin.

Uudistuksen ensimmäinen vaihe toteutettiin hallintosäännön muutoksella (kaupunginvaltuusto 14.2.2018, 36 §), jolla osastorakenne ja osastojen välinen työnjako uudistettiin.

Uudistuksen toinen vaihe on ollut osastojen sisäisen rakenteen tarkastelu ja muutokset sekä hallintotoimintojen organisointi. Tätä on valmisteltu osastoilla tiiviissä yhteistyössä henkilöstön kanssa. Hallintotoimintojen (HR, talous, ICT) tarkastelu suoritettiin erillisessä ryhmässä.

Kaupunginkanslian johtoryhmä toimi valmistelun ohjausryhmänä, ja henkilöstötoimikunta käsitteli muutosta kaikissa kokouksissaan kevään aikana. Valmistelua koordinoi ja toimintasääntöä kirjoitti osastojen edustajista koostunut valmisteluryhmä.

Yhteistoimintamenettely henkilöstön kanssa toteutettiin 10.-13.4.2018. Asiaa on lisäksi käsitelty osastojen, yksikköjen ja tiimien kokouksissa useasti kevään aikana.

Vahvistettava organisaatio tiivistää kaupunginkanslian rakennetta, vastaa viraston tehtäviin kuuluvien suunnittelun, valmistelun ja ohjaamisen kohtaamiin haasteisiin sekä selkeyttää osastojen tarjoamia palveluita.

Elinkeino-osaston rakenne edellyttää jatkosuunnittelua, ja se vahvistetaan erillisellä päätöksellä.

Vahvistettava viestintäosaston rakenne on tarkoitettu väliaikaiseksi ja perustuu pääosin nykyisen tietotekniikka- ja viestintäosaston yksikköjakoon. Viestintäjohtajan aloitettua tehtävässään viestintäosaston organisaation valmistelu jatkuu.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan kansliapäällikkö hyväksyy kaupunginkanslian toimintasäännön. Kaupunginvaltuuston päätöksen 14.2.2018, 36 § mukaan hallintosäännön muutosten täytäntöön panemiseksi tarpeellisiin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä ennen muutosten voimaantuloa.

Toimintasäännössä annetaan määräykset osastotasoa alemmasta organisaatiosta ja esimiehistä, toimivaltuuksista sekä johtoryhmistä.