Hissihuoltojen kilpailutus, erä 3/2018, alue 2, toimittajan valinta

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kaupunkiympäristön toimialan rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuus ylläpitää kohteissaan noin 500 hissiä, joiden huoltotyöt on kilpailutettu alueittain kolmessa osassa vuosina 2013 - 2014. Kilpailutukset on suoritettu kolmessa osassa suuren laitemäärän vuoksi, jotta huoltoyhtiöllä olisi realistinen mahdollisuus ottaa kohteet haltuun.

Kaupunkiympäristön toimialan rakennukset ja yleiset alueet on suorittanut hankintarenkaana yhdessä Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilojen kanssa hissihuoltojen kilpailutuksen, joka sisältää yhteensä 239 laitetta, josta kaupunkiympäristön toimialan osuus on 202 laitetta. Nyt kilpailutetut laitteet sijoittuvat kaupunkiympäristön toimialan osalta ns. eteläiselle ja läntiselle alueelle (alue 2) ja toimitilojen osalta ympäri kaupunkia. Kyseinen kokonaisuus muodostaa yhden erän/korin suuremmasta kokonaisuudesta, joka koostuu kolmesta korista, eikä sitä ole tarkoituksenmukaista jakaa enää pienempiin osiin.

Molemmat hankintarenkaan jäsenet tekevät hankinnasta omat hankintapäätökset ja sopimukset.

Aluejakokartta on liitteenä 2.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Hissihuoltojen kilpailutus erä 3/2018” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMAssa 22.8.2018.

Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan rakennukset ja yleiset alueet käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.

Tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset

Tarjouspyynnön vaatimuksena oli, että tarjoajan on täytettävä ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot. Lisäksi tarjoajan edellytetään täyttävän kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet, sekä pyydettäessä toimitettava kaikki niitä koskevat todistukset ja selvitykset tai tämän tuli olla liittynyt Tilaajavastuu.fi / Luotettava Kumppani -palveluun ja tilaajavastuulain mukaiset tiedot olla hankintayksikön saatavilla kyseisestä palvelusta.

Tarjoajalta edellytetään tarjottavan palvelun kattavaa vastuuvakuutusta, jonka vakuutussumma on vähintään 500 000 euroa.

Tarjouspyynnössä on lisäksi asetettu tarjoajille tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyviä vaatimuksia seuraavasti:

Tarjoaja on merkitty Turvatekniikan keskuksen Sähkö- ja Hissiurakoitsijarekisteriin ja tarjoajan vastuuhenkilöllä on Turvatekniikan keskuksen myöntämä pätevyystodistus.

Tarjoajalla on käytössään varamiesjärjestelmä, joka takaa tehtävien tavoitteenmukaisen ja laadullisen lopputuloksen aikaansaamisen mahdollisissa sairastumis- tms. häiriötilanteissa. Helsingissä tai sen lähialueella, enintään 45 km säteellä Pasilan rautatieasemasta, olevan kenttähenkilöstön määrä katsotaan riittäväksi, jos tarjoajalla on vähintään 5 kenttähenkilöä, jotka toimivat vähintään neljässä itsenäisesti toimivassa huoltopiirissä.

Tarjoajalla on ympärivuorokautinen päivystyspalvelu (24 h) ja päivystyskeskus, jossa työskentelee arkisin klo 7.00 - 18.00 vähintään 2 henkilöä (tai puhelinjärjestelmä ohjaa ruuhkapuhelut toiselle henkilölle) ja muuna aikana vähintään 1 henkilö. Vastaanotetut ilmoitukset tulee kirjata yhtenäiseen (samaan) rekisteriin.

Tarjoajan laskuista tai niiden liitteistä ilmenee kohde ja kohdenumero, ilmoitettu vika, ilmoittajan ja korjausluvan antajan nimi, ilmoitusaika ja kohteeseen saapumisaika (kellon aika ja päivämäärä) sekä tehty työ ja käytetyt varaosat.

Tarjoajalla on käytössään huoltojen, vikojen ja korjausten reaaliaikainen seurantajärjestelmä, johon tilaajalla tai nimetyllä valvojalla on vapaa maksuton pääsy tai vastaavat tiedot saadaan pyydettäessä 2 työpäivän sisällä. Järjestelmästä tai tiedosta tulee käydä ilmi vastaavat tiedot kuin laskuista ja niiden liitteistä on vaadittu.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan, 25.9.2018 klo 12.00, mennessä tarjouksen jätti viisi (5) yritystä.
Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.
Avauspöytäkirja on nähtävänä kaupunkiympäristön toimialan Elimäenkatu 5:n tiloissa.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus

Kaikkien tarjouksen jättäneiden yritysten tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten tarkastuksen yhteydessä havaittiin, että Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilojen laitteiden kohdalla on laitekohtaisten vertailuhintojen laskennassa käytetyssä laskentakaavassa virhe, joka antaa laitekohtaisille vertailuhinnoille nelinkertaisen arvon. Todettiin, ettei tällä kuitenkaan ole vaikutusta tarjousten keskinäiseen vertailuun, koska laskentakaavan ainoa muuttuja on tarjottu tuntiveloitushinta.

Tarjouspyyntö on nähtävänä kaupunkiympäristön toimialan Elimäenkatu 5:n tiloissa.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, josta halvimman hinnan osuus on 100 %. Kokonaistaloudellisen edullisuuden määräytyminen hintavertailun perusteella on perusteltu, koska ainoastaan tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävät yritykset pääsevät mukaan vertailuun ja laatutekijät on huomioitu asetetuissa soveltuvuusvaatimuksissa.

Vertailuhinnan laskennassa huomioidaan koko liitteen laitekanta, huolto- ja tuntiveloituskustannukset, jotka lasketaan sopimuksen enimmäiskeston ajalle, joka on neljä (4) vuotta.

- Huollon vertailuhinnan laskennassa käytetään laitekohtaista keskivertohuoltoaikaa (tuntia/huoltokäynti, sisältäen matka-ajan), joka kerrotaan ko. laitteen huoltokäyntien vuosittaisella määrällä ja ilmoitetulla tuntiveloitushinnalla (sisältäen matkakustannukset ym. tarjouspyynnön mukaiset kustannukset). Vertailuhinta lasketaan 4 vuodelle.

- Laitekohtaisena keskivertohuoltoaikana/huoltokerta käytetään pääosin 1,0 tuntia.

- Korjaustöiden tuntiveloitushinnan vertailulaskenta-arvona käytetään 26 tuntia laitetta kohden 4 vuoden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että kilpailutuksen tuloksena on tarkoitus solmia huoltosopimus yhden valitun toimittajan kanssa.

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusehdot ja tarjousten vastaavuuden tarjouspyyntöön sekä vertaillut tarjoukset esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti.

Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja sopimus solmitaan ajalle 1.12.2018 klo 12.00 - 1.12.2021 klo 12.00.

Yksittäisten laitteiden osalta sopimuksen alkamisajankohdissa on eroavaisuuksia.

Sopimusta voidaan jatkaa alkuperäisillä ehdoilla sopimuskauden jälkeen enintään yhdellä (1) vuodella. Tilaaja tekee päätöksen option käyttöönotosta viimeistään yhtä (1) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä ja ilmoittaa siitä huoltoliikkeelle.

Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailuhintojen vaihteluväli on 463 973,40 euroa - 729 927,00 euroa (alv. 0 %).

Tarjousten vertailutaulukko on liitteenä 1.

Voittaneen tarjouksen vertailuhinta tarjouslomakkeella on 463 973,40 euroa ja sen kaavakorjattu vertailuhinta on 356 887,80 euroa.

Voittaneen tarjouksen vertailuhinta jakautuu hankintayksiköittäin
seuraavasti:
Kaupunkiympäristön toimiala: 290 312,40 euroa
Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilat (kaavakorjattu): 66 575,40 euroa.

Hankintayksikkö esittää, että huoltosopimus tehdään vertailuhinnaltaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen KONE Hissit Oy:n kanssa.

Päätös tullut nähtäväksi 29.10.2018

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.