Hankesuunnitelma, liiketilat, Fredriksbergin kiinteistö, kaupunkiympäristön toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala on etsinyt yhdessä kaupunkiympäristön toimialan ja kaupunginkanslian kanssa yhteisiä toimitiloja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan hallinto- ja tukipalveluille. Toimitilatarkastelussa keväällä 2018 parhaimmaksi vaihtoehdoksi osoittautui NCC Property Development Oy:n omistama Fredriksbergin uusi toimistorakennus Vallilan konepajan alueella osoitteessa Konepajankuja 1.

Kaupunkiympäristön toimiala vuokraa kulttuurin ja vapaa-ajan toimialle Fredriksbergin A-talon 3. kerroksen tilat, laajuudeltaan 1 597,5 m². Tiloihin sijoittuu kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan hallinto- ja tukipalveluiden sekä nuoriso- ja yleisten kulttuuripalveluiden 100 työntekijää. Vuokrauksen yhteydessä kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala luopuu nykyisistä toimialan hallinnon, nuoriso- ja yleisten kulttuuripalveluiden käytössä olevista toimistotiloista osoitteessa Hietaniemenkatu 9 ja Kalevankatu 6.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan hallinto- ja tukipalvelut sijaitsevat kuudessa eri kiinteistössä eri puolilla kaupunkia, mikä on hankaloittaa yhteistyötä ja aiheuttaa paljon liikkumista toimipaikkojen välillä. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on ollut käynnissä lokakuusta 2017 toukokuun loppuun 2018 toimintatapojen kehittämisen ja yhteisen toimitilan hanke. Hankkeen yhteydessä on kartoitettu yhdessä kaupunkiympäristön toimialan kanssa mahdollisia tulevia tilaratkaisuja toimialan johtamis-, asiantuntija- ja suunnittelutyötä tekevien työntekijöiden toimitilojen keskittämiselle. Keskittämisen tavoitteena on kehittää yhteisiä ja innovatiivisia työ- ja toimintatapoja sekä löytää tilaratkaisu, joka parhaalla mahdollisella tavalla tukee toimialan työ- ja toimintatapoja, kasvattaa toimialan vaikuttavuutta sekä lujittaa toimialan yhteisyyttä.

Keskittämisessä tavoitellaan myös toimialan tilankäytön tehostamista ja taloudellisen säästön synnyttämistä tilakustannuksista. Nykyisiä tiloja on sekä kaupungin omissa että ulkopuolisilta vuokratuissa tiloissa.

Hankkeen 1. vaiheena etsittiin tiloja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan noin 100 hengen henkilöstö-, talous- ja suunnittelupalveluiden, kulttuuri- ja nuorisopalveluiden asiantuntijoille sekä toimialan projektityöntekijöille.

Hankkeen 2. vaiheena selvitetään loppujen 200 työntekijän l. kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan johto, hallinto-, kehittämis-, tietohallinto-, tila- sekä viestintä- ja markkinointipalveluiden työntekijöiden sijoittumista Fredriksbergin B-taloon, joka valmistuu arviolta vuonna 2020. Tavoitteena on toimialan koko 300 hengen johtamis-, asiantuntija- ja suunnittelutyötä tekevän henkilöstön keskittäminen yhteisiin toimitiloihin Fredrikbergin A- ja B-taloihin.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan ja kaupunkiympäristön toimialan edustajat katselmoivat huhtikuussa 2018 varteenotettavia toimitiloja Helsingin Sörnäisissä ja Vallilassa. Lisäksi vertailuun saatiin kirjallista aineistoa myös muista vapaana olevista tai vapautuvista toimistotiloista. Fredriksbergin toimistotilat Vallilan Konepajan alueella osoittautuivat parhaimmaksi vaihtoehdoksi. Fredriksbergin vuokrataso, hyvä saavutettavuus ja tilojen kunto (uudiskohde) suhteessa muihin tarjolla oleviin vuokratiloihin olivat valinnan perusteluina. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan ja kaupunkiympäristön toimialan yhteisen näkemyksen mukaan yhteisille tiloille asetetut tavoitteet savutetaan parhaiten sijoittamalla toimistotilat Fredriksbergin uusiin tiloihin.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta hyväksyi 5.6.2018 toimistotilojen vuokrausta koskevan ensimmäisen vaiheen. Kansliapäällikkö oikeutti 20.06.2018 kaupunkiympäristön toimialan toimitilavuokrausyksikön päällikön vuokraamaan yhteensä 1 597,5 m² suuruiset toimistotilat NCC Property Development Oy:ltä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan käyttöön.

Hankkeen laajuus ja aikataulu

Fredriksbergin A-talon 3. kerroksen vuokrattavat toimistotilat ovat laajuudeltaan yhteensä 1 597,5 htm², tämän lisäksi työntekijöiden yhteiskäytössä ovat sosiaalitilat kiinteistön kellarikerroksessa sekä mahdollisuus auto- ja polkupyöräpaikkoihin.

Ensimmäisen vaiheen vuokra-aika käynnistyy 1.10.2018. Fredriksbergin A-talon tilojen vuokrauksen yhteydessä luovutaan Hietaniemenkatu 9:n ja Kalevankatu 6:n tiloista, joissa tällä hetkellä on nuorisopalvelukokonaisuuden, toimialan hallinnon sekä yleisten kulttuuripalvelujen henkilöstöä.

Hanketta on edistetty erittäin kiireellisenä, koska kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan Hietaniemenkatu 9:n tiloista luopuminen helpottaa osaltaan tilojen suhteen jatkuvassa paineessa olevaa päivähoitotoimintaa sekä myös välillisesti Maria 01:nä tunnetun Helsingin kasvuyrityskeskuksen laajentumista.

Tilakustannus käyttäjälle

Kaupunkiympäristön toimiala vuokraa Fredriksbergin A-talon 3. kerroksen liiketilat yhteensä 1 597,5 m² kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan käyttöön 1.10.2018 alkaen. Vuokra-aika on määräaikainen ensimmäiset kolme vuotta, jonka jälkeen vuokrasopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tiloista maksettava pääomavuokra on enintään 31 151,25 euroa/kk (19,50 euroa/m²/kk) ja ylläpitovuokra arviolta 7 188,50 euroa/kk (noin 4,50 euroa/m²/kk). Vuokriin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero ja vuokrauksessa noudatetaan muutoin laadittua vuokrasopimusluonnosta. Vuokraan lisätään kaupunkiympäristön toimialan perimä hallintokulu 0,50 euroa/m²/kk.

Lisäkuluina tulevat aulapalvelu- ja sähkökulut palvelun toimittajien kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti sekä erikseen vuokratut pysäköintipaikat. Toiminnan käynnistämiseen, kaluste- ja laitehankintoihin sekä muuttokustannuksiin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala on varannut 285 000 euroa.

Rahoitus

Hanke sisältyy vuokrahankkeena vuoden 2019 talousarvioesityksen vuokra- ja osakekohteiden uudis- ja peruskorjausohjelmaan vuosiksi 2019 - 2021.

Päätös tullut nähtäväksi 29.10.2018

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.