Valtuustoaloite, Helsingin sosiaali- ja terveysviraston toiminnan selvittäminen sosiaaliturvan muutoksenhakuprosessissa

Kaupunginhallitus on pyytänyt sosiaali- ja terveystoimialalta lausuntoa Aleksi Niskasen tekemästä valtuustoaloitteesta, jonka mukaan sosiaali- ja terveystoimen yksilöhuollon päätösten muutoksenhakujen käsittely ei ole johdonmukaista ja muutoksenhakijan oikeusturva saattaa tämän vuoksi vaarantua.

Yksilöhuollon päätöksistä tehtyjen oikaisuvaatimusten jaostovalmistelu on sosiaali- ja terveystoimialalla keskitetty hallintopalvelujen valmistelun tuen jaostovalmistelutiimille.

Kun muutoksenhaku saapuu kaupungin kirjaamoon, kirjaamo kirjaa asian asianhallintajärjestelmään, lähettää muutoksenhakijalle tiedon odotettavissa olevasta käsittelyajasta ja siirtää asian sosiaali- ja terveystoimialan asianohjaajalle.

Asianohjaaja tarkistaa, että kyseessä on muutoksenhaku, joka kuuluu sosiaali- ja terveyslautakunnan alaisen jaoston käsiteltäväksi ja siirtää asian odottamaan valmistelua. Koska kaikkia vammaispalvelun, asiakasmaksujen ja vanhuspalvelun päätöksiin liittyviä asiakirjoja ei ole skannattu sähköisiin asiakastietojärjestelmiin, lähetään päätöksen tehneelle palvelupisteelle asiakirjapyyntö.

Jaostovalmistelija selvittää tämän jälkeen oikaisuvaatimuksen perusteena olevat tosiseikat ja kartoittaa tapaukseen sovellettavan lainsäädännön sekä sosiaali- ja terveystoimialalla noudatettavat määräykset ja ohjeet.

Perehdyttyään asiaan jaostovalmistelija laatii päätösehdotuksen. Hallintosihteeri oikolukee tämän jälkeen tekstin, varmistaa, että liitteet on liitetty asialle ja siirtää tekstin liitteineen esittelijän luettavaksi. Esittelijän hyväksyttyä ratkaisuehdotuksen ja sen perustelut, siirtää hallintosihteeri päätösesityksen koontilistalta seuraavan jaostokokouksen varsinaiselle esityslistalle.

Kokouksen jälkeen hallintosihteeri lähettää pöytäkirjan otteet muutoksenhakijoille asioista, jotka kokouksessa on ratkaistu tai jätetty tutkimatta. Pöytäkirjan otteen liitteenä lähetetään sekä valitusosoitus että kaikki ne liitteet, jotka valmistelija on esityslistatekstiin liittänyt. Pöydälle jätetyistä asioista ei lähetetä pöytäkirjanotetta, koska asiaa ei ole käsitelty kokouksessa.

Suurin osa pöytäkirjan otteista postitetaan muutoksenhakijoille e-kirjeenä. Jos ote lähetetään tavallisena kirjeenä, postittaa toimistosihteeri pöytäkirjan otteen ja jaoston kokouksessa olleet, liiteluettelossa mainitut liitteet sekä valitusosoituksen muutoksenhakijalle.

Aloitteessa todetaan muutoksenhakijalle samasta muutoksenhausta lähetettyjen pöytäkirjan otteiden poikenneen toisistaan kahdessa esimerkkitapauksessa muutoksenhaun liitteiden merkitsemisen osalta.

Asiaa selviteltiin valmistelun tuessa. Hallintosihteeri osasi heti nimetä tapauksen ja selittää tapahtumien kulun. Hallintosihteeri muisti myös, että samaan tapauksen liittyy aloitteessa mainittu asiakirjan toimittamisen epäselvyys.

Pöytäkirjan otteiden poikkeaminen toisistaan johtuu siitä, että toinen asioista on kokouksessa pöydälle jäänyt asia, joista pöytäkirjanotteita ei normaalisti lähetetä. Muutoksenhakijan pyynnöstä hänelle on kuitenkin lähetty tiedoksi pöytäkirjan ote kyseisestä päätöksestä. Koska päätös koski vain pöydälle jättämistä, ei siihen sisälly liitteitä. Pöytäkirjan otteeseen ei tällöin tulostu muutoksenhakua koskevaa esityslistatekstiä, liiteluetteloa eikä liitteitä. Sihteeri on muutoksenhakijan pyynnöstä lähettänyt pöytäkirjan otteen lisäksi myös ne liitteet, jotka valmistelija oli liittänyt päätösesitykseen. Liitteiden yläkulmaan sihteeri oli kirjoittanut liitteen numeron.

Kyseessä on siten poikkeustapaus, jossa pöytäkirjan ote on lähetetty muutoksenhakijan nimenomaisesta pyynnöstä.

Sosiaali- ja terveystoimialan näkemyksen mukaan pöytäkirjan otteiden lähettämisessä muutoksenhakijoille noudatetaan yhdenmukaista käytäntöä. Valmistelun tuessa suoritettiin pöytäkirjan liitteiden tarkastus systemaattisella satunnaisotannalla, niin että kymmenestä prosentista tänä vuonna tehdyistä päätöksistä tarkastettiin liitetiedot. Suoritetussa tarkastuksessa löytyi kaksi tapausta, joissa liitteiden käsittely poikkesi yleisestä käytännöstä, jonka mukaan ote sisältää liiteluettelon, jossa liitteet on otsikoitu. Tapauksissa muutoksenhakukirjeen liitteenä olleet asiakirjat oli liiteluetteloon otsikoitu vain liite-merkinnällä. Varsinaisessa esityslistatekstissä liitteiden sisältö oli kuitenkin selvitetty.

Kuten lausunnossa aiemmin todettiin, aloitteessa mainitussa tapauksessa kyse oli pöydällejättämispäätöksestä. Seuraavaan kokoukseen siirretyn esityslista-asian mahdolliset liitteet eivät ole osa pöydällejättämispäätöstä, vaan ne kuluvat kiinteästi siihen asiaan, jonka käsittely siirrettiin ja josta jaosto ei vielä tehnyt päätöstä. Liitteiden merkitsemiskäytäntö on siten tältä osin ollut asianmukaista.

Aloitteessa on toisena muutoksenhakijan oikeusturvaa vaarantavana asiana otettu esille tapaus, jossa asiakkaan edunvalvojan suoraan sosiaalityöntekijälle toimittama, muutoksenhaun liitteeksi tarkoitettu asiakirja oli jäänyt toimittamatta jaostovalmisteluun. Aloitteessa todetaan myös, ettei sosiaalityöntekijä antanut vastaanottamastaan muutoksenhakuun liittyvästä asiakirjasta vastaanottotodistusta.

Hallintolain mukaan päätökseen, johon on vaadittava oikaisua ennen valituksen tekemistä, on liitettävä muutoksenhakuohje. Muutoksenhakuohjeessa on selostettava paitsi viranomainen, jolle muutoksenhaku on toimitettava, muutoksenhakuaika sekä vaatimukset muutoksenhaun sisällöstä, liitteistä ja perille toimittamisesta. Hallintolain mukaan asiakirjan lähettäjälle on pyynnöstä annettava todistus asiakirjan kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä.

Viranhaltijan päätökseen liitetyssä muutoksenhakuohjeessa ilmoitetaan kirjaamon osoite osoitteena, johon muutoksenhaku pyydetään toimittamaan. Kirjaamo avaa asian asianhallintajärjestelmään ja lähettää asiasta muutoksenhakijalle kirjausilmoituksen, josta näkyy asian saama diaarinumero ja arvio käsittelyajasta.

Valmistelun tuen saaman selvityksen mukaan edunvalvoja oli toimittanut aloitteessa mainitun lääkärintodistuksen sosiaalityöntekijälle. Sosiaalityöntekijä ei lähettänyt todistusta kirjaamoon, koska lääkärintodistukseen ei ollut liitetty saatetta, josta olisi käynyt ilmi, että muutoksenhakua haluttiin täydentää kyseisellä todistuksella.

Koska kyse oli yksittäisestä lääkärintodistuksesta, johon ei liittynyt muutoksenhakukirjettä on ymmärrettävää, ettei, sosiaalityöntekijä osannut yhdistää asiakirjan liittyvän asiakkaan aiemmin tekemään muutoksenhakuun. Osalla asiakkaista on samanaikaisesti vireillä useampia palveluhakemuksia. Jos asiakas ei erikseen mainitse, että asiakirja on tarkoitettu liitettäväksi muutoksenhakuun, saattaa sosiaalityöntekijä olettaa, että asiakirja on toimitettu palveluhakemusta varten, sillä aina sosiaalityöntekijällä ei edes ole tietoinen vireillä olevasta muutoksenhausta.

Hallintolain mukaan vastaanottotodistus asiakirjan kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä on annettava pyydettäessä. Aloitteesta ei käy ilmi, oliko edunvalvoja jättäessään asiakirjan pyytänyt vastaanottotodistusta ja onko asiakasta ohjattu toimittamaan asiakirja kirjaamoon.

Sosiaali- ja terveystoimiala pitää valitettavana sitä, ettei muutoksenhaun liitteeksi tarkoitettu lääkärintodistus ollut valmistelijan eikä siten myöskään jaoston jäsenten käytettävissä. Myös jaostovalmistelijan ja esittelijän kannalta on tärkeää, että kaikki ne asiakirjat, joihin muutoksenhakija haluaa vedota, ovat käytettävissä asiaa valmisteltaessa. Jos uusia asiakirjoja tulee vasta siinä vaiheessa kun esityslistateksti on laadittu ja esittelijä hyväksynyt päätösehdotuksen, joutuu valmistelija mahdollisesti laatimaan koko päätösehdotuksen uudelleen. Jos taas muutoksenhaun kannalta oleellinen asiakirja ei saavu lainkaan valmistelijalle, käyttää muutoksenhakija mitä todennäköisemmin valitusoikeuttaan ja vie asian hallinto-oikeuden ratkaistavaksi. Asian uudelleen käsittely vain sen vuoksi, etteivät kaikki asiakirjat, joihin muutoksenhakija on halunnut vedota, ole olleet käytettävissä asiaa valmisteltaessa ja ratkaistessa ei ole työntekijän kannalta motivoivaa eikä myöskään lisää asiakkaan tunnetta oikeudenmukaisesta käsittelystä.

Sosiaali- ja terveystoimiala pyrkii kehittämään yksilöhuollon muutoksenhakujen valmistelua niin, että muutoksenhakujen valmisteluprosessi olisi paitsi mahdollisimman sujuvaa, myös muutoksenhakijoita tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti kohtelevaa ja palvelisi sekä muutoksenhakijoita, esittelijöitä että jaoston jäseniä. Tapaus tullaan käymään jaostotiimin kokouksessa läpi, kuten kaikki jaostovalmistelusta saatu palaute ja liitteiden nimeämiseen tullaan jatkossa kiinnittämään huomiota. Koska kyseessä on yksittäistapaus eikä asiasta ole tullut muuta palautetta, ei tapauksen vuoksi ole aiheellista muuttaa valmisteluprosessia.