Hankinta, hammashoitoyksikkö ja kaapistot, Pihlajamäen hammashoitola

Johtajahammaslääkäri päätti hyväksyä Dental Systems Oy:n tarjouksen FD5000-merkkisestä potilastuolista ja FD8000+ -merkkisestä hammashoitoyksiköstä sekä klo 12 Metasys MST1 FD- imulaitteistosta Pihlajamäen hammashoitolan hammashoitoyksikön, imulaitteiston ja kaapistojen hankinnassa.

Helsingin kaupunkia ja toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi. Hankinnasta tehdään toimittajalle erillinen tilaus.

Hankinnan kokonaisarvo elinkaarikustannukset huomioiden on
32 854,90 euroa (alv 0 %) sisältäen asennukset, vanhojen hoitokoneiden ja kaapistojen purun, poisviennin ja asianmukaisen hävityksen

Hankintamenettely ja valintaperusteet

Suun terveydenhuollolla on voimassa oleva puitesopimusjärjestely (HEL 2016- 011523) kuuden (6) toimittajan kanssa. Hankinta toteutettiin rajoitetulla menettelyllä, ns. minikilpailutuksena puitesopimustoimittajien kesken.

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 100 %. Vertailuhinta muodostui imulaitteiston, potilastuolin, hammashoitoyksikön ja siihen liittyvien lisälaitteiden hinnasta sekä hammashoitoyksikön elinkaarikustannuksista ja kaapistojen hinnasta.

Lisäksi valintaan vaikutti suun terveydenhuollon henkilökunnasta kootun käyttäjätyöryhmän (arviointityöryhmä) arvio hammashoitoyksiköille asetettujen, tiettyjen vaatimusten toteutumista. Arviointityöryhmän arvion perusteella hammashoitoyksikkö joko hyväksyttiin mukaan hintavertailuun tai hylättiin, jolloin sitä ei otettu mukaan hintavertailuun. Arviointityöryhmä kävi arvioimassa tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vertailuhinnan perusteella kolmen edullisimman tarjoajan hammashoitoyksiköt.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle muodolliset vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyyntö on lähetetty puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille 25.7.2019 tarjouspalvelu.fi kautta. Lisätietokysymykset hankintaan tuli esittää 12.8.2019 klo 10 mennessä. Hankintaan ei esitetty lisätietokysymyksiä.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 26.8.2019 klo 10. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kuusi tarjoajaa:

- Fimet Oy

- Flinno Oy

- Dental Systems Oy

- JH Hammastuote Oy

- Hammasväline Oy

- Plandent Oy

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Suun terveydenhuolto on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.

Suun terveydenhuollon arviointityöryhmä

Suun terveydenhuollon käyttäjistä koostuva arviointityöryhmä kävi 9.9.2019 tutustumassa ja arvioimassa kolme eniten vertailupisteitä saanutta hammashoitoyksikköä.

Arviointityöryhmässä oli yhteensä 6 ammattihenkilöä: 2 hammaslääkäriä, 2 suuhygienistiä ja 2 hammashoitajaa. Jokainen arvioi itsenäisesti hoitokoneen arvioitavat ominaisuudet. Arviointityöryhmän jäsenten antamista pisteistä laskettiin keskiarvo, jonka perusteella tarjoajan hammashoitoyksikkö joko hylättiin tai se pääsi mukaan hintavertailuun.

Arviointityöryhmän arvioiden perusteella Dental Systems Oy:n tarjoama FD8000+ -hammashoitoyksikkö täytti hammashoitoyksikölle asetetut kriteerit, samoin Fimet Oy:n tarjoama F1 City Classic- hammashoitoyksikkö.

Flinno Oy:n tarjoama Diplomat Dental Adept-sarjan da 170-hammashoitoyksikkö hylätään, koska työryhmän arvioin mukaan vaatimukset ergonomisuudesta niin henkilökunnan kuin potilaankin osalta eivät kaikilta vaadituilta osin täyttyneet.

Pisteet ja sanalliset palautteet hylkäämiselle Flinno Oy

Tarjouspyynnön liitteenä olleen arviointikaavakkeen mukaan arviointityöryhmän suorittaman arvioinnin sanalliset perustelut hylkäämiselle ja annetut pisteet Diplomat Dental-hammashoitoyksikölle olivat:

Arvioinnin kohta 2: Potilastuolin asentosäädöt mahdollistavat myös pitkän henkilön ergonomisen seisomatyöskentelyn.

Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 2 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 2,20.

• instrumenttisilta on tiellä

• tarjotin jää matalalle, kun tuolin nostaa ylös

• asentoja täytyy hakea turhan pitkään

• seistessä tarjotin ei nouse riittävästi, pitää jättää aika kauas, muuten painaa potilaan rintakehää

Arvioinnin kohta 5: Hammashoitoyksikkö on ergonomiseen nelikäsityöskentelyyn soveltuva. Esim. hoitoyksikön laiteletkut ovat ergonomisesti käytettävissä hoitoyksikön ollessa työskentelyasennossa (instrumenttisillan sijaitessa potilaan rintakehän yläpuolella).

Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 5 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 2,00.

• potilastuolin selkänojan reuna ottaa hoitajan jalkaan kiinni

• instrumenttisilta on raskas siirrellä ja instrumentit raskaat vetää sillasta

• instrumenttisiltaa ei saa riittävän lähelle, koska osuu potilaan rintakehään herkästi

Arvioinnin kohta 6: Hammashoitoyksikkö on ergonomiseen yksintyöskentelyyn soveltuva. Esim. hoitoyksikön laiteletkut ovat ergonomisesti käytettävissä hoitoyksikön ollessa työskentelyasennossa (instrumenttisillan sijaitessa potilaan rintakehän yläpuolella).

Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 6 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 2,00.

• yksintyöskentelyyn instrumenttisilta on todella raskas

• instrumentit on raskaat vetää sillasta

• koko instrumenttisilta jää melko kauas, jos potilas on yhtään puoli-istuvassa asennossa

Arvioinnin kohta 8: Potilastuoli on ergonominen ja mukava eri potilasryhmien kannalta ja mahdollistaa pitkienkin hoitojen toteuttamisen.

Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 8 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 2,17.

• niskatuki ei tue tarpeeksi

• vipu on tiellä

• hankala saada asentoon, joka tukee niskaa ja selkää

• niskan tuki pitkällä potilaalla kovin puutteellinen

• vaatii eripituisille henkilöille todella paljon säätelemistä, erityisesti päätuki

Lisäselvitys vuosihuollon hinnasta

Hankintayksikkö pyysi 28.8.2019 Dental Systems Oy:ltä lisäselvitystä tarjoajan tarjouksessaan antaman vuosihuollon hinnasta.

Hankintayksikön on hankintalain (1397/2016) § 96 mukaan vaadittava tarjoajalta selvitys hinnoista tai kustannuksista tilanteessa, jossa tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Lain mukaan hankintayksiköllä on siten velvollisuus pyytää selvitystä poikkeuksellisen alhaisista tarjouksista ja pyytää alhaisen hinnan osalta hinnan muodostumisen perusteet ja taustat.

Dental Systems Oy antoi pyydetyn selvityksen 9.9.2019. Suun terveydenhuollon hankintatyöryhmä ja hankintapalvelut ovat käsitelleet kokouksessaan 10.9.2019 saatua selvitystä ja totesivat, että saatu selvitys vuosihuollon hinnasta on riittävä

Valinta

Suun terveydenhuollon hankintatyöryhmä ja hankintapalvelut ovat käsitelleet 10.9.2019 hankintaan saatuja tarjouksia, tarjouksista tehtyä vertailua ja käyttäjätyöryhmän arviointeja.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman, hammashoitoyksikön tarjosi Dental Systems Oy vertailuhinnalla 32 854,90 euroa (alv 0 %) ja vertailupisteillä 100,00.

Tarjousten vertailu on tämän päätöksen liitteenä (liite 1) olevassa vertailutaulukossa. Vertailutaulukosta on poistettu arviointityöryhmän arvioin perusteella hylätty Flinno Oy:n tarjous. Vertailutaulukossa ovat mukana myös ne tarjoajat, joiden hammashoitoyksiköitä ei käyty arvioimassa. Arviointityöryhmän antamat pisteet arvioitujen hammashoitoyksikön ominaisuuksista käyvät ilmi tämän päätöksen liitteestä 2.