Hankinta, vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinta

HEL 2019-003108
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 19
Tämä toimielin tai virka on lakkautettu

Muutossopimus vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinnan määräaikojen muuttamisesta

Tietohallintopäällikkö

Päätös

Tietohallintopäällikkö päätti allekirjoittaa muutossopimuksen Visma Tampuuri Oy:n kanssa vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinnan määräaikojen muuttamisesta.

Määräaikamuutos toteutetaan Helsingin kaupungin toiveesta. Sopimusmuutoksella ei ole suoria kustannusvaikutuksia.

Päätöksen perustelut

Alkuperäisen hankintasopimuksen tarkoituksena on sopia hankintapäätöksessä HEL 2019- 003108 tarkoitetun vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan sovelluspalvelun hankinnasta, jonka Visma Tampuuri Oy toimittaa Helsingin kaupungille. Hankintasopimuksen kohteena on kokonaispalvelu sisältäen Vuoka –sovelluksen ja siihen liittyvät jatkuvat palvelut.

Käyttöönottoprojektin loppuvaiheessa tilaajalle on asuntopalvelujen osalta tullut kolmannesta osapuolesta johtuva tarve siirtää käyttöönottoa projektisuunnitelmassa sovitusta ajankohdasta. Siirrosta on yhdessä toimittajan kanssa neuvoteltu niin, että uusi käyttöönottoaika on marraskuussa 2021. Lisäksi tilaaja on asuntoyksikön (ent. asuntovuokraus) toimintaan liittyen estynyt ottamaan järjestelmää käyttöön kesken vuotuisen vuokrantarkistusprosessin, joka ajoittuu lokakuulta joulukuulle. Lisäksi asuntoyksikkö ei itse saa riittävällä luotettavuudella läpikäytyä hyväksymistestausta ennen marras-joulukuuta 2021. Siirrosta on yhdessä toimittajan kanssa neuvoteltu niin, että uusi käyttöönottoaika on helmikuussa 2022.

Hankintarenkaan osapuolten päällekkäisestä käyttöönottoaikataulusta johtuen toimittajalla voi olla haasteita huolehtia resurssien riittävyydestä ja sovelluspalvelun käyttöönotetun osion toimintavarmuudesta. Myös tästä riskienhallinnan näkö-kulmasta käsin käyttöönottoaikataulun muutokset hankintasopimuksessa todettuihin ovat perusteltuja.

Hyväksymistestauksen ja käyttöönoton vaiheista on tilaajan ja toimittajan yhteisymmärryksessä tehty oheinen uusi täsmennetty aikataulu, jonka molemminpuolisesta hyväksymisestä on neuvoteltu palvelun käyttöönoton ohjausryhmässä 30.6.2021.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimuksia ei saa muuttaa olennaisesti. 136 § 2 momentin 5 kohdan perusteella vähäarvoiset sopimusmuutokset ovat kuitenkin sallittuja.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). ICT-hankintojen osalta toimivalta tehdä hankintoja on keskitetty tietohallintopäällikölle. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.

Lisätietojen antaja

Kimmo Iirola, ICT erityisasiantuntija, puhelin: 09 31034020

kimmo.iirola@hel.fi

Päättäjä

Kari Vuorinen
tietohallintopäällikkö