Hankinta, henkilöstöravintolapalvelut, Helsingin kaupungin pelastuslaitos

Pelastuslautakunta päätti hyväksyä Fazer Food Services Oy:n tarjouksen nro 247088 Helsingin kaupungin pelastuslaitoksen henkilöstöravintolapalveluiden tuottamisesta Keskuspelastusaseman (Agricolankatu 15) ravintolatilassa tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisesti sopimuskaudeksi 1.1.2020–31.12.2021 enimmäishintaan 571 753 euroa (alv 0).

Pelastuslautakunta päätti oikeuttaa pelastuskomentajan solmimaan hankintasopimuksen, sekä tekemään päätöksen sopimuksen mukaisten mahdollisten jatko-optioiden käytöstä.

Samalla pelastuslautakunta päätti valtuuttaa teknisen päällikön tai hallintopäällikön hyväksymään hankintaan liittyvät laskut.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi.

Tähän päätökseen tyytymätön voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

Päätöksen perustelut

Pelastuslaitos on kilpailuttanut EU:n avoimella hankintamenettelyllä henkilöstöravintolapalveluiden hankinnan. Hankintailmoitus julkaistiin Hilmassa 12.7.2019. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 9.9.2019 kello 12:00.

Määräajassa tarjouksen jättivät kolme (3) yritystä:

- Compass Group Finland Oy,

- Fazer Food Services Oy ja

- Palmia Oy.

Kaikki tarjoajat täyttävät asetetut kelpoisuusvaatimukset ja kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Kokonaistaloudellisimman tarjouksen toimitti Fazer Food Services Oy. Pisteet on vertailutaulukossa, joka on tämän päätöksen liitteenä. Taulukosta ilmenevät tarjousten arviointikriteereiden painotukset ja tarjousten saamat pisteet.

Hankinta-asiakirjat ovat nähtävissä kokouksen sihteerillä.

Päätöksen tausta

Helsingin kaupunginvaltuusto hyväksyi 8.10.2014 Palmia -liikelaitoksen henkilöstöruokailu-, kiinteistö-, siivous- ja turvapalvelutoimintojen siirtämisen Helsingin kaupungin kokonaan omistamalle Palmia -liikelaitoksen edellä mainittuja toimintoja välittömästi jatkavalle toimeksisaajalle. Helsingin kaupungin pelastuslaitos on toteuttanut Helsingin kaupunginhallituksen 20.10.2014 kehotusta solmia siirtymäaika-järjestelyn mukaisesti 31.12.2014 mennessä palveluyhtiön kanssa määräaikaiset sopimukset palveluyhtiön tuottamista palveluista ja kilpailuttamaan palvelut määräaikaisten sopimusten päättymisen jälkeen. Sopimus on laadittu osana kaikkia Helsingin kaupungin virastoja koskevaa siirtymäaika-järjestelyä. Henkilöstöravintolapalveluiden siirtymäaikajärjestelyn sopimus pelastuslaitoksen ja Palmia Oy:n välillä päättyy 31.12.2019.

Pelastuslaitos järjesti avoimena hankintamenettelynä tarjouskilpailun (12.7.2019) pelastuslaitoksen henkilöstöravintolapalveluiden tuottamisesta Keskuspelastusasemalla kahden (2) vuoden määräajan ja optiona kuudesta kahteentoista (6–12) kuukauden jatkoajan. Hankinnan kohteeseen kuului muun muassa ateria- ja ruokasuunnittelu, ruuanvalmistus sekä laadunhallinta ja seuranta yhteistyössä pelastuslaitoksen kanssa. Henkilöstöravintolapalveluun kuului myös maastolounaiden tuottaminen Helsingin Pelastuskoulun oppilaille etäruokatoimituksena.

Tarjousten vertailu suoritettiin tarjouspyynnön mukaisesti käyttäen kokonaistaloudellista edullisuutta ratkaisuperusteena seuraavasti:

- Hinta 70 pistettä.

- Laatu 30 pistettä.

Hinnat kysyttiin seuraavasti:

- Buffetlounaan hinta x 34 400

- Pelastuskoulun etäruokatoimituksen hinta (ateria + pakkauslisä) x 1650

Tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat hinnat kerrottuna aterioiden määrällä muodostavat tarjoajan kokonaishinnan.

Hintojen yhteenlasketuista kustannuksista tulee tarjoajan hinnan vertailuluku.

Vertailussa halvin hinta sai 70 pistettä ja muut tarjoukset vertailtiin kaavalla halvin hinta/tarjottu hinta x 70.

Laatuarviointi suoritettiin tarjouksen liitteeksi vaadittujen selvitysten perusteella. Laatupisteitä annettiin ominaisuuksista, jotka tarjoavat lisäarvoa perusvaatimuksiin nähden. Kunkin vertailuperusteen osa-alueen (1‒3) arvioinnin pisteytys suoritettiin asteikolla 1‒3. Laatupisteitä annettiin seuraavasti:

3 = erinomainen laatu, poikkeaa kokonaisuutena arvioiden edukseen muista tarjouksista.

2 = hyvää tasoa, kokonaisuutena arvioiden vähintään keskimääräistä tasoa.

1 = tyydyttävä taso, kokonaisuutena arvioiden alle keskimääräisen tason.

Tarjousten vertailuperusteet:

Vertailuperuste 1. Kuuden (6) viikon ruokalista, painoarvo 15 pistettä.

Vertailuperuste 2. Kuvaus asiakaspalautejärjestelmästä sekä reklamaatioiden keräämisestä ja käsittelystä, painoarvo 10 pistettä.

Vertailuperuste 3. Vuoden 2020‒2021 ruokalistan teema ja juhlaruokasuunnitelma, painoarvo 5 pistettä.

Arvioinnin suoritti pelastuslaitoksen työntekijöistä muodostettu arviointiryhmä käyttäen arviointiperusteina tarjouspyynnössä mainittuja kriteerejä. Arviointiryhmässä oli edustus jokaisesta pelastuslaitoksen osastosta. Jäsenet edustivat operatiivista vuorotyötä sekä toimistotyötä tekeviä henkilöitä, naisia ja miehiä. Hankintayksikkö laski yhteen tarjoajien laatupisteet vertailuperusteiden (V) osa-alueittain (1‒3). Eniten laatupisteitä saanut tarjoaja sai kunkin vertailuperusteen täyden painoarvo-pistemäärän. Muiden tarjoajien vertailupisteet laskettiin jakamalla heidän vertailuperusteen pisteidensä määrä (Y) eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärällä (X), ja jaon osamäärä kerrottiin ao. vertailu-perusteen painoarvon pistemäärällä.

Muiden tarjoajien vertailuperusteen laskukaava: Y/X x vertailuperusteen painoarvopistemäärä.

Laatupisteiden laskukaava: V1 + V2 + V3

Tarjousten vertailutaulukko on esityslistan liitteenä. Tarjouksen lopulliset pisteet määräytyivät siten, että hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjous voitti.

Tarjousten yhteispisteet olivat seuraavat:

- Fazer Food Services Oy 96,67 pistettä.

- Compass Group Finland Oy 92,55 pistettä.

- Palmia Oy 89,64 pistettä.