Hankinta, siirtymisessä käytettävät apuvälineet, Sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti käydyn tarjouskilpailun perusteella hankkia siirtymisen apuvälineitä Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköitä varten seuraavilta toimittajilta:

- Algol Trehab Oy (2031642-4)

- AVK-Pinto Oy (0801518-6)

- Camp Scandinavia Oy (0282300-0)

- Haltija Group Oy (2412395-3)

- Mediq Suomi Oy (2285192-2)

- Palveluosakeyhtiö Metsäpolku Oy (0875201-2)

- Respecta Oy (1623211-3)

- Tukimet Oy (2559336-7)

Tarkemmat tiedot hankittavista tuotteista ilmenevät liitteestä 1. Hyväksytyt tuotteet.

Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo sopimuskaudella on 650.000 euroa (alv 0 %). Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan.

Hankinnan taustaa

Sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköiden hankkimat siirtymisen apuvälineet ovat sisältyneet Päivittäisten toimintojen apuvälineiden sopimukseen H046-14 HEL 2014-012424, jonka optiokausi on päättynyt 28.3.2019. Kilpailutuksen tarkoituksena on sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan siirtymisessä käytettäviä apuvälineitä tilaajalle.

Tarjouspyyntö

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Hankinnan kohteena on siirtymisen apuvälineet soveltuvin lisävarustein ja varaosin sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköiden asiakkaita varten.

Sosiaali- ja terveystoimialan hankintapalvelujen lisäksi tarjouspyyntöasiakirjojen valmistelussa on ollut mukana asiantuntijoita apuvälinepalveluista.

Tarjoajille asetetut vaatimukset kävivät ilmi tarjouspyynnöstä. Tarjouspyynnössä ja hintaliitteessä oli määriteltynä hankittavien tuotteiden ehdottomat vaatimukset sekä niiden pakolliset lisävarusteet ja varaosat.

Osatarjoukset hyväksyttiin siten, että tarjoaja voi jättää tarjouksen yhteen tai useampaan positioon. Osatarjouksia positioiden sisällä ei hyväksytty.

Tarjouspyyntö julkaistiin osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 30.10.2019. Määräajassa 25.11.2019 saapuneisiin lisätietokysymyksiin vastattiin 28.11.2019 mennessä.

Tarjoukset tuli jättää 18.12.2019 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jätti kymmenen (10) tarjoajaa:

- Algol Trehab Oy (2031642-4)

- AVK-Pinto Oy (0801518-6)

- Camp Scandinavia Oy (0282300-0)

- Carry and Export Finland Oy (2347594-9)

- Haltija Group Oy (2412395-3)

- Mediq Suomi Oy (2285192-2)

- Palveluosakeyhtiö Metsäpolku Oy (0875201-2)

- Respecta Oy (1623211-3)

- Stiegelmeyer Oy (1773600-6)

- Tukimet Oy (2559336-7)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintapalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut vaatimukset. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet on tarkastettu tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajilta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi toimittajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintapalvelut ja apuvälinepalvelut ovat tarkastaneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Carry and Export Finland Oy ei toimittanut tarjouspyynnössä vaadittua reklamaatioprosessin kuvausta. Muiden toimittajien tarjoukset täyttivät tarjouksille asetetut vaatimukset ja ne toimittivat tarjouspyynnössä ladattaviksi vaaditut selvitykset. Carry and Export Finland Oy:n tarjous hylättiin.

Tarjousten vertailu ja valintaperusteet

Tarjotuille tuotteille pidettiin katselmus 10.1.2020 ja laaturaati 13.1.2020.

Tarjoajien tuli varautua siihen, että kaikista tarjotuista tuotteista tarjoajalla on olemassa näyte. Mikäli tarjoajalla ei ollut katselmuksessa nähtäväksi pyydettyä tuotetta, kyseistä tuotetta ei otettu mukaan vertailuun.

Stiegelmeyer Oy ei tuonut tarjoamiaan tuotteita katselmukseen, joten sen tarjous hylättiin.

Katselmuksessa tuotteiden tuli olla varusteltuna ehdottomissa vaatimuksissa määritellyillä ominaisuuksilla. Lisäksi katselmuksessa ja laaturaadissa tuli olla irrallisena ne pakolliset lisävarusteet ja varaosat, joita ei ollut kiinnitetty katselmukseen tuotavaan tuotteeseen.

Apuvälinepalvelujen henkilöstöstä koostuva arviointiryhmä tarkasti ryhmä- ja positiokohtaisesti tuotteille asetettujen ehdottomien vaatimusten täyttymisen ja ratkaisi, onko tarjottu tuote ominaisuuksiltaan soveltuva siihen tarkoitukseen, mihin tuotetta on tarkoitettu käytettävän.

Mikäli tuotteen jokin ehdottomista vaatimuksista ei täyttynyt, tuotetta ei otettu laadun arviointiin. Tuotteet joko hyväksyttiin tai hylättiin. Laadun arviointiin pääsivät kaikki ne tuotteet, joiden kaikki ehdottomat vaatimukset täyttyivät.

Arviointiryhmä ei käsitellyt tarjottujen tuotteiden hintatietoja.

Laaturaati käytti laadun arvioinnissa arviointilomaketta, johon tuote yhdessä sen pakollisten lisävarusteiden ja varaosien kanssa pisteytettiin asteikolla 1-4. Laaturaadin jokaisen jäsenen antamista pisteistä laskettiin kunkin tuotteen osalta keskiarvo. Mikäli tuotteen arvo jäi < 2.5, katsottiin se laadultaan riittämättömäksi ja hylkäyspäätökseen liitettiin sanalliset perustelut. Mikäli arviointi oli tasan 2.5 tai sitä enemmän, tuote otettiin mukaan hintavertailuun.

Kaikki laaturaadissa mukana olleet tuotteet saivat arvoksi yli 2.5.

Tuotteiden lopullisen valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016, §115) mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että halvin hinta katsottiin riittäväksi valintaperusteeksi ehdottomien vaatimusten täyttymisen jälkeen ja kokonaispisteiden ollessa tasan 2.5 tai enemmän.

Ryhmä- / positiokohtaisesti voitiin valita useampi tuote, mikäli tuotteet täyttivät position vaatimukset, mutta erosivat ominaisuuksiltaan toisistaan jollain tavoin tai mikäli kyseessä oli sellainen tuote, jonka tuli olla yhteensopiva jonkin muun tuotteen kanssa.

Lopulliset valinnat tehtiin hinnan perusteella valintatyöryhmässä. Valintatyöryhmä koostui apuvälinepalvelujen ja hankintapalvelujen edustajista. Vertailuhinta muodostui varsinaisesta tuotteesta sekä sen pakollisista lisävarusteista ja varaosista.

Sopimuskauden aikana tilaukset tullaan tekemään pääsääntöisesti ensisijaiselta toimittajalta. Mikäli ensisijainen toimittaja ei pysty tuotetta toimittamaan, tilaukset tehdään toissijaiselta toimittajalta (mikäli positioon on valittu useampi toimittaja) tai muilta toimittajilta. Ensisijaisuusjärjestyksestä voidaan poiketa myös mm. tilanteissa, joissa tilaavalla yksiköllä on sellaisia erityistarpeita, että ensisijaiseksi valittu tuote ei sovellu.

Tilaaja varaa oikeuden olla valitsematta positioon mitään tarjotuista tuotteista, mikäli valintatyöryhmän jäsenten mielestä tarjottu tuote ei sovellu tilaajan toimintaan. Tällöin em. position osalta valinta jätetään tekemättä.

Hylätyt tuotteet ja hylkäysperusteet on merkitty tarjoaja- ja tuoteryhmäkohtaisesti liitteessä 2. Hylätyt tuotteet.

Tarjousten täsmennyspyynnöt

Hinnan edellytettiin olevan sama tuotteen jokaisessa koossa. Yhdelle tarjoajalle lähetettiin sähköpostitse tarjouksen täsmennyspyyntö koskien sitä, mihin ilmoittamistaan tuotteen kokokohtaisista hinnoista he sitoutuvat tuotteen joka koossa. Tarjoaja vastasi täsmennyspyyntöön annetussa määräajassa.

Sopimuskausi

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ja se alkaa, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus kahteen (2) yhden (1) vuoden optiokauteen.

Optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikista sopimustuotteista tai vain osasta sopimustuotteita. Optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikkien sopimustoimittajien tai vain osan kanssa.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 10.12.2019, §314.