Hankinta, yleisten alueiden ulkotilan toimintaväline, Helsingin kaupunkiympäristö

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan perustiedot

Puitejärjestelyn perusteella tullaan hankkimaan Helsingin kaupunkiympäristön toimialan yleisten alueiden ulkotilan toimintavälineitä.

Hankinta toteutetaan hankintarenkaana, jossa tilaajina ovat Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala sekä Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos (STARA).

Hankintarenkaan osapuolet tekevät hankinnasta omat saman sisältöiset hankintapäätöksensä ja omat sopimukset.

Tarjouskilpailulla valitaan kolme yritystä, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 31.5.2022 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa yhdellä kahden vuoden pituisella optiokaudella.

Toimintavälineet tullaan puitesopimuskaudella minikilpailuttamaan hankekohtaisesti puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 13.2.2020 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2020-001715 sekä alkuperäisen tarjouspyynnön korjausilmoitukseen 3.3.2020. Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala järjesti yhdessä Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos (STARA) kanssa hankintarenkaana tarjouskilpailun tarjouspyynnössä määritellyistä Suomen ilmasto-olosuhteisiin soveltuvista eri ikäryhmille suunnatuista yleisten alueiden ulkotilan toimintavälineistä.

Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu EU-kynnysarvon ylittävää tavarahankintaa koskeva ilmoitus 13.2.2020 sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) . Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 3.4.2020 mennessä tarjouksen jätti 5 tarjoajaa:

• Oy J-Trading Ab
• Kompan Suomi Oy
• Lappset Group Oy
• LeikkiSet Oy
• Puuha Group Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Kaikki tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä, hankeohjelmassa ja Helsingin kaupunkikalusteohjeen Helsinki-ilmeen määrittelyssä on esitetty ulkotilan toimintavälineille vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnössä oli pyydetty lataamaan tarjouksen liitteeksi jokaisesta suunnittelualueesta Hankeohjelman vaatimusten mukaiset havainnekuvat, ideasuunnitelmat sekä tuotekortit. Hankeohjelmassa kuvattiin, mitä tietoja tuotekorttien tulee sisältää: ”Tuotteen esittävä kuva / kuvat. Havainnekuvasta tulisi selvitä tuotteen toiminnallisuus sekä soveltuvuus tilaan. Yhdestä havainnekuvasta tulee selvitä tuotteen päämitat tai kuva voi olla mittapiirustus tuotteesta.”

Tarkastusvaiheessa todettiin, että LeikkiSet Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen, koska tarjouksesta puuttui vaadittu Aluekeskuksen tuotekortti. Lisäksi jokaisesta LeikkiSet Oy:n tuotekortista puuttuivat vaaditut tuotteen päämitat.

Näin ollen LeikkiSet Oy:n tarjous tulee hylätä tarjouspyynnön vastaisena.

Kaikkien muiden tarjoajien tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten vertailuperusteet. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on laatu 100 % painoarvolla.

Tarjouksen laadullinen arviointi tehtiin tuotekorttien, ideasuunnitelmien ja havainnekuvien pohjalta.

Arvioinnissa on kaksi kokonaisuutta: Monipuolisuus ja leikkikokemus sekä visuaalinen ilme, sopivuus aluetyyppiin ja kaupunkikuvaan.

Tarjouksen arviointi suoritettiin yhdeksän (9) tulostettavan pdf-tiedoston perusteella:

1. Suunnitelma, A3-koko, skaalattava pdf-tiedosto (3 eri tiedostoa)
2. Havainnekuva suunnitelma alueesta, A3-koko, pdf-tiedosto (3 eri tiedostoa)
3. Tuotekortit, 18 sivua/tuotetta, A4-koko, pdf-tiedosto (3 eri tiedostoa).

Arviointi

Hankeohjelmassa tarjousten laadun pisteytys on määritelty seuraavasti:

Monipuolisuus ja leikkikokemus:

• 0 pistettä: Ideasuunnitelmissa ei ole tuotteita kaikista tuoteryhmistä tai ideasuunnitelmassa on tuotteita jostakin tuoteryhmästä enemmän kuin yksi. Ideasuunnitelma ei ole toteutettavissa. Tarjous hylätään.
• 5 pistettä: Ideasuunnitelmissa on kaikista tuoteryhmistä tuote. Tuotteet eivät ole monipuolisia ja niiden tarjoama leikkikokemus on välttävä. Ideasuunnitelma on toteutettavissa.
• 20 pistettä: Ideasuunnitelmissa on kaikista tuoteryhmistä tuote. Tuotteet ja niiden tarjoama leikkikokemus on riittävän monipuolista. Ideasuunnitelma on toteutettavissa. Ideasuunnitelmassa on toimintavälineitä eri ikäryhmille eli alle 3-vuotiasta aina yli 10-vuotiaisiin on tarjolla leikkikokemuksia.
• 40 pistettä: Ideasuunnitelmissa on kaikista tuoteryhmistä tuote. Tuotteet ja niiden tarjoama leikkikokemus on monipuolista ja tuoteryhmien kokonaisuus tuo lisäarvoa leikkikokemukseen. Ideasuunnitelmassa on toimintavälineitä eri ikäryhmille eli alle 3-vuotiasta aina yli 10-vuotiaisiin on tarjolla leikkikokemuksia.

Visuaalinen ilme, sopivuus aluetyyppiin ja kaupunkikuvaan:

• 0 pistettä: Tuotteet eivät ole sopivia aluetyyppeihin tai kaupunkikuvaan, tai tuotteiden visuaalinen ilme ei täytä vaatimuksia. Ideasuunnitelma ei ole toteutettavissa. Tarjous hylätään.
• 5 pistettä: Tuotteet ovat sopivia aluetyyppeihin ja kaupunkikuvaan. Tuotteiden visuaalinen ilme täyttää vaatimukset. Ideasuunnitelma on toteutettavissa.
• 20 pistettä: Tuotteet ovat hyvin sopivia aluetyyppeihin ja kaupunkikuvaan. Tuotteiden visuaalinen ilme täyttää hyvin vaatimukset. Ideasuunnitelma on toteutettavissa.
• 40 pistettä: Tuotteet ovat erittäin hyvin sopivia aluetyyppeihin ja kaupunkikuvaan. Tuotteiden visuaalinen ilme täyttää erittäin hyvin vaatimukset. Ideasuunnitelma on toteutettavissa.

Sopivuudessa kaupunkikuvaan ja aluetyyppiin tarkastellaan suunnitelman luonnetta aluetyyppiin, jonka edustaja kohde on. Kaupunkikuvallisissa arvioissa tarjottua kokonaisuutta peilataan laajemmin Helsingin kaupunkikuvaan, jossa ei esimerkiksi hyväksytä tuotesijoittelua tai mainontaa.

Toimintavälineiden visuaalista ilmettä arvioidaan laatukriteerein. Laatukriteereillä tavoitellaan yhtenäisempää ja tunnistettavaa kaupunkikuvaa myös toimintavälineiden osalta. Toimintavälineiden visuaalisen ilmeen laatukriteerit pohjautuvat Helsingin kaupunkikalusteohjeen Helsinki-ilmeen määrittelyihin (Ei väri- ja materiaalimäärityksiä).

Arviointi tehdään tarjouskortin perusteella.

Visuaaliset laatukriteerit osa-alueittain ovat:

• Hillitty: Turhaa koristeellisuutta ei esiinny. Muotokieli on funktionaalinen eli toimiva ja tarkoituksenmukainen. Koristeellisuudeksi ei tulkita leikkiin liittyviä osia.
• Linjakas: Rakenne on vähistä elementeistä koostuva, selkeälinjainen. Rakenneratkaisut ovat yksinkertaisia ja eleettömiä sekä tarkoituksenmukaisia.
• Viimeistelty: Viimeistellyn ilmeen luo mm. materiaalien huoliteltu liittyminen toisiinsa.
• Vakuuttava: Tuote on rakenteeltaan ja materiaaleiltaan vakuuttava ulkotilan toimintaväline.

Sopivuudesta aluetyyppiin arvioinnissa käytetään soveltuvin osin kaupunkikalusteohjeen kuvauksia aluetyypeistä.

Yhteensä tarjoaja voi saada 80 pistettä yhdestä päätuoteryhmästä eli yhteensä maksipistemäärä kolmesta päätuoteryhmästä on 240 pistettä.

Kaupunkiympäristön toimialan asiantuntijoista valittu arviointiryhmä arvioi tarjoukset. Arviointiryhmällä on kokemusta leikkialueiden suunnittelusta, rakentamisesta ja ylläpidosta, joihin ideasuunnitelmaa toteutettavuutta verrataan.

Päätöksen liitteenä olevan laatuvertailun (liite 1) ja arviointimuistion (liite 2) perusteella tarjoajien saamat laadun kokonaispisteet ulkotilan toimintavälineille ovat:

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Ulkotilan toimintavälineiden tilaajana voi olla kaupunkiympäristön toimiala tai Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos (Stara) tai näiden käyttämä sopimusurakoitsija.

Puitesopimuksen ehtojen mukaisesti hankinnat minikilpailutetaan hankekohtaisesti puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken.

Minikilpailutuksen vaiheet on määritelty puitesopimuksessa seuraavasti:

1. Toteutettavan hankkeen hankeohjelmassa määritellään suunnittelukohteen kaupunkikuvalliset vaatimukset ja kohteen toimintavälineiden toiminnalliset vaatimukset.
2. Laadittavan toteutussuunnitelman yhteydessä määritellään toimintavälineiden tuotekriteerit. Tarjouspyynnöstä voi ilmetä mm. ehdottomat vaatimukset ja millä perusteella valinta tullaan tekemään. Tilaaja lähettää tarjouspyynnön puitesopimustoimittajille.
3. Puitesopimustoimittaja lähettää tarjouksensa tilaajan määrittelemän ajan puitteissa. Tarjouksessa tulee noudattaa puitesopimuksen ehtoja.
4. Tilaaja valitsee saapuneista tarjouksista parhaan noudattaen minikilpailutuksen tarjouspyynnössä täsmennettyä kokonaistaloudellisen edullisuuden perustetta, valinta- ja vertailukriteereitä sekä painoarvoja. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään joko hinnaltaan halvinta tai vaihtoehtoisesti hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta, jolloin hinnan painoarvo on 30 - 60 % ja laadun painoarvo 40 - 70 %. Minikilpailutuksessa laatu määritellään tapauskohtaisesti, eikä se ole riippuvainen puitejärjestelyn perustamisvaiheessa käytetystä laatupisteytyksestä. Laadullisen arvioinnin osatekijöinä voivat olla esimerkiksi tuotteen tekniset ominaisuudet, tekninen ratkaisu, soveltuvuus kohteeseen, soveltuvuus kaupunkikuvaan, toiminnallisuus tai/ja leikittävyys.
5. Tilaaja tiedottaa tarjouskilpailun lopputuloksesta kaikille tarjouksen jättäneille tarjoajille.
6. Tilaaja dokumentoi ja arkistoi materiaalin.
7. Tilaus tehdään valitulta sopimustoimittajalta puitejärjestelyssä määriteltyjen sääntöjen ja ehtojen mukaisesti.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 21.4.2020 § 220) mukaan kaupunkiympäristölautakunnan rakennukset ja yleiset alueet -jaostolla on hankintavaltuudet yli 1 miljoonan euron suuruisiin hankintoihin. Kaupunkiympäristölautakunnan rakennukset ja yleiset alueet -jaosto on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.

Päätös tullut nähtäväksi 18.05.2020

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.