Hankinta, HKL:n metroasemien ja muiden kiinteistöjen puhtaanapitopalvelut
HKL:n eräiden kiinteistöjen puhtaanapitopalvelut
Päätös
Helsingin kaupungin liikenneliikelaitoksen (HKL) johtokunta päätti valita HKL:n kantametron metroasemien, varikoiden, sosiaalitilojen ja bajamajojen puhtaanapitopalveluiden toimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen SOL Palvelut Oy:n sopimuskaudeksi 1.11.2020 – 31.10.2024. Johtokunta oikeuttaa samalla HKL:n tekemään hankintasopimuksen SOL Palvelut Oy:n kanssa hankinta-asiakirjoista lähemmin ilmenevin ehdoin siten, että sopimuksen kokonaiskustannukset mahdolliset optiovuodet mukaan luettuna ovat yhteensä enintään 10.000.000,00 euroa (alv 0 %).
Lisäksi johtokunta päätti oikeuttaa HKL:n toimitusjohtajan hyväksymään vähäiset sopimusmuutokset, kuten pienet muutokset puhtaanapitokohteiden pinta-aloissa (enintään 5% laajuudesta) sekä uusien tilojen tai bajamajojen liittämisen sopimukseen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Hankinnan kohteena on puhtaanapitopalveluiden tilaaminen HKL:n kantametron metroasemille, varikoille, sosiaalitiloihin ja bajamajoille neljän (4) vuoden sopimuskaudelle 1.11.2020-31.10.2024. Sopimusta voidaan jatkaa kahdelle yhden (1) vuoden optiokaudelle toimitusjohtajan päätöksellä ennen optiokauden alkua.
Hankittavan palvelun hinnat ovat kiinteitä kahden (2) vuoden ajan sopimuksen voimaantulosta alkaen. Palveluntuottajalla on oikeus ehdottaa hinnan muutosta kerran sopimuskauden aikana siten, että hinnanmuutos voi tulla voimaan aikaisintaan 24 kk kuluttua sopimuksen alkamisesta seuraavien edellytysten täyttyessä:
- Hinnanmuutos perustuu siivouspalveluiden yleiseen kustannuskehitykseen;
- Hinnanmuutoksen peruste on syntynyt sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen;
- Hinnanmuutoksen peruste vaikuttaa välittömästi sopimuksen mukaisten siivouspalveluiden hintaan; ja
- Hinnanmuutoksen peruste ei johdu palveluntuottajan omasta toiminnasta (pois lukien yleiseen palkkakehitykseen perustuvat muutokset).
Lisäksi palveluntuottajalla on oikeus ehdottaa hinnanmuutosta samoin ehdoin ennen optiokausien alkua.
Palvelukuvaus on määritelty tarkemmin hankinta-asiakirjoissa. Palvelukuvaukseen sekä sopimukseen sisältyy mittaristo, jolla seurataan mm. palvelun laatua, palveluntuottajan henkilöstön työhyvinvointia, vaihtuvuutta, työturvallisuusohjeiden noudattamista sekä sitä, että työtä tekevät palveluntuottajan työntekijät on perehdytetty HKL:n turvallisuuskoulutusmateriaaleihin.
Hankinnan kulku
HKL järjesti neuvottelumenettelynä tarjouskilpailun (51H2019) HKL:n metroasemien ja muiden kiinteistöjen puhtaanapitopalveluista. Hankinnan ennakoitu arvo ylitti erityisalojen hankintalain 1398/2016 13 §:n kynnysarvon ja neuvottelumenettelyä koskeva ilmoitus julkaistiin Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan verkkoversiossa (TED) sekä julkisten hankintojen ilmoituskanavassa (HILMA) 22.1.2020.
Valittaessa ehdokkaita neuvottelumenettelyyn otettiin vähimmäisvaatimuksina huomioon tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttyminen. Osallistumishakemuksen jättämällä tarjoajat sitoutuivat pyydettäessä toimittamaan nähtäväksi mm. selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta ja keskeisistä työehdoista sekä eri työnantajarekistereihin kuulumisesta ja työnantajamaksujen maksusta.
Toimitusjohtaja valitsi 17.2.2020, 32 §, HKL:n metroasemien ja muiden kiinteistöjen puhtaanapitopalveluiden kilpailutuksen neuvotteluvaiheeseen seuraavat osallistumishakemuksen lähettäneet ehdokkaat:
- Palmia Oy
- SOL Palvelut Oy
- Lassila & Tikanoja Oyj
Neuvotteluvaiheeseen valittujen ehdokkaiden kanssa käytiin yksi neuvottelukierros 16.3. – 23.3.2020 alustavan tarjouspyynnön, julkaistun hankintamateriaalin ja ehdokkaiden kommenttien pohjalta. Lopullinen tarjouspyyntö julkaistiin 17.4.2020 ja lopullisten tarjousten vastaanoton määräaika oli 18.5.2020 klo 12:00.
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät kaikki neuvotteluissa mukana olleet yritykset:
- Lassila & Tikanoja Oyj
- Palmia Oy
- SOL Palvelut Oy
Tarjousten vertailuperusteet
Saapuneet tarjoukset vertailtiin tarjouspyynnön mukaisesti käyttäen ratkaisuperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavasti:
1. Hinta 70 pistettä
- Vertailussa halvin hinta sai 70 pistettä ja muille tarjouksille laskettiin vertailupisteet hinnan osalta kaavalla (halvin hinta/tarjottu hinta) * 70
2. Laatu 30 pistettä
- Laatuarviointi suoritettiin tarjouksen liitteeksi vaadittujen selvitysten perusteella.
- Laatutekijät ja niiden osakokonaisuudet painoarvoineen on esitetty liitteenä olevassa tarjousten vertailutaulukoissa. Palvelun laatuarvioinnissa on pisteytettävinä asioina otettu huomioon mm. haltuunottosuunnitelma sisältäen työntekijöiden perehdytyssuunnitelman ja työturvallisuusohjeiden noudattamisen sekä työtyytyväisyyssuunnitelman sisältäen kuvauksen henkilöstön työhyvinvoinnin varmistamisen toimenpiteet ja tavoitteet työhyvinvoinnille ja –vaihtuvuudelle.
- Vertailussa parhaat laatupisteet saanut tarjoaja sai 30 pistettä ja muille tarjouksille laskettiin vertailupisteet laadun osalta kaavalla (saadut laatupisteet/parhaimmat laatupisteet) *30.
Vertailupisteet laskettiin hinta- ja laatupisteiden yhteenlaskettuna summana.
Tarjousten yhteispisteet olivat seuraavat:
SOL Palvelut Oy 96,67 p.
Palmia Oy 85,09 p.
Lassila & Tikanoja Oyj 75,83 p.
Tarkemmat tarjoajakohtaiset vertailupisteet on esitetty liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Vertailussa eniten pisteitä saanut tarjoaja on SOL Palvelut Oy.
Liikenneliikelaitoksen johtokunta 04.06.2020 § 100
Päätös
Liikenneliikelaitoksen johtokunta päätti panna asian pöydälle.
Käsittely
Pöydällepanoehdotus: varapuheenjohtaja Anu Suoranta
Esittelijä
Lisätiedot
Satu Rämö, suunnittelija, puhelin: 310 22718
Eeva Lindroos, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 34879
Kaupunkiympäristön toimiala Liikenneliikelaitos Toimitusjohtaja 17.02.2020 § 32
Päätös
Toimitusjohtaja päätti valita HKL:n metroasemien ja muiden kiinteistöjen puhtaanapitopalveluiden kilpailutuksen neuvotteluvaiheeseen seuraavat osallistumishakemuksen lähettäneet ehdokkaat:
- Palmia oy
- Sol Palvelut Oy
- Lassila & Tikanoja Oyj
Lisäksi toimitusjohtaja päätti sulkea tarjouskilpailusta seuraavat osallistumishakemuksen lähettäneet ehdokkaat, jotka eivät täyttäneet osallistumispyynnössä ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia:
- Talosyke Oy
- ryhmittymä All-Rounders Group Oy / All-rounders Cleaning Oy
Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen on esitetty tarkemmin osallistumishakemusten vertailutaulukossa (liite 1).
Päätöksen perustelut
Neuvottelumenettelyn tausta ja tarkoitus
Tarjouskilpailun järjestäjänä toimii Helsingin kaupungin liikenneliikelaitos (HKL). Hankinnan kohteena on HKL:n metroasemien ja muiden kiinteistöjen puhtaanapitopalvelut sopimuskaudelle 1.11.2020 – 31.10.2024. Lisäksi sopimukseen kuuluu kaksi vuoden pituista optiokautta.
Tarjouskilpailusta ilmoittaminen
Hankintamenettelynä on erityisalojen hankintalain (Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016) mukainen neuvottelumenettely.
Neuvottelumenettelyä koskeva ilmoitus julkaistiin Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan verkkoversiossa (TED) sekä julkisten hankintojen ilmoituskanavassa (HILMA) 22.1.2020.
Osallistumishakemusten käsittely
Osallistumishakemusten jättämisen määräaika oli 10.2.2020 klo 12.00. Määräaikaan mennessä saapui viisi (5) osallistumishakemusta seuraavilta yrityksiltä:
- Palmia Oy
- Sol Palvelut Oy
- Lassila & Tikanoja Oy
- Talosyke Oy
- ryhmittymä All-Rounders Group Oy / All-rounders Cleaning Oy
Osallistumispyynnössä ilmoitetun mukaisesti neuvotteluvaiheeseen valitaan kaikki ehdokkaat, jotka ovat osoittaneet täyttävänsä osallistumispyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Osallistumispyynnössä oli asetettu muun muassa ehdokkaiden taloudellista ja rahoituksellista tilannetta (liikevaihtovaatimus) sekä kokemusta (referenssit) koskevia vähimmäisvaatimuksia. Osallistumispyynnössä edellytettiin liikevaihtovaatimuksen osalta, että ehdokkaan keskimääräinen vuotuinen liikevaihto kolmelta (3) edelliseltä tilikaudelta on vähintään 15.000.000,00 euroa. Lisäksi osallistumispyynnössä edellytettiin referenssien osalta seuraavaa:
”Ehdokkaalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävää kokemusta vastaavista palveluntuottamisesta. Riittävänä kokemuksena pidetään kolmea (3) vastaavaa referenssiä asiakassuhteista, joissa ehdokas on sopimuksen perusteella vastannut siivouspalvelun tuottamisesta liiketilassa, tuotantolaitoksessa, julkisessa tilassa tai kauppakeskuksessa vähintään yhden (1) vuoden ajan viimeisen viiden (5) vuoden ajalta. Lisäksi edellytetään, että referenssikohteena käytetään kohteita, joissa yhden sopimuksen yhteenlaskettu siivottava pinta-ala on vähintään 15000 m2...”
Ehdokkaan tuli ladata selvitys liikevaihdosta sekä referensseistä.
Talosyke Oy:n osallistumishakemuksessa esittämät referenssit ja liikevaihto eivät täyttäneet osallistumispyynnössä ehdokkaan referensseille ja liikevaihdolle asetettujen vaatimuksia. Talosyke Oy on siten suljettava tarjouskilpailusta.
Ryhmittymän All-Rounders Group Oy / All-rounders Cleaning Oy esittämä liikevaihto ei täyttänyt osallistumispyynnössä ehdokkaan liikevaihdolle asettua vaatimusta. Ryhmittymä All-Rounders Group Oy / All-rounders Cleaning Oy on siten suljettava tarjouskilpailusta.
Erityisalojen hankintalain 83 §:n 1 momentin mukaan Hankintayksikön on valittava ehdokkaat ja tarjoajat etukäteen ilmoitettujen puolueettomien perusteiden mukaisesti. Hankintayksikön on suljettava pois sellaiset tarjoajat tai ehdokkaat, jotka eivät täytä näitä ehtoja.
Lisätiedot
Satu Rämö, suunnittelija, puhelin: 310 22718
Eeva Lindroos, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 34879
Päätös tullut nähtäväksi 26.06.2020
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin liikenneliikelaitoksen johtokunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Valitukseen on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Satu Rämö, suunnittelija, puhelin: 09 310 22718
Eeva Lindroos, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 34879