Hankinta, toimisto- ja julkitilakalusteet, Kaupunkiympäristötalo

HEL 2020-003033
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 28

Kaupunkiympäristötalon toimistokalusteiden minikilpailutus, työtuolien hankinta

Kaupunkiympäristön toimialajohtaja

Päätös

Toimialajohtaja päätti hankkia kaupunkiympäristötalon työtuolit kaupungin puitejärjestelyyn (H002-16HEL2016-009597/Toimistokalusteet) perustuvassa minikilpailutuksessa kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjouksen osa-alueittain antaneilta tarjoajilta:

Osa-alue 1 / Martela Oyj

- Työtuolit (5).

Osa-alue 2 / Modeo Oy

- Työtuolit (7)

Osa-alue 3 / Modeo Oy

- Työtuoli (8)

Osa-alue 4 / Martela Oyj

- Työtuoli (9).

Modeo Oy:ltä tilattavan osuuden arvo on 53 456,00 euroa ja Martela Oyj:ltä tilattavan osuuden arvo on 238 399,75 euroa. Lopulliset tilausmäärät voivat täsmentyä ennen tilausta.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty kirjallinen tilaus toimittajalle. Tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 10 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätöksen perustelut

Hankinnan perustiedot

Hankinnan kohteena ovat Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan uuden Työpajankatu 8:een valmistuvan toimitalon toimistokalusteet. Toimitaloon tulee noin 1 100 työpistettä, joita käyttää yhteensä noin 1 500 työntekijää. Rakennukseen sijoittuvat myös muun muassa toimialan asiakaspalvelu-, tapahtuma- ja näyttelytilat, erilaisia kokoustiloja sekä ravintola.

Talon kalustesuunnittelussa on pyritty hyödyntämään mahdollisimman paljon toimialalla jo olemassa olevia hyväkuntoisia ja mitoitukseltaan tilaan sopivia toimistokalusteita. Nyt hankittavana olevat kalusteet täydentävät näitä kokonaisuuksia.

Kaupunkiympäristötalon toimisto- ja julkitilakalustekilpailutukset on jaettu kuuteen eri kokoiseen kilpailutukseen:

  • Työpöydät ja apupöydät
  • Sermit ja neuvottelupöydät
  • Hyllykalusteet
  • Julkitilakalusteet (sohvat, rahit, nojatuolit)
  • Työtuolit
  • Muut tuolit ja kalusteet.

Työpöytien ja apupöytien osalta hankintapäätös on tehty teknisen johtajan päätöksellä 24.3.2020 § 64. Sermien ja neuvottelupöytien sekä hyllykalusteiden osalta hankintapäätökset on tehty rakennusten ja yleisten alueiden jaoston päätöksillä (14.5.2020 § 59, 11.6.2020 § 81). Hankintojen osien yhteenlaskettu ennakoitu kokonaisarvo ylittää EU-kynnysarvon.

Nyt kyseessä olevassa työtuolien hankinnassa, hankinta oli jaettu 4 osa-alueen. Tarjoaja on voinut antaa tarjouksensa haluamistaan osa-alueista. Jokaiseen osa-alueeseen valitaan yksi toimittaja.

Hankintamenettely

Työtuolien hankinta järjestettiin Helsingin kaupungin puitesopimusjärjestelyn (H002-16 HEL2016-009597/toimistokalusteet) mukaisena minikilpailutuksena. Tarjouspyyntö lähetettiin viidelle toimistokalusteiden (5) puitesopimustoimittajalle Isku Interior Oy, Kinnarps Oy, Martela Oyj, Modeo Oy ja Tavara Trading TTR Oy.

Tarjouspyyntö julkaistiin puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille 2.6.2020 Tarjouspalvelu.fi:n kautta. Saapuneiden kysymysten perusteella tarjouspyynnöstä julkaistiin 10.6.2020 korjausilmoitus.

Saadut tarjoukset

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 19.6. klo 12.00. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Isku Interior Oy, Modeo Oy, Martela Oyj sekä Tavara Trading TTR Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka tilaajan hankinnan kohteelle asettamien vaatimusten täyttävistä tarjouksista on hinnaltaan halvin.

Tarjouksen valintaperusteena on käytettä halvinta hintaa, koska puitejärjestelyn (H002-16 HEL2016-009597/toimistokalusteet) sisäisissä minikilpailutuksissa toimistokalusteiden osalta valintaperusteena tulee käyttää kokonaistaloudellisesti edullisuutta siten, että hinnan painoarvo on 100 %.

Tarjousvertailun (liite) mukaan osa-alueittain kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset jättivät:

Osa-alue 1 / Martela Oyj

- Työtuolit (5).

Osa-alue 2 / Modeo Oy

- Työtuolit (7)

Osa-alue 3 / Modeo Oy

- Työtuoli (8)

Osa-alue 4 / Martela Oyj

- Työtuoli (9).

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 21.4.2020 § 220) mukaan toimialajohtajalla on hankintavaltuudet 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 20 luvun 8 §:n 1 momentin mukaan hankintapäätökset tekee toimielin tai viranhaltija hankintavaltuuksien rajoissa. Saman pykälän 2 momentin mukaan poikkeuksellisissa tilanteissa ja jos kaupungin etu sitä välttämättä vaatii, hankinnasta saa päättää viranhaltija, jolla muutoin ei olisi toimivaltaa päättää kyseisestä hankinnasta. Tällaisen hankintapäätöksen tehneen viranhaltijan on saatettava päätöksensä viipymättä sen tiedoksi, jolle toimivalta hankintapäätöksen tekemiseen olisi kuulunut.

Toimialajohtaja tekee asiassa hankintapäätöksen edellä mainitun hallintosäännön 20 luvun 8 §:n 2 momentissa määritellyn väliaikaisen toimivallan nojalla. Hankinnan kohteena ovat kaupunkiympäristön toimialan uuden toimitalon toimistokalusteet, joiden toimitusten on ajoitettu alkavan ennen toimialan henkilöstön siirtymistä toimitaloon elokuusta alkaen. Näin ollen hankintasopimuksen täytäntöönpano edellyttää, että päätös tehdään ennen toimivaltaisen päättäjän kokoustauon päättymistä. Päätös viedään viipymättä rakennusten ja yleisten alueiden jaoston tiedoksi tämän syyskauden ensimmäiseen kokoukseen.

Lisätietojen antaja

Markku Liukkonen, asiakaspäällikkö, puhelin: 09 310 38577

markku.liukkonen@hel.fi

Päättäjä

Mikko Aho
kaupunkiympäristön toimialajohtaja

Liitteet (pdf)

1. Vertailutaulukko
Liitettä ei julkaista internetissä.

Päätösasiakirjoissa on mainittu liitteitä, joita ei julkaista internetissä. Pois jätetään liitteet, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja, joissa olevien tietojen julkistaminen voi vaarantaa yksityisyyden suojan, tai joita ei ole teknisistä syistä saatu sähköiseen muotoon. Keskeisimmät säädökset, joita asiassa sovelletaan, ovat laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki 621/1999), laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014), tietosuojalaki (1050/2018), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) sekä laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Päätösasiakirjoja voi tiedustella myös Helsingin kaupungin kirjaamosta.