Hankinta, rakentamiskelpoisuuden analyysipalvelut

Rakentamispalveluliikelaitoksen (Stara) toimitusjohtaja päätti oikeuttaa kaupunkitekniikan rakentamisen yksikönjohtajan tekemään Staran käyttöön tulevat puitesopimukset rakentamiskelpoisuuteen liittyvistä analyysipalveluista alla esitettyjen toiminnanharjoittajien kanssa:

Puitesopimukset tulevat voimaan aikaisintaan 21.9.2020 ja, kun sopimukset on allekirjoitettu. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan, kun hankintalain mukainen odotusaika on kulunut ja hankintapäätös on lainvoimainen. Sopimus kestää kaksi vuotta ja sitä on mahdollista jatkaa kahden vuoden mittaisella optiokaudella.

Puitesopimuksiin perustuvat hankinnat

Stara hoitaa vuosittain pilaantuneiden maiden sekä sedimenttien tutkimus- ja kunnostuskohteita sekä vesitarkkailuja. Lisäksi Stara hoitaa maa-ainesten välivarastointi- ja käsittelykenttiä. Myös Staran käyttämät konsultit käyttävät Staran lukuun laboratoriopalveluja. Edellä mainittuun toimintaan liittyy oleellisena osana ympäristönäytteiden analysointipalvelu.

Puitesopimusjärjestelyllä laboratorioiden kanssa saadaan merkittäviä kustannussäästöjä ja lisätään töiden sujuvaa kustannustehokasta suorittamista, koska vältytään aikaa vieviltä hankekohtaisilta kilpailutuksilta. Staran toimintojen yhteydessä tehtävät analyysit ovat usein kiireellisiä, koska saaduista tuloksista voi riippua mm. materiaalin sijoituspaikka ja kaivutaso. Lisäksi rakentamisen yhteydessä havaittu yllättävä pilaantuminen vaatii nopeaa analysointia, jotta rakennustöitä voidaan jatkaa mahdollisimman nopeasti. Tekemällä puitesopimus kolmen eri laboratorion kanssa osa-alueittain, varmistetaan tulosten toimitusvarmuus huomioiden erilaiset analyysit, analyysiajat, mahdolliset hetkelliset analyysilaiterikot sekä haitta-aineiden tarvittavat määritysrajat.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella kaksivuotiset puitesopimukset. Puitesopimuskausi alkaa Staran osalta aikaisintaan 21.9.2020. Sopimuksia on mahdollista jatkaa yhdellä kahden vuoden pituisella optiokaudella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina varsinaisen puitesopimuskauden ajaksi.

Hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon arvioidaan olevan arvonlisäverottomana 7 000 000 euroa, josta Staran osuus on arviolta noin 500 000 euroa. Em. summassa on huomioitu myös mahdollisesti käyttöönotettavat optiokaudet. Tilaaja ei sitoudu sopimuskauden aikana minimitoimitusmäärään.

Tarjouspyynnön mukaisesti puitejärjestelyyn otetaan mukaan kunkin osa-alueen osalta kolme vertailussa parhaiten sijoittunutta tarjoajaa, ellei tarjouksia ole vähemmän. Tällä voidaan varmistaa mm. kapasiteetin riittävyys mahdollisissa häiriötilanteissa.

Hankintamenettely

Hankinta kilpailutettiin Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan ja Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Staran muodostamana hankintarenkaana. Hankintarenkaan osapuolet tekevät omat hankintaa koskevat päätökset ja sopimukset.

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”HEL 2020-003547 Rakentamiskelpoisuuteen liittyvät analyysipalvelut” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 8.4.2020.

Saadut tarjoukset

Tarjouspyyntöön vastasi määräaikaan 28.5.2020 mennessä kymmenen tarjoajaa:

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja. Ilmanäytteiden analysointia koskevaan osa-alueeseen 4 jätti tarjouksen kaksi tarjoajaa. Muiden osa-alueiden osalta tarjouksia saatiin vähintään kolmelta ja enimmillään viideltä tarjoajalta.

Tarjousten tarkastus ja arviointi

Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Puitesopimusjärjestelyyn esitettävien yritysten velvoitteet ja todistukset on tarkastettu ja niiden on todettu olevan hyväksyttäviä.

Tarjousten vertailu tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan halvimman hinnan perusteella. Tarjoajat ovat antaneet hintalomakkeille yksikköhinnat.

Kunkin tarjoajan vertailuhinta on laskettu tarjouspyynnössä esitettyjen analyysimäärien ja tarjoajan esittämien yksikköhintojen perusteella. Vertailuhintataulukot ovat liitteenä 1.

Puitesopimukseen perustuvat toimeksiannot

Palveluntuottaja valitaan kuhunkin hankkeeseen erillisen hankekohtaisen vertailun perusteella. Palveluntuottajalle lasketaan hankekohtainen vertailuhinta, jossa otetaan huomioon puitesopimuksen mukaiset yksikköhinnat, tilaajan ennakkoon arvioimat analyysit ja analyysimäärät kyseisessä hankkeessa sekä näytteiden lähetyskulut. Toimeksiannossa käytetään ensisijaisesti Palveluntuottajaa, jonka hankekohtainen vertailuhinta on edullisin.

Edullisuusjärjestyksestä voidaan poiketa esimerkiksi, mikäli kyseinen palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa edellytetyssä aikataulussa, tällä ei ole siihen riittävää kapasiteettia tai tarvittavia menetelmiä tai tällä on viimeaikaisia palvelun viivästymisiä tai laatupuutteita. Tilaukset tehdään viranhaltijoiden hankintaoikeuksien mukaisesti. Puitesopimus ei velvoita tilaajaa ostamaan palveluja sopimustoimittajilta, eikä anna kyseisille palveluntuottajille yksinoikeutta kyseisiin palveluihin.

Puitesopimustoimittajien valinta

Rakentamiskelpoisuuteen liittyvien analyysipalveluiden puitejärjestelyyn valitaan osa-alueeseen 4 kaksi sopimustoimittajaa, koska kyseiseen osa-alueeseen ei saatu enempää tarjouksia, ja muihin osa-alueisiin kolme sopimustoimittajaa. Valittavaksi esitettään seuraavia sopimustoimittajia, jotka on lueteltu osa-alueittain vertailuhinnan mukaisessa edullisuusjärjestyksessä:

Hankintapäätös ja -sopimus

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valitut tarjoajat ovat toimittaneet hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet. Hankintasopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä ilmoittamalla vaan vasta, kun valitusaika on kulunut ja kun hankintayksikkö ja hankintapäätöksellä valittu toimittaja ovat molemmat allekirjoittaneet sopimuksen.