Hankinta, metrotunnelin pesulaitteisto, Liikenneliikelaitos HKL

Toimitusjohtaja päätti tehdä hankintasopimuksen uudesta metrotunnelin pesulaitteistosta kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen ryhmittymä VR FleetCare:n (Citec Group Oy Ab, Suomen Ekopesu Oy ja VR FleetCare Ltd., jäljempänä ”VR FleetCare”) kanssa yhteensä 448.582,00 euron arvonlisäverottomaan kokonaishintaan.

Hankinta perustuu liikenneliikelaitoksen (HKL) järjestämään kilpailullisella neuvottelumenettelyllä toteutettuun tarjouskilpailuun 37H19.

HKL:n metrotunnelien pesemiseen tarkoitettu pesulaite on tullut elinkaarensa päähän. Tunnelinpesulaitteella pestään sekä kantametron että länsimetron tunneliosuuksia. Tunnelissa kulkee yöaikaan metrojunien lisäksi ratakuorma-autoja, joiden liikkumisen myötä tunnelin ilmaan ja seinämiin kertyy kivi- sekä nokipölyä, joka kulkeutuu varsinaisten tunnelien lisäksi ilmavirtojen mukana myös asema-alueille.

Metrotunnelien pesulaitteiston avulla varmistetaan puhtaampi tunneli-ilma ja siten vähennetään sekä mekaanisille että sähkölaitteille esimerkiksi kivipölyn aiheuttamia vaurioita ja vikaantumista. Tunnelipesulaitteiston avulla tunnelin pesutyö pystytään tekemään merkittävästi nopeammin ja edullisemmin kuin käsipesulla.

Hankesuunnitelma

Toimitusjohtaja hyväksyi 2.9.2020 (§ 111) tunnelinpesuvaunuhankkeen hankesuunnitelman korotuksen siten, että hankkeen korotettu kokonaishinta on yhteensä enintään 470.000,00 euroa (alv 0 %).

Hankintailmoitus ja neuvottelut

HKL julkaisi 14.10.2019 kausi-ilmoituksen / tietopyynnön, jolla haettiin markkinoilta toimivilta yrityksiltä erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja hankinnan kohteesta.

HKL käynnisti hankinnan julkaisemalla hankintailmoituksen Hilma – ilmoituskanavassa 6.4.2020 ja Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan verkkoversiossa (TED) 7.4.2020 tunnuksella 2020/S 069-165340. Hankintailmoituksessa pyydettiin ehdokkailta osallistumishakemuksia, jonka lisäksi hankintayksikkö selvitti tarkoituksenmukaisimman ratkaisuvaihtoehdon tunnelinpesulaitteiston toteutustavalle huomioiden toteutuksen alustavat lähtökohdat sekä toiminnalliset vaatimukset.

Hankintamenettelynä käytettiin vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1398/2016, erityisalojen hankintalaki) mukaista neuvottelumenettelyä. Hankinnan ennakoitu arvo ylitti erityisalojen hankintalain mukaisen tavaroita koskevien hankintojen kynnysarvon.

Osallistumishakemuksen jätti määräaikaan 27.4.2020 mennessä kahdeksan ehdokasta:

Hankintailmoituksessa tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täytti neljä osallistumishakemuksen jättänyttä ehdokasta:

Hankintailmoituksessa oli todettu, että mikäli osallistumishakemuksen jättäneitä ja soveltuvuusvaatimukset täyttäneitä ehdokkaita on enemmän kuin kolme kappaletta, valitaan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn enintään kolme ehdokasta osallistumishakemuksessa ilmoitettujen referenssien perusteella. Ehdokkaiden lukumäärän rajaamisella varmistettiin hankinnan aikataulun pitävyys HKL:n hankintaan käytettävissä olleet resurssit huomioiden.

Toimitusjohtaja valitsi 14.5.2020 (§ 77) osallistumishakemuksen jättäneiden ja soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden ehdokkaiden joukosta kolme ehdokasta kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn ehdokkaiden osallistumishakemuksessa toimittamien referenssien pisteytyksen perusteella:

HKL kävi valittujen ehdokkaiden kanssa kaksi neuvottelukierrosta.

Ensimmäinen neuvottelukierros käytiin 9.6.– 12.6.2020 ja tällöin käsiteltiin mm. HKL:n metrojunien pesukoneelle asettamia vaatimuksia sekä ehdokkaiden osallistumishakemuksessa esittämiä ratkaisuehdotuksia tunnelinpesulaitteiston toteutukselle.

Toinen neuvottelukierros käytiin 8.9.– 10.9.2020 ja tällöin käsiteltiin mm. hankintasopimusluonnoksen kaupallisia ehtoja. Lisäksi toisella neuvottelukierroksella ehdokkaat täsmensivät ja tarkensivat tunnelinpesulaitteiston toteutuksen ratkaisuehdotustaan.

Lopullinen tarjouspyyntö

HKL julkaisi lopullisen tarjouspyynnön 21.10.2020. Lopullisessa tarjouspyynnössä HKL pyysi ehdokkailta lopullisia tarjouksia ratkaisuvaihtoehdosta, jossa tunnelinpesulaitteisto on asennettu 2-akselisen tavaravaunun päälle. Toteutettavan ratkaisuvaihtoehdon valintaan vaikuttivat projektin taloudelliset toteutusedellytykset sekä toteutustapaan liittyneet tekniset rajaukset.

Lopulliseen tarjouspyyntöön tulleet lisäkysymykset piti toimittaa 10 päivää ennen tarjouspyynnön määräajan umpeutumista mennessä. Lopulliset tarjoukset tuli jättää tarjouspyynnön mukaisesti 25.11.2020 klo 12.00 mennessä, mutta HKL päätti pidentää tarjousten jättämisaikaa siten, että lopulliset tarjoukset tuli jättää 14.12.2020 klo 12.00 mennessä.

Lopullisessa tarjouksessa tarjoajien tuli antaa perushinta valitun ratkaisuvaihtoehdon sekä asetettujen vähimmäisvaatimusten mukaiselle tunnelinpesukoneelle. Lisäksi tarjoajilla oli mahdollisuus esittää pesulaatua parantavia lisäominaisuuksia.

Määräaikaan mennessä lopullisen tarjouksen jätti kaksi neuvotteluihin osallistunutta tarjoajaa:

Toimittajan valinta

Määräaikaan mennessä saapuneiden tarjoajien tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaiset. Tarjoukset pisteytettiin tarjouspyynnön mukaisesti seuraavasti:

Hinnan painoarvo kokonaispisteistä oli 70 %. Vertailussa halvin hinta sai 70 pistettä ja muiden tarjousten hintapisteet laskettiin kaavalla: (halvin hinta / vertailtava hinta) x 70 pistettä.

Laadun painoarvo kokonaispisteistä oli 30 %. Laatupisteet laskettiin arvioimalla tarjoajien tarjousta suhteessa tarjouspyynnössä kysyttyihin laadun vertailukriteereihin. Vertailukriteereitä olivat tarjotun pesulaitteiston takuuajan pituus ja pesulaitteiston takuuajan aikaisten vikahuoltojen korjausaikataulu. Vertailussa paras laatu sai 30 pistettä ja muut tarjoukset kaavalla: (paras laatu / vertailtava laatu) x 30 pistettä.

VR FleetCare valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneena tunnelinpesulaitteiston toimittajaksi.

Tarjousten vertailutaulukko on liitteenä (liite 1).