Hankinta, omaisuudenhallinnan ja kunnossapidon toiminnanohjausjärjestelmä, Liikenneliikelaitos HKL

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Oikaistavaksi vaadittu päätös

Johtokunta oikeutti 25.3.2021 (52 §) HKL:n tekemään puitesopimuksen, toimitussopimuksen ja tuki- ja ylläpitopalvelusopimuksen HKL:n omaisuudenhallinnan ja kunnossapidon toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta tarjousten vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen Capgemini Finland Oy:n kanssa hankinta-asiakirjoista tarkemmin ilmenevin ehdoin. Hankinta perustui HKL:n tarjouskilpailuun 66H19.

Hankintaoikaisuvaatimuksen tekemisen edellytykset

Vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista annetun lain (1398/2016, jäljempänä erityisalojen hankintalaki) 123 §:n mukaan lain soveltamisalaan kuuluviin hankintoihin sovelletaan vastaavasti, mitä hankintaoikaisusta julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 132–135 §:ssä säädetään.

Hankintalain 133 §:n mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Erityisalojen hankintalain 114 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Erityisalojen hankintalain 118 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön tekemä päätös perusteluineen sekä valitusosoitus ja oikaisuohje on annettava tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee.

Sigma on tehnyt hankintaoikaisuvaatimuksen koskien HKL:n johtokunnan 25.3.2021 tekemää päätöstä HKL:n omaisuudenhallinnan ja kunnossapidon toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta. Hankintapäätös on annettu Sigmalle tiedoksi sähköisesti 30.3.2021. Siten valitusaika on päättynyt 13.4.2021.

Sigman hankintaoikaisuvaatimus on saapunut HKL:lle 9.4.2021, joten hankintaoikaisuvaatimus on tehty hankintalain mukaisessa määräajassa. Valituksenalainen päätös (liite 1) ja hankintaoikaisuvaatimus (liite 2) ovat esityslistan liitteinä.

Sigman hankintaoikaisuvaatimus

Sigma toteaa hankintaoikaisuvaatimuksessaan havainneensa HKL:n kilpailutuksessa 66H19 puutteita, joita se on pyytänyt oikaistavaksi seuraavilta osin.

Hintavertailu

Sigma toteaa hankintaoikaisuvaatimuksessaan, että tarjouspyynnössä annettu tuki-, ylläpito- ja pienkehityssopimuksen hinnan määräytymisen määritelmä ei ole tarpeeksi tarkka, jotta sen pohjalta voisi arvioida luotettavasti tarvittavien tukiresurssien ja työtuntien määrää. Edelleen Sigma toteaa, ettei myöskään häiriöiden, palvelupyyntöjen tai muutospyyntöjen eri luokittelujen käsittelytarpeita tai kiireellisyysasteita ole huomioitu hintaa kysyttäessä.

Sigma vaatii, että toiminnanohjausjärjestelmän tuki-, ylläpito- ja pienkehityssopimuksen hinta pitää jättää hintavertailun ulkopuolelle, tai tehdä se yhteismitalliseksi, kuten 1000h tukea ja mobiilipalvelun käyttöpalvelu.

Laatuarviointi, ratkaisukuvaus

Sigma toteaa hankintaoikaisuvaatimuksessaan, ettei se ole samaa mieltä hankintayksikön tekemästä laatuvertailuarvioinnista, joka tehtiin ratkaisukuvauksen osalta. Sigma vaatii hankintayksikköä selventämään pisteytyksen perusteet ja korjaamaan pisteytyksen, jos virhe on tapahtunut. Sigma toteaa, että sen tarjouksessa on ollut mukana listaus tarjottavista lisensseistä, ja että tarjotussa ratkaisussa on esitetty myös mahdollisuus yhtäaikaisten lisenssien käyttöön, mikä mahdollistaisi kustannustehokkaan lisenssien hyödyntämisen sopimuksen keston aikana. Sigma toteaa myös, että se on selvittänyt kuormantasaajaa koskevaa asiaa ratkaisukuvauksessaan.

Laatuarviointi, käyttötapausten kuvaukset

Sigma toteaa hankintaoikaisuvaatimuksessaan, että tarjottu ratkaisu on Sigman mielestä sopivin erityisesti modulaarisen rakenteen ja toiminnallisuuksien perusteella. Sigma vaatii hankintayksikköä selventämään annettua pisteytystä ja korjaamaan sitä, jos virhe on tapahtunut. Sigma toteaa saaneensa melko vähän pisteitä siitä huolimatta, että sen Maximo-ratkaisussa on liiketoimintakohtaisia toimintoja raideliikenteelle ja laitteiden konfiguraation hallintaan.

Laatuarviointi, haastattelu

Sigma toteaa hankintaoikaisuvaatimuksessaan, että haastateltujen asiantuntijoiden näkemys haastattelun onnistumisesta on poikennut hankintayksikön asiantuntijoiden näkemyksestä. Sigma vaatii hankintayksikköä tarkentamaan, miten Sigma on pärjännyt haastattelussa milläkin arvioitavalla osa-alueella ja mitkä asiat ovat vaikuttaneet alentavasti annettuihin laatupisteisiin.

Hankintaoikaisuvaatimuksen arviointi

Sovellettavat oikeusohjeet

Erityisalojen hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Erityisalojen hankintalain 71 §:n mukaan tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet on laadittava niin selviksi, että niiden perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoitusta.

Erityisalojen hankintalain 72 §:ssä säädetään siitä, mitä tarjouspyynnössä, hankintailmoituksessa, ehdokkaille osoitetussa kutsussa tai niiden liitteissä on oltava. Pykälän mukaan tarjouspyynnössä on oltava muun muassa hankinnan kohteen määrittely tai hankekuvaus sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset, keskeiset sopimusehdot, sekä muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä.

Erityisalojen hankintalain 91 §:n 4 momentin mukaan hankintayksikön on ilmoitettava käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste tai hinta-laatusuhteen mukaiset vertailuperusteet hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa. Hankintayksikön on yksilöitävä vertailuperusteiden suhteellinen painotus hankintailmoituksessa, neuvottelukutsussa tai tarjouspyynnössä.

Erityisalojen hankintalain 91 §:n 5 momentin mukaan vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen 92 §:n mukaisesti, ne eivät saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta, ja niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus.

Hintavertailu

Tarjouskilpailun ratkaisuperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus niin, että hinnan painoarvo on ollut 50 % ja laadun 50 %. Laatu huomioitiin tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksissa ja pisteytettävissä vertailuperusteissa.

Tarjouspyynnön liitteenä on ollut Tuki-, ylläpito- ja pienkehityssopimus, joka on sisältänyt palvelukuvauksen. Hankintayksikkö on kuvannut palvelukuvauksessa vaadittavan palvelun sisällön. Vaadittavaa työmäärää ei ole kuvattu palvelukuvauksessa, koska työmäärä on tarjoajasta ja tarjotusta järjestelmästä riippuvainen asia.

Hankintayksikkö toteaa lisäksi, että palvelujen hinnoittelumalli on käyty läpi neuvottelumenettelyn aikana.

Hankintayksikkö katsoo, että palvelukuvaus ja puheena olevia palveluja koskeva hinnoittelumalli on ollut selkeä ja se on ollut omiaan tuottamaan yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjousten vertailussa käytetyt pisteytysperusteet on kuvattu tarjouspyynnössä. Tarjouspyynnössä ilmoitettuja vertailuperusteita tai vertailussa käytettäviä pisteytysperusteita ei voida muuttaa jälkikäteen, vaan hankintayksikön tulee käyttää tarjouspyynnön mukaisia perusteita tarjouksen valinnassa.

Laatuarviointi, ratkaisukuvaus

Sigma on saanut ratkaisukuvauksesta 13 laatupistettä, kun enimmäispisteet ovat olleet kyseisestä kohdasta 15. Erinomaisen arvion pisteytysväli on ollut tarjouspyynnön mukaisesti 11-15 pistettä. Täyden 15 pisteen arvio olisi vaatinut täydellistä suoritusta ilman yhtään poikkeamaa. Ratkaisukuvaus on arvioitu erinomaiseksi seuraavin perustein:

”Asetetut arviointiosa-alueet täyttyvät erinomaisesti. Toteuttavien toiminnallisuuksien graafinen esittäminen on selkeää ja hyvin ymmärrettävää käyttäjälle. Toiminnallisuuksien havainnollinen kuvaustapa sekä yksityiskohtaiset selostukset siitä, mihin tarjotun ratkaisun moduuliin mikäkin toiminnallisuus perustuu, mitä tilaaja ei ollut osannut vaatia, luo uskoa ratkaisun realistisuuteen. Tarjoaja on perehtynyt huolellisesti tilaajan toimialaan, tarpeisiin ja hankinta-asiakirjoihin. Ratkaisuesityksessään tarjoaja on tehnyt joitain olettamia esim. että tilaajalla olisi käytössä kuormantasaaja. Jää kuitenkin epäselväksi, onko sillä toiminnallisia tai kustannuksellisia seurauksia. Jää osittain epäselväksi, mitä lisenssejä tarjottavaan ratkaisuun täsmällisesti sisältyy.”

Hankintayksikkö toteaa, ettei tarjouspyynnössä ole mainittu, että hankintayksiköllä olisi kuormantasaaja käytettävissään. Tarjouksessaan Sigma on ilmaissut kuormantasaajan tarpeen suosittelemalla sen käyttöä, muttei ole kertonut, sisältyykö se tarjottavaan hintaan, millä hinnalla sellainen olisi hankittavissa tai vaikuttaako se lisensointiin. Sigman ilmoittama lisenssiluettelo on ollut täsmällinen, mutta sen yhteys Sigman esittämään lisenssimalliin (ratkaisukuvauksen kohta 4) on jäänyt hankintayksikön näkemyksen mukaan epäselväksi.

Hankintayksikkö toteaa, että se on arvioinut Sigman ratkaisukuvauksen tarjouspyynnössä ilmoitetuilla perusteilla ja on siten menetellyt hankintoja koskevien oikeusohjeiden mukaisesti.

Laatuarviointi, käyttötapausten kuvaukset

Sigma on saanut käyttötapausten kuvauksesta 11 laatupistettä, kun enimmäispisteet ovat olleet kyseisestä kohdasta 15. Erinomaisen arvion pisteytysväli on ollut tarjouspyynnön mukaisesti 11-15 pistettä. Täyden 15 pisteen arvio olisi vaatinut täydellistä suoritusta ilman yhtään poikkeamaa. Käyttötapausten kuvaus on arvioitu erinomaiseksi seuraavin perustein:

”Asetetut arviointiosa-alueet täyttyvät erinomaisesti ja esitetyt kuvaukset tuovat esitettyjen arviointikohtien lisäksi lisäarvoa esimerkiksi liikenneilmoituksen tuottamalla automaattisella vikatiketillä ja työtilauksista generoituvilla varastovarauksilla. Kuvaukset olivat selkeitä, joskin niissä osittain esiintyi sekä englannin-, hollannin- että suomenkielistä ammattisanastoa. On ilmeistä, että tilaajan tarpeet on ymmärretty ja katettu. Työvaihteet ovat pääosin itseohjautuvia, mutta muutamissa vaiheissa tehtävien jako moniin osiin häiritsee. Kuvaukset kattavat tilaajan vaatiman toiminnallisuuden muutamia vähäisiä poikkeuksia lukuun ottamatta liittyen työtehtävien suunnitteluun.”

Käyttötapausten arviointiin osallistui 16 hankintayksikön asiantuntijaa, jotka kaikki tekivät oman arvionsa ja muistiinpanonsa käyttötapausten kuvauksista tarjouspyynnössä esitettyjen arviointiperusteiden mukaisesti. Asiantuntijat olivat hankintayksikön eri toimintayksiköistä ja edustivat laajaa osaamista. Ennen lopullista arviointia koko arviointiryhmä kävi yhteisesti läpi jokaisen asiantuntijan tekemän arvion ja niistä muodostettiin yhteinen näkemys.

Hankintayksikkö toteaa, että hankintapäätöksen liitteenä olleen laatuarvioinnin perustelun mukaisesti Sigman pisteiden vähentämiseen on vaikuttanut muutamien vaiheiden tehtävien jakaminen moniin osiin, mikä hankintayksikön näkemyksen mukaan vaikuttaa käytettävyyteen ja kertoo järjestelmän monimutkaisuudesta. Kuvauksessa on ollut sekaisin suomen-, englannin- ja hollanninkielistä sanastoa. Kuvauksen ymmärrettävyys on tarjouspyynnön mukaan ollut yksi tarjousten vertailukriteereistä. Hankintayksikön näkemyksen mukaan kolmen eri kielen sekoitus haittasi kuvauksen ymmärrettävyyttä.

Hankintayksikkö toteaa, että se on arvioinut Sigman käyttötapausten kuvauksen tarjouspyynnössä ilmoitetuilla perusteilla ja on siten menetellyt hankintoja koskevien oikeusohjeiden mukaisesti.

Laatuarviointi, haastattelu

Sigma on saanut haastattelusta 8 laatupistettä, kun enimmäispisteet ovat olleet kyseisestä kohdasta 10. Erinomaisen arvion pisteytysväli on ollut tarjouspyynnön mukaisesti 8-10 pistettä. Täyden 10 pisteen arvio olisi vaatinut täydellistä suoritusta ilman yhtään poikkeamaa. Haastattelu on arvioitu erinomaiseksi seuraavin perustein:

”Asetetut arviointiosa-alueet täyttyvät keskimäärin erinomaisesti. HKL:n tarve oli ymmärretty yleistasolla, mutta yksityiskohtien käsittely oli osittain puutteellista. Tarjotun ratkaisun etujen ja haittojen käsittely oli jonkin verran epävarmaa. Vuorovaikutus oli täsmällistä ja eri näkökulmia huomioivaa, mutta ajatusketjun seuraaminen oli vaikeaa. Ajoittain haastateltavat käyttivät vaikeaselkoista toimialasanastoa.”

Haastatteluun osallistui hankintayksiköstä kolme haastattelijaa. Hankintayksikön arvio perustui haastattelijoiden yhteiseen näkemykseen haastattelun kulusta. Haastattelun arvioinnissa voitiin ottaa huomioon vain ne asiat, jotka haastateltavat toivat haastattelussa esille. Hankintayksikkö toteaa, että täysiä laatupisteitä ei annettu, koska yksityiskohtien käsittely oli osittain puutteellista. Tarjotun ratkaisun etujen ja haittojen pohtiminen ja esille tuominen oli epävarmaa ja osittain kommunikaatio oli vaikeaa johtuen ammattisanastosta.

Hankintayksikkö toteaa, että Sigman haastattelu on arvioitu erinomaiseksi pienin edellä mainituin puuttein. Hankintayksikkö toteaa, että se on arvioinut Sigman haastattelun tarjouspyynnössä ilmoitetuilla perusteilla ja on siten menetellyt hankintoja koskevien oikeusohjeiden mukaisesti.

Johtopäätökset

Tarjouspyyntö ja muut hankinta-asiakirjat on laadittu niin selviksi, että niiden perusteella on voitu antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Hankintayksikkö on myös suorittanut tarjousten vertailun hankintasäännösten sekä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimusten mukaisesti. Hankintayksikkö on siten menetellyt asiassa julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden mukaisesti. Sigman hankintaoikaisuvaatimus tulee edellä mainituilla perusteilla hylätä.

Liikenneliikelaitoksen johtokunta 25.03.2021 § 52

Päätös

Esittelijä

Lisätiedot

Aimo Lepistö, projektipäällikkö, puhelin: 310 25932

Eeva Lindroos, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 34879

Kaupunkiympäristön toimiala Liikenneliikelaitos Toimitusjohtaja 15.05.2020 § 78

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Aimo Lepistö, ict-projektipäällikkö, puhelin: 310 25932

Eeva Lindroos, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 34879

Päätös tullut nähtäväksi 07.05.2021

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.