Hankinta, kahvila- ja ruokapalvelut, Kallion virastotalon henkilöstöravintola Kavi

Sosiaali- ja terveystoimialan hallintojohtaja päätti hyväksyä Kallion virastotalon henkilöstön ruokapalvelujen palveluntuottajaksi ja varatoimittajaksi seuraavat tarjoajat:
Palveluntuottaja Compass Group Finland Oy (0873697–9)
Varatoimittaja Palmia Oy (2653762–3)

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella. Valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde, jossa hinnan painoarvo on 25 pistettä ja laadun 75 pistettä. Valinta ja järjestys tehtiin tarjousten vertailutaulukon (liite 1), palvelun laatuliitteen vertailutaulukon (liite 2) ja vastuullisuussuunnitelman vertailutaulukon (liite 3) mukaisesti.

Suunniteltu sopimuskausi on 1.7.2021–30.6.2025. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista Tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään vuoden (1) mittaisella optiokaudella.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin seitsemän (7) miljoonaa euroa (alv 0 %) koko sopimuskaudelle mahdolliset optiokaudet mukaan laskettuna.

Sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua ostetaan ja tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen molempien palveluntuottajan osalta sillä ehdolla, että he toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä 16.2.2021 § 31 Kallion virastotalon henkilöstön ruokapalvelujen hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään.

Hankinnan kohteena ovat Kallion virastotalon henkilöstöravintolan ja kahvilan ruokapalvelut virastotalossa työskenteleville työntekijöille ja ulkopuolisille asiakkaille tarjouspyynnössä olleiden palvelukuvausten mukaisesti.

Ruokapalveluihin kuuluvat ruoan suunnittelu, valmistaminen ja lounastarjoilu, ruoan mukaan ottamisen mahdollisuus, kahvilapalvelut, sekä virastotalon tilaustarjoilupalvelut eri muotoisiin kokouksiin ja tilaisuuksiin. Lisäksi ruokapalveluihin kuuluu tuottaa Kallion nuorten vastaanoton ruokapalvelut.

Kallion virastotalossa työskentelee yhteensä noin 700 työntekijää. Henkilömäärä vaihtelee. Työntekijät ovat tehneet kevääseen 2021 saakka työtä pääsääntöisesti toimistolla, mutta etätyökäytännöt voivat muuttua tulevaisuudessa ja vaikuttaa palvelujen käyttäjämäärään.

Kallion virastotalon ravintola- ja kahvilatilat sijaitsevat virastotalon päärakennuksen sisääntulon sisääntulokerroksessa. Virastotalon ovet ovat avoinna arkisin klo 7.45–16.00. Muina aikoina sisään virastotaloon pääsee kulkukortilla.

Hankintamenettely

Kallion virastotalon henkilöstöruokapalvelujen hankinnasta järjestettiin hankintalain (1397/2016) mukaisesti avoimella menettelyllä tarjouskilpailu, jonka perusteella valittiin palveluntuottaja ja varatoimittaja. Tarjouskilpailu käynnistettiin 1.3.2021 julkaistulla hankintailmoituksella.

Tarjoajien oli tarjousaikana mahdollista esittää tarkentavia kysymyksiä 15.3.2021 klo 12.00 mennessä. Kysymyksiä tuli 26 kappaletta, ja niihin vastattiin julkisesti 22.3.2021 mennessä.

Hankintayksikkö julkaisi hankinnasta 20.3.2021 korjausilmoituksen. Tarjouspyynnön liitettä 2.4. Laiteluettelo korjattiin linjastolaitteiden osalta ja astianpesukorien osalta. Lisäksi hankintayksikkö korjasi 30.3.2021 lisätietokysymykseen antamaansa vastausta tarjouspyynnön mukaiseksi avainhenkilöiden nimeämisen osalta ja pidensi täsmennyksen johdosta tarjousten jättämisen määräaikaa 14.4.2021 klo 12.00 saakka.

Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava palvelu sekä tarjoajille että hankittavalle palvelulle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Kohteeseen valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Lisäksi päätöksessä hankinnan kohteeseen valitaan yksi (1) palveluntuottaja varalle.

Mikäli valittu palvelutuottaja ei pysty tuottamaan palvelua sopimuksen mukaisesti ja sopimus joudutaan purkamaan ennenaikaisesti, on varalla olevan palveluntuottajan kanssa mahdollista solmia sopimus.

Saadut tarjoukset ja tarjousten tarkastaminen

Tarjousten jättämisen määräaikaan 14.4.2021 klo 12.00 mennessä vastaanotettiin kaksi (2) tarjousta. Tarjoajat olivat Compass Group Finland Oy ja Palmia Oy.

Hankintatyöryhmä on tarkastanut saapuneiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden sekä tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen.

Tarjouksen valintaperusteet

Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka peruste on paras hinta-laatusuhde. Hinnan painoarvo oli 25 pistettä ja laadun painoarvo oli 75 pistettä. Hintavertailussa pisteytettiin annettujen hintojen lisäksi tarjotun liikevaihtoperusteisen lisävuokran määrää. Laadun vertailussa arvioitiin viittä (5) osa-aluetta:

Laadun arviointiperuste 1: mm. tarjotun konseptin houkuttelevuus ja toimivuus ravintolan, kahvilan ja tilaustarjoilun osalta (liite 1).
Laadun arviointiperuste 2: työhön nimettävien avainhenkilöiden koulutus, työkokemus ja muu ammattitaito.
Laadun arviointiperuste 3: vaikeasti työllistettävän henkilön palkkaaminen.
Laadun arviointiperuste 4: ympäristövastuullinen toiminta sekä ympäristö- ja vastuullisuussuunnitelma (liite 3).
Laadun arviointiperuste 5: referenssiravintoloiden asiakastyytyväisyys.

Lopullinen tarjousvertailu tehtiin tarjousten saamien yhteispisteiden perusteella.

Tarjousvertailun ja kilpailutuksen tulos

Saapuneet tarjoukset pisteytettiin tarjouspyynnössä asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Tehty tarjousvertailu on esitetty osa-alueittain liitteessä 1, palvelun laatuliitteen vertailu liitteessä 2 ja vastuullisuussuunnitelman vertailu liitteessä 3.

Hankintaan tehdään sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa, jolle valitaan yksi (1) varatoimittaja. Varatoimittajaa tullaan käyttämään, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana.

Valitut tarjoajat ovat:
Palveluntuottaja Compass Group Finland Oy (0873697–9)
Varatoimittaja Palmia Oy (2653762–3)

Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan arvion mukaan valittujen tarjoajien kapasiteetti ja erityisosaaminen riittävät turvaamaan palvelulle arvioidun tarpeen.

Sopimus

Valitun palveluntuottajan kanssa tehdään neljän (4) vuoden pituinen sopimus. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.7.2021. Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään yhteen (1) vuoden pituiseen optiokauteen perussopimuskauden päättymisen jälkeen. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua ostetaan ja tilataan tarpeen mukaan.

Sosiaali- ja terveystoimialalla on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin vuoksi perusteltua.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa 16.2.2021 § 31 hallintojohtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.